Als contentpartner doe je inspanningen om jouw archiefmateriaal te digitaliseren en duurzaam te bewaren. Dit materiaal kan je toegankelijk maken voor de bezoekers van jouw organisatie via de bezoekertool op hetarchief.be. Maar wat met wettelijk beschermd digitaal archiefmateriaal, waarbij gegevensbescherming en intellectuele eigendomsrechten (met name auteursrecht en naburige rechten) een belangrijke rol spelen?

In dat laatste geval voorziet de wet in een uitzondering: de zogenaamde intra-murosuitzondering (artikel XI.190, 13° en XI.217, 12°, van het Wetboek van Economisch Recht (WER)). Dankzij deze uitzondering kan je materiaal dat beschermd wordt door intellectuele eigendomsrechten, onder bepaalde voorwaarden tòch beschikbaar stellen binnen de muren van jouw organisatie. Hiervoor heb je geen toestemming nodig van de rechthebbenden. Deze uitzondering vormt de basis van de bezoekertool.

Is je materiaal niet (meer) beschermd door intellectuele rechten, dan gelden deze voorwaarden niet.

Wat zijn de voorwaarden van deze uitzondering?

Locatie

Intra muros kan je letterlijk vertalen naar binnen de muren. Wil je (beschermd) materiaal delen met je bezoekers binnen de voorwaarden van deze uitzondering, dan moeten ze in principe fysiek aanwezig zijn in de gebouwen van jouw organisatie. Al mag je dit iets minder letterlijk opvatten: ook in de tuin of op het terras van jouw instelling telt de uitzondering, zolang je bezoekers maar verbonden zijn met jouw wifi- of kabelverbinding, eventueel met hun eigen toestel.

Eenmaal ter plaatse mag je bezoeker digitale items bekijken via een eigen apparaat, of via een toestel dat jij aanbiedt. Binnen de intra-murosuitzondering is downloaden in principe toegestaan als de gebruiker daarvoor de uitzondering van de privékopie (art. XI.190, 9° WER) of de exceptie voor onderwijs en onderzoek (art. XI. 191/1, §A, 3° WER) inroept. De bezoekertool zal echter geen downloadfunctionaliteit aanbieden om misbruik te vermijden.

Doel van het onderzoek

De uitzondering is enkel geldig wanneer je het (beschermd) materiaal beschikbaar stelt voor onderzoek of privéstudie. Bezoekers die toegang vragen tot de bezoekertool op hetarchief.be, kunnen bij hun aanvraag invullen wat de reden van hun bezoek is. Zo kan je als contentpartner gemakkelijk controleren of de aanvrager in aanmerking komt vooraleer je toegang verleent. Is de reden van het bezoek toch niet duidelijk, dan vraag je dit beter nog even na bij de gebruiker. Als contentpartner heb je een actieve bevestiging nodig dat je gebruikers het materiaal enkel voor onderzoek of privéstudie raadplegen.

Voorwaarden om materiaal onder de intra-murosuitzondering aan te bieden

In de wet staat dat de intra-murosuitzondering kan ingeroepen worden door publiek toegankelijke bibliotheken, wetenschappelijke en onderwijsinstellingen, musea en archieven die geen direct of indirect economisch of commercieel voordeel nastreven.
Bewaar je materiaal in het archiefsysteem van meemoo? Dan kan je als archief beschouwd worden, ook al is dat niet de voornaamste missie van jouw organisatie. De bezoekertool is dus beschikbaar voor alle contentpartners die geen direct of indirect economisch of commercieel voordeel nastreven.

Wil je meer weten over het wettelijk kader bij het ontsluiten van archiefmateriaal?

Naast de intramuros-uitzondering gelden er nog andere wetten en voorwaarden. Die staan helder uitgelegd in dit artikel. Je vindt er informatie over:

• Het verschil tussen publiek domein en materiaal met intellectuele eigendomsrechten.
• De regels waarmee je rekening moet houden als jouw archiefmateriaal persoonsgegevens bevat.
• Waar je op moet letten als je materiaal doorstuurt naar een eindgebruiker.
• De uitzonderingen die gelden voor scholen en wetenschappelijke instellingen.

Wie draagt welke verantwoordelijkheid?

Met de bezoekertool voorziet meemoo een instrument waarmee jouw beschermde materiaal toch op een correcte manier geraadpleegd kan worden, zonder een inbreuk te maken op de intellectuele rechten op dat materiaal. Als contentpartner beslis je zelf wie je toegang geeft tot jouw materiaal via de bezoekertool op hetarchief.be, daar komt meemoo niet in tussen.

Het is jouw verantwoordelijkheid als contentpartner om via de bezoekertool (beschermd) materiaal op een juridisch correcte manier te ontsluiten. Hou je geen rekening met de voorwaarden en geef je bijvoorbeeld toegang aan gebruikers die niet ter plekke aanwezig zijn en het (beschermd) materiaal vanop afstand consulteren? Dan kan meemoo niet aansprakelijk gesteld worden door derden. Dit principe is ook opgenomen in de vernieuwde samenwerkingsovereenkomst tussen jou en meemoo uit 2022.