Hoe kan een gebruiker een item aanvragen?

Op hetarchief.be draait alles om zoeken en vinden in het digitaal archiefmateriaal van meer dan 140 van onze contentpartners. Met de juiste zoekopdracht vind je, voor zover de metadata beschikbaar zijn, snel het beoogde resultaat. Op de website zijn enkel de kranten tot en met 1918 meteen beschikbaar. Een groot deel van het materiaal op het platform kan je echter niet direct lezen, bekijken of beluisteren. Wie beschermd materiaal wil raadplegen of hergebruiken, kan een aanvraag richten aan de partner zelf. Hiervoor vult de gebruiker het aanvraagformulier in op de detailpagina van het item.

Uit ons gebruikersonderzoek blijkt dat ‘uniformiteit’ belangrijk is voor gebruikers. We schenken op hetarchief.be aandacht aan de diversiteit aan materiaal en partners, maar in de aanvraagprocedure stellen we een standaardformulier voor dat alle contentpartners kunnen gebruiken. 

Standaardaanvraagformulier van meemoo

Verschillende potentiële doelgroepen hebben hetarchief.be getest. Daarbij kwam naar voor dat hun voorkeur uitgaat naar een formulier dat voor verschillende items en partners hetzelfde is. Het formulier dat wij op basis van deze input opstelden, is specifiek voor aanvragen naar digitaal erfgoedmateriaal. Informatie als de titel, contentpartner en PID worden automatisch meegegeven in het formulier.

Hoe gaat het in zijn werk?

1. De gebruiker vindt een item op hetarchief.be en gaat naar de detailpagina van het item.
2. De gebruiker klikt op de link naar het aanvraagformulier op de detailpagina.
3. De gebruiker voegt het item toe aan de aanvraaglijst. Een gebruiker kan in één keer één of meerdere items aanvragen, bij dezelfde of verschillende contentpartners.
4. De gebruiker vervolledigt de aanvraag met persoonlijke informatie
5. Het aanvraagformulier wordt verzonden naar de contentpartner in kwestie en de gebruiker ontvangt een kopie. Enkel items aangevraagd bij jouw organisatie verschijnen in het overzicht. Je hebt geen zicht op items die de gebruiker aanvraagt bij andere organisaties.
6. Jij als contentpartner volgt de aanvraag verder op en neemt contact op met de gebruiker. Meemoo is hier niet meer in betrokken.

Welke informatie hebben we van jouw organisatie nodig?

Een e-mailadres waarnaar het aanvraagformulier - aanwezig bij ieder object - mag verzonden worden. Als contentpartner hoef je zelf niets extra te voorzien. Er moet enkel gezorgd worden dat de aanvraag verwerkt wordt bij ontvangst.

Welke informatie staat op het formulier en welke gegevens vragen we over de gebruiker in het aanvraagformulier?

Als contentpartner ontvang je bij iedere aanvraag een e-mail. Daarin vind je informatie over de items die de gebruiker wil aanvragen, en persoonlijke informatie van de gebruiker die de aanvraag indient.

Informatie per item:

• Titel
• Identifier bij aanbieder (optioneel)
• Meemoo identifier
• Url van het item op hetarchief.be
• Doel van de aanvraag (raadplegen, hergebruiken, informatie over het item)
• Meer informatie bij aanvraag (optioneel)

Persoonlijke informatie:

• Voornaam
• Naam
• E-mailadres
• Type: Onderwijs & onderzoek, professioneel, privé, andere
• Organisatie (optioneel)

Organisatie (optioneel):

Wil je graag een eigen formulier gebruiken of een koppeling maken naar je eigen online catalogus?

Neem contact op met support@meemoo.be. Dan maken we een analyse van de mogelijkheden van jouw formulier met het gemak van de gebruiker voor ogen.

Ik ontving een aanvraag van een gebruiker via hetarchief.be. Wat nu?

Een gebruiker heeft een interessant item gevonden op hetarchief.be en wil dat item graag raadplegen of hergebruiken. Hiervoor neemt deze persoon contact op met jou als aanbieder via het aanvraagformulier op de detailpagina van het item. Jij als contentpartner ontvangt de aanvraag in jouw mailbox samen met de persoonsgegevens van de aanvrager. De gebruiker geeft via het formulier ook aan of die het materiaal wil bekijken of beluisteren, dan wel hergebruiken. Jij ontvangt deze informatie ook. Tegelijkertijd ontvangt de aanvrager een kopie van de aanvraag en persoonsgegevens.

Eens de aanvraag naar jouw organisatie werd verstuurd, ligt de opvolging in jouw handen. Op hetarchief.be geven we aan dat iedere organisatie een eigen beleid heeft inzake raadpleging, vergoeding, klaring van rechten en hergebruik. Voor meer informatie hierover kan een gebruiker dus bij jou terecht.

Tip: Voeg support@meemoo.be toe aan je e-mailcontacten, zodat de aanvragen voor jouw organisatie niet als spam gemarkeerd worden.

Wie ontvangt de aanvragen?
 

Als contentpartner heb je zelf aan meemoo aangegeven naar welk e-mailadres binnen jouw organisatie we het aanvraagformulier mogen doorsturen. Mocht je dit willen wijzigen, kan je contact opnemen met je accountmanager of mailen naar support@meemoo.be.

Waar kan ik terecht met vragen over de aanvraagprocedure?

Neem contact op met support@meemoo.be.