circle-persian-green io-persian-green circle-curious-blue

Modules

Collecties

Deze module is de belangrijkste module voor het registreren van informatie over erfgoedobjecten, waaronder:

  • basisinformatie zoals titel, vervaardiger/maker, datums, dimensies,
  • gebruikte materialen en technieken,
  • verwervingsinformatie,
  • standplaats en standplaatshistoriek,
  • conditiecontrole,
  • rechteninformatie.

Vanuit de objecten zie je in een oogopslag relevante links met andere informatie. 

Het is in de erfgoeddatabank ook mogelijk om archieven te registreren (volgens de ISAD(G)-standaard) en de boomstructuur van een archief gebruiksvriendelijk te visualiseren. 

 


Personen/entiteiten

De erfgoeddatabank laat je toe informatie te registreren van alle actoren die een rol hebben ten aanzien van je erfgoedobjecten (bv. vervaardigers) en waarvoor je biografische of historische gegevens wil bijhouden. 

Adressen

In de module ‘Adressen’ worden dan weer alle contacten met o.a. conservatoren, kredietverstrekkers, leners en schenkers beheerd. Zo kan je eenvoudig brieven, uitnodigingen en adreslabels aanmaken. 

Je kan er volgende gegevens bijhouden:

  • kerngegevens zoals aanhef, namen, adressen, telefoonnummers, e-mails,
  • mailings,
  • contactgeschiedenis.

De erfgoeddatabank laat je ook toe de gegevens vertrouwelijk te behandelen. 

Collectie-activiteiten

De erfgoeddatabank ondersteunt het beheer van verschillende collectie-activiteiten conform Spectrum, zoals o.a. verwerving en inschrijving, afstoting en uitschrijving. 

Het opzetten van een tentoonstelling bijvoorbeeld omvat een complex takenpakket dat zorgvuldige planning, beheer en opvolging vereist. Het collectiebeheersysteem biedt handige ondersteuning bij het beheren van de locaties, curatoren, bruikleengevers en -nemers, reserveringen van erfgoedobjecten, conditierapporten en zelfs de uitleenlogistiek. 

Deze modules zijn erop voorzien om snel bulkbewerkingen op meerdere records toe te passen.

 


Transport

Alle erfgoedobjecten, ongeacht of ze tijdelijk zijn uitgeleend, in bewaring zijn gegeven of deel uitmaken van de permanente collectie, moeten kunnen worden gevolgd. Deze module slaat alle informatie op over de beweging van objecten, of ze zich nu in de tentoonstellingsruimtes, opslagruimtes of onderweg bevinden. Je beheert er ook alle transportgegevens. 

De erfgoeddatabank bevat uitgebreide registratiemogelijkheden voor standplaatsbeheer van huidige en vaste standplaatsen. Scannen via barcode is mogelijk en verplaatsingen van een object worden vastgelegd in een historiek. 

Een mobiele app voor standplaatsbeheer wordt uitgerold in de zomer van 2024 en bevat:

  • nieuwe smartphone-app voor iOS en Android,
  • ondersteuning van de meest voorkomende processen: locatiecontrole, inventariseren, veranderingen in standplaats en verpakken van objecten,
  • ondersteuning van barcodes en QR-codes,
  • ondersteuning van externe hardware-scanners,
  • beveiligde online- en offline-synchronisatie met het collectiebeheersysteem van de erfgoeddatabank.

 


Literatuur

Als gebruiker kun je de literatuurmodule gebruiken om bibliografische referenties te verzamelen en te linken met andere modules zoals de erfgoedobjecten. Zo kan een monografie bijvoorbeeld gekoppeld worden aan een kunstenaar of een tentoonstellingscatalogus aan een tentoonstelling. Je kan in deze module bv. ook linken naar websites leggen. 

Je kan werken manueel toevoegen, maar ook opzoeken in externe databanken, bijvoorbeeld op ISBN. 

Deze module kan niet gebruikt worden voor de opvolging van ontleningen of financieel beheer van boeken. 

 


Contracten

Collectiebeherende organisaties sluiten vele contracten en overeenkomsten af met betrekking tot bruiklenen, tentoonstellingen en erfgoedobjecten. In de erfgoeddatabank kun je deze overeenkomsten beheren als gekoppelde bestanden (bv. PDF's) samen met specifieke informatie die verband houdt met het contract, zodat belangrijke gegevens centraal beheerd worden. 

 


Notificaties

De erfgoeddatabank kan notificaties/reminders verzenden voor taken die moeten worden uitgevoerd zoals bijvoorbeeld: 

  • Bruiklenen die aflopen,
  • Transporten die gepland zijn,
  • Geplande restauratie- en conservatiebehandelingen,
  • Opbouw- en afbraak van tentoonstellingen.

Met deze module kan je een centraal overzicht houden van belangrijke deadlines en taken verdelen. Deze notificaties kan je in het collectiebeheersysteem zien, maar ook per mail laten opsturen. 

 


Rapportage en exporteren

De erfgoeddatabank bevat uitgebreide functionaliteit om gegevens te bevragen en te exporteren zoals het aantal gewijzigde of geregistreerde records binnen een bepaalde periode, of een eigen geavanceerde zoekopdracht

Gegevens uit verschillende modules kunnen eenvoudig worden geëxporteerd naar o.a. Word, Excel, PDF en XML. Objectfiches kunnen ook in A4-formaat via de lay-out van de rapportmodule gemaakt worden.

Gebruikers met de nodige rechten zullen ook zelf sjablonen kunnen maken voor brieven of andere documenten of zullen de data of de gewenste outputformaten kunnen manipuleren voor ze te exporteren. Voor dergelijke taken is technische voorkennis of ervaring vereist. 

Zetcom, de softwareleverancier van het collectiebeheersysteem, en meemoo zullen zorgen voor de implementatie van gangbare uitwisselingsstandaarden. Onder andere volgende standaarden worden beschikbaar: Dublin Core, EDM, OAI-PMH, LIDO, OSLO, CIDOC-CRM en Linked Art.

 


Zoeken

Het collectiebeheersysteem van de erfgoeddatabank bevat door de verschillende modules heen zowel een eenvoudige als een geavanceerde zoekfunctie. Je doorzoekt enkel de modules waar je als gebruiker toegang toe hebt. Een zoekopdracht door alle modules heen in een keer is dus niet mogelijk. Per module kun je wel doorheen de volledige module zoeken. 

De eenvoudige (full-text) zoekfunctie is erg gebruiksvriendelijk en maakt het mogelijk om heel snel specifieke woorden te zoeken in alle geïndexeerde velden. Verschillende zoekoperatoren (bv. *, ?, OR, NOT, …) helpen je om de zoekresultaten te verfijnen. De zoekfunctie is niet hoofdlettergevoelig. 

De geavanceerde zoekfunctie laat je dan net weer toe om te zoeken naar specifieke informatie in specifieke velden, ook in herhaalbare velden. Na het zoeken kan je eenvoudig de zoekresultaten filteren of sorteren. 

Het is ook mogelijk om zoekopdrachten op te slaan, zodat je niet elke keer je zoekcriteria opnieuw moet bepalen. Resultaten van zoekopdrachten kan je bovendien eenvoudig exporteren naar bv. Excel. 

Gebruikers met de nodige beheersrechten kunnen vanuit de zoekfunctie ook een zoek-en-vervang-actie op meerdere records uitvoeren. 

 


Importeren 

Ook gegevens importeren is een standaardfunctionaliteit in de erfgoeddatabank. Data importeren kan vanuit Excel, JSON of XML. 

In het collectiebeheersysteem zijn standaardsjablonen voor eenvoudige imports voorzien. Meemoo of gebruikers met de nodige beheersrechten zullen ook extra importsjablonen kunnen toevoegen. 

 


Persistente Identifiers (PID)

Elk belangrijk type informatie in de erfgoeddatabank (bv. een object of een tentoonstelling) zal een unieke Persistente Identifier (PID) krijgen. Dat is een uniek identificatienummer die het mogelijk maakt om duurzame relaties tussen informatie te leggen (bv. tussen een object en een tentoonstelling) of dat andere toepassingen duurzaam kunnen linken naar informatie in de erfgoeddatabank (bv. tussen een beeld in het archiefsysteem van meemoo en een beeld in de erfgoeddatabank). 

De structuur van alle PID’s zal voor alle gebruikers dezelfde zijn. We voorzien wel de mogelijkheid om ook organisatie-eigen PID’s op te laden in de erfgoeddatabank. 

 


Linken met externe authorities

In de erfgoedsector, maar ook daarbuiten, bestaan er thesauri die kunnen helpen bij het beschrijven van erfgoed (bv. voor objectnamen, objectcategorieën, materialen en technieken). Vanuit de erfgoeddatabank zal je de erfgoedinformatie meteen kunnen linken met externe authorities, zoals de AAT, TGN, ULAN, RKDartists, VIAF, Wikidata, … 

Gebruikers met voldoende beheersrechten zullen ook hun eigen waardenlijsten kunnen opladen binnen hun eigen domein. Basisgebruikers kunnen bij meemoo terecht voor suggesties van aanvullingen van de beschikbare waardenlijst. 

De getoonde taal is afhankelijk van de aanwezigheid van de term in de specifieke taal, en van de taal waarin de gebruiker is ingelogd. Als het knooppunt, bijvoorbeeld van de AAT, een Nederlandse term heeft en de gebruiker is in het Nederlands ingelogd, dan wordt deze getoond. Indien er geen Nederlandse term is, wordt de preferred term in het Engels getoond.

 


Beeldbeheer / digital asset management (DAM)

In de erfgoeddatabank zal het mogelijk zijn om beelden (of ‘digital assets’) te koppelen aan erfgoedobjecten. 

Vanuit een erfgoedobject is hier aan de rechterzijde van het scherm een aparte tab voor voorzien, die je kan open- of dichtvouwen, en van waaruit je o.a. 

  • naar het beeld en bijhorende metadata kan navigeren,
  • een of meerdere nieuwe beelden kan uploaden,
  • het gewenste standaardbeeld voor dit object kan definiëren,
  • het beeld kan opslaan op je computer. 

Gebruikers met voldoende beheersrechten zullen via de module Image Import beelden in bulk kunnen opladen en koppelen aan objectrecords (het koppelen tussen objecten en beelden gebeurt op basis van de bestandsnaam).

Als contentpartner van meemoo zal je beelden vanuit de erfgoeddatabank kunnen laten doorstromen naar het meemoo-archiefsysteem (MAM). Als collectiebeheerder selecteer je zelf de archiefmaster die je digitaal wil laten preserveren, waarna deze automatisch uit de erfgoeddatabank wordt verwijderd. Zo wordt een dubbele kost voor hetzelfde beeld vermeden.

Het erfgoeddatabank-Digital-Asset-Mangementsysteem (DAM) is geen vervanger van een marketing of human resources DAM voor beeldmateriaal dat niet gerelateerd is aan erfgoeddatabankobjecten. Het is dan ook geen apart product, maar een onderdeel van de erfgoeddatabank.

 

Organisaties die eventueel een eigen DAM-systeem willen gebruiken i.p.v. de standaardfunctionaliteit in de erfgoeddatabank kunnen dat, maar aangezien dat een op-maat-integratie betekent, zal hiervoor ook een offerte op maat uitgewerkt worden. Organisaties die van bij de instap in de erfgoeddatabank een integratie met het eigen DAM willen, worden gevraagd om dit zo snel mogelijk aan meemoo te laten weten door te mailen naar erfgoeddatabanken@meemoo.be. Op basis van de informatie die je ons zal bezorgen, gaan we na of de nodige functionaliteiten aanwezig zijn om de koppeling met je eigen DAM mogelijk te maken.

 


Website

Meemoo zal een overkoepelende website aanbieden die de erfgoedobjecten en bijbehorende beelden uit de erfgoeddatabank zal ontsluiten. Gebruikers kunnen in het collectiebeheersysteem aangeven welke objecten of beelden niet ontsloten mogen worden. 

De nieuwe website zal de huidige websites www.erfgoedinzicht.be en www.erfgoedplus.be vervangen. 

 



Het systeem

Gebruiksvriendelijke invoerschermen

Domeinen

Technische informatie