Ben je als contentpartner betrokken bij het Beeldstorm-project? Dan kan je de metadata van jouw digitale bestanden in het archiefsysteem verrijken met metadata uit de Kunstenpuntdatabank.

Wat is het?

De databank van Kunstenpunt verzamelt gegevens over personen, organisaties en producties binnen de podiumkunsten. Deze informatie is doorzoekbaar op data.kunsten.be. Het invoeren van deze gegevens gebeurt door Kunstenpunt zelf, op basis van input uit de sector (zoals programmabrochures, websites, de organisaties zelf).

In samenwerking met Kunstenpunt hebben we een koppeling voorzien tussen de Kunstenpuntdatabank en het meemoo-archiefsysteem. Op die manier kunnen de metadata vanuit de rijke Kunstenpuntdatabank (die daar sowieso worden verzameld), doorstromen naar meemoo. Voorlopig is dit enkel mogelijk voor materiaal dat voortkomt uit het Beeldstorm-project. We werken namelijk aan een langetermijnaanpak voor de koppeling van metadata met externe systemen en willen deze koppeling beheersbaar houden op korte termijn.

Aan de slag

Wil je materiaal vanuit het Beeldstorm-project in het meemoo-archiefsysteem verrijken met metadata uit de Kunstenpuntdatabank, dan volg je volgend stappenplan:

1. Ga naar het meemoo-archiefsysteem en log in met je meemoo-account.
2. Bekijk (of beluister) een digitaal bestand en bepaal over welke productie het gaat.
3. Surf naar data.kunsten.be
   Zoek daar de productie op via de zoekfunctie. Let erop dat je Producties aanvinkt in de filterbalk rechts.
4. Kies het juiste jaar
   Kijk goed of het gaat over het juiste productiejaar of seizoen.
5. Rapporteer eventuele fouten
   Het is belangrijk dat de metadata in de Kunstenpuntdatabank correct zijn vooraleer ze gekoppeld worden met meemoo. Ontdek je toch een foutje? Je kan dit eenvoudig doorgeven door rechts in het scherm te klikken op Rapporteer een fout. Vervolgens wordt de fout rechtgezet door een medewerker van Kunstenpunt. Let op: om fouten te rapporteren moet je ingelogd zijn. Een account aanvragen doe je door rechts bovenaan op Aanmelden te klikken.
6. Kopieer en plak de link in het meemoo-metadatamodel
   Als alles juist is, kopieer je de link in de URL-balk van je browser. De link heeft de volgende structuur: "data.kunsten.be/productions/naamvandeproductie". Ga terug naar het meemoo-archiefsysteem en plak de link in het veld Overige Lokale CP-ID. In het uitklapmenu selecteer je kp_productie_id. Meer informatie over het metadatamodel vind je op deze pagina.
   Voor het meeste materiaal in het Beeldstorm-project heeft meemoo deze link al ingevuld. Je hoeft dan als contentpartner enkel de links na te kijken en eventueel aan te passen, om zeker te zijn dat de juiste koppeling wordt gelegd.
7. Geef een seintje
   Als je klaar bent en de eventuele fouten in de Kunstenpuntdatabank zijn gecorrigeerd, geef je een seintje aan Tom Ruette (tom@kunsten.be). Hij activeert vervolgens de links. Op die manier worden de metadata die voorhanden zijn in de Kunstenpuntdatabank gekopieerd naar het meemoo-archiefsysteem, en kan je ze ook daar raadplegen. Belangrijk om te weten: dit is éénrichtingsverkeer (van Kunstenpunt naar meemoo), en gebeurt éénmalig op vraag van de podiumkunstenorganisatie. Er gebeurt dus geen automatische synchronisatie.

Nadat het meemoo-archiefsysteem verrijkt is met de metadata uit de Kunstenpuntdatabank, kan je de metadata manueel aanvullen in het meemoo-archiefsysteem zelf (zoals bv. het toevoegen van een beschrijving). Welke velden er nog ingevuld moeten worden, kan je bekijken in de handleiding van het metadatamodel. We werken ondertussen aan langetermijnoplossing om de metadata tussen beide systemen op een meer duurzamere manier te koppelen. Voorlopig is het erg belangrijk dat er een link is in de vorm van de ID uit de Kunstenpuntdatabank, en dat deze in het meemoo-archiefsysteem wordt vermeld.