Ga je voor het eerst aan de slag in de erfgoeddatabank? Hieronder vind je een basishandleiding over het collectiebeheersysteem.

Naar het collectiebeheersysteem

Opnames van opleidingen

Introductieopleiding

Zie je geen filmpje? Controleer even je cookie-instellingen, dan kunnen we deze inhoud ook aan jou tonen. Je cookie-instellingen aanpassen kan onderaan deze pagina. Klik op 'verander uw toestemming' vlak boven de tabel en vink 'voorkeuren' en 'statistieken' aan.

Standaardopleiding

Zie je geen filmpje? Controleer even je cookie-instellingen, dan kunnen we deze inhoud ook aan jou tonen. Je cookie-instellingen aanpassen kan onderaan deze pagina. Klik op 'verander uw toestemming' vlak boven de tabel en vink 'voorkeuren' en 'statistieken' aan.

Inloggen

Surf met je favoriete browser zoals Chrome, Firefox of Safari naar erfgoeddatabank.meemoo.be en log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Wachtwoord vergeten? Klik onderaan op Wachtwoord vergeten.

 

Log je voor de eerste keer in?

• Pas je taal aan naar Nederlands België.
• Klik op Wachtwoord vergeten.
• Vul je gebruikersnaam in in het nieuwe scherm.
• Klik op Wachtwoord opnieuw instellen.
• Ga naar je mailbox.
• Doe de e-mail van no-reply@zetcom.com open.
• Klik op de link in de e-mail.
• Kies je persoonlijke wachtwoord.
• Herhaal je persoonlijke wachtwoord.
• Klik op Wachtwoord opslaan.
• Je kan nu inloggen met de gebruikersnaam (die je van meemoo kreeg) en je nieuw gekozen wachtwoord.

Vergeet dus ook niet de taal juist te zetten (1). Dit beïnvloedt namelijk de weergavetaal van de erfgoeddatabank. Vanuit het inlogscherm navigeer je trouwens ook snel naar deze supportomgeving (2).

 

Hierna krijg je een multi-factor authenticatiesleutel (token) in je mailbox. Gebruik deze om in de erfgoeddatabank in te loggen.

Deze authenticatiesleutel (token) kopieer je om in te vullen in de erfgoeddatabank.

Klik op aanmelden om toegang tot je collectie(s) te krijgen.

 

Navigeren

Na het inloggen in de erfgoeddatabank kom je op de Objecten module terecht. Hier kan je meteen aan de slag om object records te doorzoeken, aan te vullen of nieuwe records aan te maken.

In de linkernavigatie kan je kiezen tussen zoeken, gefacetteerd (gefilterd) zoeken aan de hand van gekozen thesaurustermen en bladeren in de thesaurus (1). Meer info over zoeken vind je verderop in deze handleiding. Je ziet in dit overzicht ook de laatste 50 records die je zelf hebt aangepast.

De bovenste navigatiebalk geeft een overzicht van alle modulegroepen van de erfgoeddatabank. Je kan dit menu uitklappen door op de drie streepjes rechtsboven (2) te klikken. In de onderste navigatiebalk kan je de modules (3) in de gekozen modulegroep zien. De module waarop je je bevindt, is trouwens groen onderstreept.

De rechternavigatie (4) kan bijkomende beelden tonen, een overzicht van de taken gerelateerd aan het object record weergeven en alle verwijzingen van het object record in andere modules.
Onderaan het scherm vind je een overzicht van de handelingen die je kan uitvoeren met een record in de erfgoeddatabank (5) en kan je de weergave (6) veranderen.

Tenslotte kan je onderaan rechts je persoonlijke meldingen bekijken (7) of uitloggen (8).

Onderaan het scherm vind je de volgende knoppen terug in alle modules, zoals bijvoorbeeld Publicaties of Objecten.

• Via de plus-knop (9) kan je een nieuw record aanmaken.
• Via de kopie-knop kan je een bestaand record dupliceren (10).
• Via de min-knop kan je een record verwijderen (11).
• Indien je wijzigingen aanbrengt, kan je het record opslaan (12) via het diskette-icoon.
• Je kan terugkomen op je reeds gedane wijzigingen via de pijl naar links of rechts (13).
• Aan de hand van het stopteken-icoon (14) kan je het record herbekijken in de status van de laatste keer dat je opgeslagen hebt.
• Je kan het record ook exporteren (15). De bestandsformaten van een export hangen af van de gekozen module.

Is een knop uitgegrijsd? Dan kan je deze actie niet uitvoeren, bijvoorbeeld vanwege een tekort aan beheerrechten. Contacteer hiervoor de admin-gebruiker van je organisatie. Als basisgebruiker kan je meemoo contacteren (erfgoeddatabank@meemoo.be), uitgebreide gebruikers hebben een eigen admin die hun beheerrechten zelf kan aanpassen.
 

Domeinen

Je kan rechtenbeheer in de erfgoeddatabank uitvoeren aan de hand van domeinen. Deze worden ook gebruikt om (deel-)collecties aan te duiden. Je kan enkel records zien in domeinen waar jouw gebruikersaccount rechten toe heeft.

Er zijn twee types domeinen: gedeelde domeinen die door meemoo beheerd worden, en domeinen waar je zelf gegevens in kan voeren. De gedeelde domeinen zijn zichtbaar voor alle gebruikers. Dit zijn bijvoorbeeld waardenlijsten gelinkt aan externe autoriteiten zoals de AAT, maar ook personen en plaatsen. Meemoo beheert de inhoud van deze domeinen: gebruikers kunnen hier geen wijzigingen in aanbrengen, maar wel de records en waardenlijsten gebruiken om aan hun eigen records te hangen.

Je eigen domein bevat jouw eigen records die je zelf in de databank ingevoerd hebt. Dit zijn bijvoorbeeld erfgoedobjecten. Deze worden beheerd door de gebruikers. Een gebruiker heeft minstens twee eigen domeinen per collectie: het hoofddomein en een privaat domein. In dit privaat domein kan je gevoelige informatie opslaan die niet voor alle gebruikers van je organisatie zichtbaar mag zijn, zoals adresgegevens van bepaalde personen, gevoelige herkomstgeschiedenis-records of bepaalde waardenlijsttermen die niet door iedereen gebruikt mogen worden.

Basis zoeken

Je kan in de erfgoeddatabank per module zoekopdrachten uitvoeren op de geïndexeerde velden (1). Dit zijn velden die doorzoekbaar zijn voor een zoekopdracht. Je vult hierbij in het zoekveld (2) je zoekterm of meerdere zoektermen in. Als je meerdere zoektermen invult, krijg je als zoekresultaat een record dat al deze zoektermen bevat. Indien je niet zeker weet hoe een term geschreven wordt, kan je symbolen toevoegen: * (sterretje) of ? (vraagteken). Een * vervangt één of meerdere tekens, terwijl een ? slechts één teken vervangt. Bijvoorbeeld: Zoekopdracht juw*l* zal beide resultaten opleveren: juweel en juwelen. Het sterretje kan meerdere tekens vervangen. De zoekopdracht juw?l* levert enkel juwelen op. Het vraagteken kan slechts één teken vervangen. Indien je door al je records wil zoeken, gebruik je enkel * (sterretje). Je kan ook je zoekresultaten filteren (3) op een domein waar je recht op hebt, bijvoorbeeld als je enkel resultaten wilt bekijken die binnen een enkel domein zitten.

Heb je een zoekopdracht opgeslagen via geavanceerd zoeken? Dan kan je via opgeslagen zoekopdrachten (4) het overzicht zien. Resultaten kunnen gesorteerd (5) worden op velden naar keuze. Via geschiedenis (6) kan je de historiek van je zoekopdrachten raadplegen en deze zoekopdrachten hergebruiken. 

De resultaten van je zoekopdracht worden opgelijst (7). Je kan deze weergave (8) aanpassen naar keuze (lijst- of rasterweergave). Indien je records binnen deze resultaten wilt exporteren, dan kan je hiervoor door de shift of control toets op je toetsenbord in te houden meerdere records selecteren. Daarna klik je op de export knop (9) om het exportformaat te kiezen. Afhankelijk waarvoor je de export wil gebruiken, kies je het bestandsformaat dat hiertoe geschikt is. 

Tot slot kan je ook de zoekopdracht wissen door op het verbod-icoon te klikken (10) zodat je geen ongewenste filters hergebruikt.

Geavanceerd zoeken

In het geavanceerd zoeken (1) menu kan je zowel basis zoekopdrachten uitvoeren (2) als specifieke, geavanceerde zoekopdrachten.

In het algemene veld (2) kan je naast basis zoekopdrachten ook manueel geavanceerde zoekopdrachten uitschrijven. Er zijn meerdere parameters mogelijk die je aan je zoekopdracht kan toevoegen. In de tabel hieronder vind je enkele voorbeelden.

In het algemene veld (2) kan je naast basis zoekopdrachten ook manueel geavanceerde zoekopdrachten uitschrijven. Er zijn meerdere parameters mogelijk die je aan je zoekopdracht kan toevoegen. In de tabel hieronder vind je enkele voorbeelden.

Hierbij kan je zoekopdrachten uitvoeren per veld (3) of een combinatie van velden. Indien je zoekopdracht een gekozen waardenlijst bevat, kan je per dropdown-menu een term kiezen.

Afhankelijk van de gekozen zoekcriteria kan je de volgende geavanceerde zoekparameters selecteren. In de tabel hieronder vind je enkele voorbeelden.

Met EN en OF (4) kan je meerdere parameters combineren in een zoekopdracht. Je krijgt een indicatie van de gevonden zoekresultaten van elke gekozen parameter afzonderlijk aan de linkerzijde van je beeldscherm (5). Bovenaan rechts zie je het aantal van alle gecombineerde parameters (6). Vervolgens kan je ook je resultaten sorteren naar wens (7).

Je zoekopdracht kan je bewaren door op Zoekopdracht opslaan te klikken (8), zodat je deze kan hergebruiken. De resultaten hiervan zijn verschillend afhankelijk van de records in de erfgoeddatabank. Je moet je zoekopdracht een naam geven (9) en je kan kiezen of deze zoekopdracht enkel zichtbaar is voor jezelf of ook voor jouw collega’s binnen jouw domein (10). Kies of de resultaten in een tabelweergave zichtbaar moeten zijn of in een weergave van een individueel record (11). Tenslotte kan je ook opmerkingen (12) toevoegen bij je zoekopdracht. De zoekopdracht moet eerst opgeslagen worden (13) alvorens op OK (14) te klikken als je deze wilt bewaren

Zoeken in facetten

Deze zoekoptie (1) kan je gebruiken om in een oogopslag te zien welke thesaurusnodes (termen) zijn gebruikt in de module waar je in wilt zoeken. De zoekfunctie werkt hierbij net zoals bij basis zoeken of geavanceerd zoeken (2).

Resultaten worden in de linkerkolom van je beeldscherm (3) opgelijst door middel van de thesaurustermen die voorkomen. Vink één of meerdere termen aan om de resultaten te beïnvloeden (4).

Let wel op dat je niet kan zoeken in facetten voor gebruikte thesaurustermen die voorkomen in herhaalde groepen.

Thesaurusbrowser

Als je een overzicht wil bekijken van de thesaurusnodes per veld in de erfgoeddatabank, kan je dit doen via de thesaurusbrowser (1).

Kies het gelinkt veld (2) waar je de verschillende thesaurustermen van wilt zien, waarna deze opgelijst worden (3). Je kan ook de termen opzoeken via de zoekopdracht voor hetzelfde resultaat (4).

Iets niet helemaal helder? Voor al je vragen en opmerkingen kan je contact opnemen met erfgoeddatabank@meemoo.be.