Zoals bepaald in onze samenwerkingsovereenkomst deel je als contentpartner in de bewaar- en preservatiekost van jouw materiaal. Je zal daarvoor jaarlijks een factuur ontvangen van meemoo. Voor de digitalisering van materiaal hoef je niet te betalen, maar door toepassing van de btw-wetgeving maakt meemoo wel gebruik van de self-billing procedure. Wat dat juist betekent, lees je in dit artikel.

Jaarlijkse factuur voor opslagkost

Als contentpartner betaal je mee voor de bewaring en preservatie van jouw materiaal, startend 1 jaar na opname van het eerste object in het meemoo-archiefsysteem. In de samenwerkingsovereenkomst (artikel 7.2.) werd afgesproken dat wij daarom jaarlijks (in het eerste kwartaal) een factuur (met als beschrijving ‘Aangerekende TB  <jaartal>’) sturen naar de centrale contactpersoon bij de contentpartner ten belope van 15% van de bewaar- en preservatiekost (excl. BTW) voor het komende jaar, op basis van de hoeveelheid materiaal dat op 31 januari bij meemoo in bewaring is. 

De hoeveelheid terabyte (‘TB’) is de som van alle archiveringsbestanden en eventuele reproductiebestanden die ter bewaring worden aangeboden bij meemoo zoals gemeten op het moment van ingest. Daarbij wordt de eerste 5 TB opslag kosteloos voorzien. In deze bewaarkost zijn alle kosten inbegrepen voor het veilig bewaren en preserveren van het materiaal (o.a. hard- en software, datacenter- en beheerskosten).

De opslagkost wordt om de drie jaar opnieuw berekend en gevalideerd door de Raad van Bestuur van meemoo. De deelname van jou als contentpartner in de kosten zal maximaal met 5% stijgen per prijsherziening. De prijsdaling zal per periode maximaal 15% bedragen. Enkele wijzigingen in de berekeningen en in onze infrastructuur leiden ertoe dat de bijdrage in kost voor elke contentpartner voor de periode 2024 - 2026 daalt t.o.v. de vorige periode. De korting waarbij de eerste 5TB gratis wordt bewaard, blijft gehandhaafd.

Self-billing procedure voor digitaliseringskosten

Heb je in het voorbije jaar materiaal laten digitaliseren, dan zal je samen met je factuur voor opslagkost ook twee facturen toegestuurd krijgen voor die digitalisering. Het gaat om een factuur van meemoo aan jouw organisatie voor de digitalisering (met als beschrijving ‘Kostprijs digitalisering <jaartal> + <in opmerking aantal dragers>’) én om een tegenfactuur of self-bill van jouw organisatie aan meemoo voor hetzelfde bedrag voor de voorbereidende handelingen en toegekende gebruiksrechten (met als beschrijving ‘Vergoeding voor logistieke inspanningen bij digitalisering en voor de licentie op de aangeleverde metadata en het materiaal’). Het gaat hier om wederzijdse prestaties waarvoor we geen betaling verrichten: jouw organisatie hoeft bij ontvangst van de factuur niet te betalen aan meemoo en meemoo op zijn beurt zal de verkoopfactuur of self-bill van jouw organisatie ook niet betalen. 

Waarom een self-billing procedure?

Waarom we jouw organisatie dan wel jaarlijks facturen sturen voor de digitalisering van jouw materiaal?  In 2016 maakte meemoo afspraken met de btw-administratie om een correcte toepassing van de btw-wetgeving te verzekeren en een transparante btw-rapportering te bekomen. We hebben daarvoor in samenspraak met de centrale en lokale btw-administratie een self-billing procedure uitgewerkt*. De afspraken namen we ook op in de samenwerkingsovereenkomst in artikel 7.1:

"Voor de Digitalisering van het Materiaal zoals beschreven in artikel 2 wordt geen bijkomende financiële vergoeding gevraagd bovenop het verlenen van de gebruikslicenties door de contentpartner aan meemoo zoals beschreven in artikel 6. Hoewel er voor dit onderdeel geen betaling plaatsvindt tussen Partijen, is er afgesproken met de BTW administratie om dit btw-technisch te beschouwen als wederzijdse prestaties met dezelfde waarde. Bijgevolg dient er jaarlijks voor deze ruil een wederzijdse facturering plaats te vinden tussen meemoo en de contentpartner. Om praktische redenen komen de Partijen echter uitdrukkelijk overeen dat voor de door de contentpartner verrichte prestaties (i.e. aanleveren Materiaal en Metadata en verstrekken van gebruiksrechten) i.k.v. Digitalisering er gebruik zal gemaakt worden van de “procedure van self-billing”. Meemoo zal de contentpartner de nodige informatie bezorgen over de praktische implementatie van deze administratieve afhandeling, die gebeurt zonder bijkomende kosten voor de contentpartner."

Hoe werkt de self-billing procedure?

Aangezien er btw-technisch sprake is van wederzijdse prestaties waarbij meemoo het materiaal digitaliseert in ruil voor het aanleveren van het materiaal, het verrichten van voorbereidende handelingen en voor het toekennen van een niet-exclusief gebruiksrecht op dit materiaal, kunnen we de self-billing procedure toepassen. Je hoeft als contentpartner zelf geen verkoopfactuur uit te reiken, want meemoo zal in jouw naam de verkoopfactuur (self-bill) aan zichzelf uitreiken voor de door jouw organisatie verrichte diensten.

Deze werkwijze is mogelijk, omdat de waarde van de wederzijdse ruilprestaties als gelijkwaardig kan worden beschouwd. Aangezien meemoo beter geplaatst is om zijn prestaties van digitalisering objectief te waarderen, kan en mag meemoo zo’n self-bill aan zichzelf uitreiken voor de door jouw toegekende gebruiksrechten. Het gefactureerde bedrag op deze self-bill zal dus gelijk zijn aan de door meemoo verrichte en gefactureerde prestaties van digitalisering.  

Om een totaalprijs op jaarbasis vast te leggen maken we een aantal keuzes. Zo worden de facturen van leveranciers voor digitalisering per jaar bekeken, wat soms van jaar tot jaar tot afwijkingen leidt (bijvoorbeeld omdat er ook verrekeningen gebeuren van voorschotten).  De totaalprijs op de voorliggende factuur weerspiegelt dus niet de gemiddelde kostprijs per drager over het hele project, maar is een momentopname. Dit heeft geen financieel effect, maar we wilden dit toch even verduidelijken.  

Deze facturatie en self-bill zullen jaarlijks (in de loop van februari van het volgende jaar) samen worden opgesteld op basis van de hoeveelheid dragers die in het verstreken jaar voor jouw organisatie werden gedigitaliseerd door meemoo. 

Wat doe ik als contentpartner?

Bovenstaande procedure heeft geen impact op jouw organisatie en betekent bovendien dat je zelf weinig tot niets hoeft te ondernemen. 

Bij ontvangst van de door meemoo jaarlijks uitgereikte factuur en self-bill, hoef je geen betaling te verrichten aan meemoo (noch zal meemoo enige betaling aan u verrichten). 

Is jouw organisatie niet btw-plichtig of ben je vrijgesteld van btw (en moet je dus geen periodieke btw-aangiftes indienen), dan zijn beide stukken louter informatief.   

Als jouw organisatie wel btw-plichtig is en effectief btw-aangiftes indient, moet je wel enkele stappen ondernemen:

1. de ontvangen factuur boek je in als aankoopfactuur en neem je op in de btw-aangifte van jouw organisatie in rooster 82 (maatstaf van heffing) en rooster 59 (btw-bedrag). 
2. de ontvangen self-bill boek je in als verkoopfactuur en neem je op in de btw-aangifte van jouw organisatie in rooster 03 (maatstaf van heffing) en rooster 54 (btw-bedrag). 

*Disclaimer: De bovenvermelde toepassing van de procedure van self-billing werd pro-actief voorgelegd aan de btw-administratie. De centrale en lokale btw-controle hebben zich akkoord verklaard met deze systematische werkwijze van self-billing voor contentpartners, zodat deze werkwijze systematisch voor alle contentpartners zal worden toegepast in lijn met het door de btw-administratie verkregen akkoord.