Hoe kan een gebruiker een item aanvragen?

Op hetarchief.be draait alles om zoeken en vinden in het audiovisueel archiefmateriaal van meer dan 140 van onze contentpartners. Met de juiste zoekopdracht vind je, voor zover de metadata beschikbaar zijn, snel het beoogde resultaat. Op de website zelf kan je het materiaal niet bekijken of beluisteren. Wie het materiaal wil raadplegen of hergebruiken, kan een aanvraag richten aan de partner zelf. Hiervoor vult hij of zij het aanvraagformulier in op de detailpagina van het item.

Uit ons gebruikersonderzoek blijkt dat ‘uniformiteit’ belangrijk is voor gebruikers. We schenken op hetarchief.be aandacht aan de diversiteit aan materiaal en partners, maar in de aanvraagprocedure stellen we een standaardformulier voor dat alle contentpartners kunnen gebruiken. Is dit voor jouw organisatie niet werkbaar, dan is er ook de mogelijkheid om door te verwijzen naar een eigen formulier. We overlopen hier beide opties.

1) Standaardaanvraagformulier van meemoo

Verschillende potentiële doelgroepen hebben hetarchief.be getest. Daarbij kwam naar voor dat hun voorkeur uitgaat naar een formulier dat voor verschillende items en partners hetzelfde is. Het formulier dat wij op basis van deze input opstelden, is specifiek voor aanvragen naar audiovisueel materiaal. Informatie als de titel, contentpartner en PID worden automatisch meegegeven in het formulier.

Hoe gaat het in zijn werk?

1. De gebruiker vindt een item op hetarchief.be en gaat naar de detailpagina van het item.
2. De gebruiker klikt op de link naar het aanvraagformulier op de detailpagina.
3. De gebruiker voegt het item toe aan zijn/haar aanvraaglijst. Een gebruiker kan in één keer één of meerdere items aanvragen, bij dezelfde of verschillende contentpartners.
4. De gebruiker vervolledigt de aanvraag met persoonlijke informatie
5. Het aanvraagformulier wordt verzonden naar de contentpartner in kwestie en de gebruiker ontvangt een kopie. Enkel items aangevraagd bij jouw organisatie verschijnen in het overzicht. Je hebt geen zicht op items die de gebruiker aanvraagt bij andere organisaties.
6. Jij als contentpartner volgt de aanvraag verder op en neemt contact op met de gebruiker. Meemoo is hier niet meer in betrokken.

Welke informatie hebben we van jouw organisatie nodig?

Een e-mailadres waarnaar het aanvraagformulier - aanwezig bij ieder object - mag verzonden worden. Als contentpartner hoef je zelf niets extra te voorzien. Er moet enkel gezorgd worden dat de aanvraag verwerkt wordt bij ontvangst.

Welke informatie staat op het formulier en welke gegevens vragen we over de gebruiker in het aanvraagformulier?

Als contentpartner ontvang je bij iedere aanvraag een e-mail. Daarin vind je informatie over de items die de gebruiker wil aanvragen, en persoonlijke informatie van de gebruikder die de aanvraag indient.

Informatie per item:

• Titel
• Identifier bij aanbieder (optioneel)
• Meemoo identifier
• Url van het item op hetarchief.be
• Doel van de aanvraag (raadplegen, hergebruiken, informatie over het item)
• Meer informatie bij aanvraag (optioneel)

Persoonlijke informatie:

• Voornaam
• Naam
• E-mailadres
• Type: Onderwijs & onderzoek, professioneel, privé, andere
• Organisatie (optioneel)

Organisatie (optioneel):

2) Je eigen aanvraagformulier gebruiken

Heeft jouw organisatie een eigen proces om archiefaanvragen voor beeld en geluid te verwerken? Dat kan bijvoorbeeld via een centraal aanvraagformulier, maar dat kan ook via een eigen online catalogus waar elke item raadpleegbaar en aanvraagbaar is. Dan kan je de aanvraagprocedure die je daarvoor gebruikt ook gebruiken voor hetarchief.be. In plaats van het standaardformulier komt er dan een doorverwijzing naar het aanvraagformulier op je eigen website of naar het item in je eigen online catalogus.

Aan welke voorwaarden moet het eigen aanvraagformulier voldoen?

• Het aanvraagformulier moet online ingevuld kunnen worden.
• Het formulier moet geschikt zijn voor audiovisueel materiaal. Daarom is een algemeen contact- of invulformulier minder interessant.
• Om de aanvraag gebruiksvriendelijk te laten verlopen, is het nuttig dat zaken als de PID en Lokale CP ID meegenomen worden. Daarom is het belangrijk dat het formulier van jouw organisatie online ingevuld kan worden (bij een invulformulier in een pdf-bestand of Word-bestand is dit niet mogelijk).

Hoe gebruik ik mijn eigen aanvraagformulier?

• De gebruiker vindt een item op hetarchief.be en gaat naar de detailpagina van het item.
• De gebruiker klikt op de link naar het aanvraagformulier op de detailpagina.
• De gebruiker wordt doorverwezen ofwel:
  • naar het centrale aanvraagformulier op de website van de contentpartner
  • naar de pagina van het item in de catalogus van de contentpartner. Informatie als de PID kan worden meegegeven vanuit hetarchief.be (zie onder). Meemoo is hier verder niet meer in betrokken.
• De gebruiker vult het aanvraagformulier in op de website van de contentpartner en verstuurt de aanvraag naar de contentpartner. De contentpartner volgt de aanvraag verder op en neemt contact op met de gebruiker.

Let op: controleer zeker dat de url effectief werkt. Linken naar een pagina die niet werkt, heeft nadelige gevolgen voor de vindbaarheid van de hele website hetarchief.be

Kan er informatie (zoals de PID) vanuit hetarchief.be vooringevuld worden op mijn eigen aanvraagformulier?

Ja, dit is mogelijk. Er zijn een aantal parameters voorzien die meegestuurd kunnen worden in de URL naar het aanvraagformulier. Het gaat bijvoorbeeld om PID, Lokale CP ID, naam van de aanvrager, voornaam van de aanvrager, e-mailadres van de aanvrager, enzovoort.

Een URL met een parameter om een PID mee te sturen, kan er zo uit zien: www.contentpartner.be/aanvraagformulier?pid_viaa=#{pid}

Welke informatie heeft meemoo hiervoor van mij nodig?

Indien je als contentpartner een eigen aanvraagformulier wil gebruiken met vooringevulde velden, hebben we een URL nodig waarnaar hetarchief.be kan doorverwijzen. In deze URL kunnen een aantal parameters opgenomen worden zodat informatie (vb. PID, Lokale CP ID) kan doorgestuurd worden en opgenomen worden in het eigen aanvraagformulier.

Hoe kan ik een koppeling maken tussen het item op hetarchief.be en hetzelfde item in mijn eigen online catalogus?

Door het toevoegen van de URL naar het item in je eigen online catalogus in het metadataveld ‘Hoofd Lokale CP ID’ in het meemoo-archiefsysteem (MAM) kan er een koppeling gelegd worden tussen beide catalogi. We zorgen er dan voor dat de knop ‘Naar het aanvraagformulier’ doorverwijst naar de URL die is opgegeven in het metadataveld ‘Hoofd Lokale CP ID’.

Wil je graag een eigen formulier gebruiken of een koppeling maken naar je eigen online catalogus?

Neem contact op met support@meemoo.be. Dan maken we een analyse van de mogelijkheden van jouw formulier met het gemak van de gebruiker voor ogen.

Ik ontving een aanvraag van een gebruiker via hetarchief.be. Wat nu?

Een gebruiker heeft een item gevonden op hetarchief.be dat hij interessant vindt en wil het item graag raadplegen of hergebruiken. Hiervoor neemt deze persoon contact op met jou als aanbieder via het aanvraagformulier op de detailpagina van het item. Jij als contentpartner ontvangt de aanvraag in jouw mailbox samen met de persoonsgegevens van de aanvrager. De gebruiker geeft via het formulier ook aan of die het materiaal wil bekijken of beluisteren, dan wel hergebruiken. Jij ontvangt deze informatie ook. Tegelijkertijd ontvangt de aanvrager een kopie van de aanvraag en persoonsgegevens.

Eens de aanvraag naar jouw organisatie werd verstuurd, ligt de opvolging in jouw handen. Op hetarchief.be geven we aan dat iedere organisatie een eigen beleid heeft inzake raadpleging, vergoeding, klaring van rechten en hergebruik. Voor meer informatie hierover kan een gebruiker dus bij jou terecht.

Tip: Voeg support@meemoo.be toe aan je e-mailcontacten, zodat de aanvragen voor jouw organisatie niet als spam gemarkeerd worden.

Wie ontvangt de aanvragen?

Als contentpartner heb je zelf aan meemoo opgegeven naar welk e-mailadres binnen jouw organisatie we het aanvraagformulier mogen doorsturen. Mocht je dit willen wijzigen, kan je contact opnemen met je accountmanager of mailen naar support@meemoo.be.

Waar kan ik terecht met vragen over de aanvraagprocedure?

Neem contact op met support@meemoo.be.