Heeft jouw organisatie tot nu toe aan collectieregistratie gedaan in Adlib of Axiell en wil je de overstap naar de erfgoeddatabank maken? Dan kom je in onderstaande handleiding te weten hoe je jouw data alvast kan opschonen voor een toekomstige migratie vanuit Adlib of Axiell Collections naar het collectiebeheersysteem van de erfgoeddatabank.  

De focus van de handleiding ligt voornamelijk op de applicatieversie 4.3 van Erfgoedinzicht, maar je kan de verschillende instructies ook grotendeels toepassen op meer recentere versies van Adlib. De screenshots uit Adlib of Axiell Collections die hieronder volgen, kunnen dan wel wat afwijken van jouw gebruikersinterface.

We willen jou vanuit meemoo zoveel mogelijk advies en begeleiding bieden, zodat jouw geregistreerde data vlot overgezet kunnen worden en niet verloren gaan. Deze handleiding dient als een stappenplan waarin de acties staan opgelijst die je nu al preventief kan ondernemen in de aanloop naar de effectieve migratie van jouw data. Voor de meeste datavelden in Axiell Collections voorzien we geen problemen bij de migratie naar de erfgoeddatabank, maar er zijn ook enkele afwijkende velden of velden waarop specifieke regels van toepassing zijn waar je best nu al - tijdens de opschoning van jouw data - rekening mee houdt. Ook lijsten we hieronder de velden op die standaard niet gemigreerd zullen worden naar het collectiebeheersysteem van de erfgoeddatabank. De informatie uit die velden kan je op een andere plaats invullen in velden die wel gemigreerd zullen worden.

Deze handleiding bestaat uit acht grote rubrieken : 

1. prioritering dataschoning voor migratie (i.f.v. dataverlies)
2. automatische linken naar Getty AAT
3. opschoning op niveau van de collectie (objecten)
4. opschoning in de eigen thesauruslijst
5. opschoning in de personen en instellingen
6. opschoning in kader van standplaatsbeheer
7. opschoning rond de digitaal gekoppelde bestanden
8. opschoning in de bibliotheekmodule
    

Prioritering dataschoning voor migratie

Om dataverlies te vermijden is het heel belangrijk om dit eerste punt goed na te lezen en door te voeren. De andere volgende rubrieken rond opschoning zijn minder cruciaal, maar overloop je ook best en pas je beter ook aan voor de migratie.

Bestand objecten (eigen beheer, derden, collecties), veld Bijzonderheden bij huidige standplaats (tag 2D) - NIEUW 11/03/2026

Het veld Bijzonderheden bij de huidige standplaats wordt niet gemigreerd als er hier geen huidige standplaats ingevuld werd.

In onderstaand voorbeeld wordt de inhoud bij Bijzonderheden Huidige standplaats “Oude werkkamer links (doos 668)” niet gemigreerd. Deze informatie gaat dus verloren als er geen standplaats aan gekoppeld wordt. Je kan het ook oplossen door de inhoud van het tabblad Standplaats/Toekomstige verplaatsingen te verplaatsen naar een ander tabblad.

Je kan dit via geavanceerd zoeken terugvinden met de volgende zoekvraag: huidige_standplaats.bijzonderheden = * And huidige_standplaats =""

Bestand objecten (eigen beheer, derden, collecties), veld rechten (tag RQ)

De rechten vanuit Axiell worden niet gemigreerd. In de erfgoeddatabank kunnen rechten op diverse manieren geïmplementeerd worden. Bij de aanmaak van gebruikers kunnen deze heel specifiek ingedeeld worden volgens nodige rechten.

Bestand objecten (eigen beheer, derden, collecties), velden aantal (tag QU) en onderdeel (tag PA)

Deze beide velden mogen uitsluitend numerieke waarden bevatten. Je gaat best via export (Excel, csv) na of er geen alfanumerieke waarden in voorkomen.

Bij de objecten mogen in het veld ‘Aantal’ & ‘onderdeel’ enkel numerieke waarden ingevuld worden, afwijkende tekstwaarden zullen niet gemigreerd worden. Deze afwijkende waarden kan je snel in de collectie terugvinden door alle ingevulde aantallen op te vragen en deze vervolgens te sorteren op aantal. Hiervoor geef je bij ‘geavanceerd zoeken’ volgende zoekopdracht in: 'aantal_onderdelen = *' of 'deel = *'.

Vervolgens zorg je ervoor dat het aantal onderdelen of het deel zichtbaar wordt als nieuwe kolom in de lijstweergave. Klik op het icoon van ‘Instellingen’ onder de lijstweergave en zorg ervoor dat het veld ‘aantal onderdelen’ rechts verschijnt. Klik vervolgens op ‘OK’.

Markeer alle records en klik op de Excel-knop. Daarna krijg je de info uit de lijstweergave - inclusief aantal_onderdelen - in een Excel-bestand. In Excel kan je gemakkelijk sorteren op die laatste kolom. De afwijkingen bij aantal_onderdelen staan ofwel bovenaan ofwel onderaan.

Het veld ‘Aantal’ komt in de erfgoeddatabank terecht in het veld ‘Aantal exemplaren’ onder de tab ‘Kerngegevens’:

Bestand objecten onder tabblad fysieke kenmerken - afmetingen

Bij de objecten onder het tabblad ‘fysieke kenmerken’ worden enkel afmetingen gemigreerd wanneer er een afmeting effectief ingevuld werd. De waarde mag dus niet leeg zijn.

Wanneer het volgende voorkomt bij de registratie, gaat deze lijn dus verloren, ook al bevat ze informatie.

Je kan deze voorkomens heel makkelijk detecteren en eventueel nog aanpassen voor de migratie. Via geavanceerd zoeken, geef je de volgende zoekzin in:

(afmeting.soort = *) and not (afmeting.waarde = *)

Bestand objecten (eigen beheer, derden, collecties), veld Financiering Bron (tag HM)

Bij de objecten onder het tabblad ‘Verwerving’ kan je checken of het veld ‘Financiering Bron’ ingevuld is. Om dit te doen, geef je via ‘geavanceerd zoeken’ het volgende in: 'verwerving.financiering.bron = *'.

Dit veld wordt niet gemigreerd. Wil je de inhoud van dit veld wel behouden, dan verplaats je het best naar ‘Bijzonderheden’ onderaan hetzelfde tabblad ‘Verwerving’.

Algemeen - Aangemaakte Pointerfiles uit Axiell worden niet gemigreerd

Indien je in Axiell via pointerfiles gewerkt hebt om delen van de collectie te onderscheiden, dan ga je die zoekopdrachten ergens best noteren zodat je ze opnieuw kunt nabouwen in de erfgoeddatabank

Pointerfiles worden niet gemigreerd omdat ze geen geregistreerde data zijn.

Ons advies is om de meest gebruikte pointerfiles nu nog intern te capteren. Je kan ze achterhalen via het volgende scherm:

Bestand conserveringsbehandelingen, veld Status (tag RS)

Bij conserveringsbehandelingen kan de status enkel maar één van de volgende waarden zijn: 'aangevraagd', 'in beraad', 'in behandeling', 'goedgekeurd', 'afgewezen', 'voltooid' en 'geannuleerd'.

In Axiell moet je nagaan of er in jouw collectie geen waarden gebruikt worden die van bovenstaande waarden afwijken. Andere waarden die in Axiell voorkomen, zullen niet gemigreerd worden. Pas dus best de afwijkende waarden aan naar een correct gebruikte term. De status van de conserveringsbehandeling kijk je best na in de afzonderlijke dataset 'Conserveringsbehandelingen'.

Bestand thesaurus, veld Soort term (tag do)

Hieronder volgen de aandachtspunten met betrekking tot de eigen thesaurustermen. Daarbij is het aangeraden om bepaalde vaste thesaurustermen in de erfgoeddatabank te gebruiken, gebaseerd op Invulboeken en andere standaarden (de lijst wordt nog aangevuld in de loop van de volledige migratie).

Soort term

‘Soort term’ wordt voor verschillende doeleinden gebruikt:

Term soort Rechten

Net als bij 'Toestand' zullen de records die 'Rechten' bevatten, vertaald worden naar een vaste lijst om zo te migreren. Deze vaste lijst in de erfgoeddatabank bevat uitsluitend de volgende waarden.

Best zal je in Axiell dit veld dan preventief al zo instellen en opschonen.

Term soort NAMTYPE zal niet gemigreerd worden. Je kan deze in de applicatie detecteren via de zoekvraag 'term.soort = NAMTYPE'.

Term soort GUIDE zal niet gemigreerd worden. Je kan deze in de applicatie detecteren via de zoekvraag 'term.soort = GUIDE'.

De overstap van Erfgoedinzicht Personen naar de erfgoeddatabank - NIEUW 23/03/2026

Bij de migratie naar de erfgoeddatabank wordt je dataset "Personen" opgesplitst in de modules Adressen en Personen / Organisaties. Deze keuze is niet vrijblijvend: ze bepaalt welke koppelingen je later kan maken tussen je objecten en deze entiteiten.

Waarom de juiste module cruciaal is

De erfgoeddatabank dwingt een strikte logica af in de relaties tussen objecten en personen. Bepaalde velden bij een object kunnen namelijk enkel 'praten' met één specifieke module:

• De module Personen / Organisaties is de enige bron voor inhoudelijke rollen zoals Vervaardiger (Maker) of Auteur.
• De module Adressen is de aangewezen plek voor administratieve relaties zoals Eigenaar, Conservator of Verwervingsbron.

Let op: als een kunstenaar per ongeluk enkel in de module Adressen belandt (omdat het veld ‘naam soort’ (name_type) in Erfgoedinzicht niet correct was ingevuld), zal je deze persoon in de erfgoeddatabank niet kunnen selecteren als 'Vervaardiger' bij een object.

De migratieregel

Om te bepalen waar een record thuishoort, wordt bij migratie  naar het veld ‘naam soort’ (name_type) in Erfgoedinzicht gekeken. Indien er meerdere types zijn ingevuld, wordt elk type meegenomen in de evaluatie.

Veel ‘naam soorten’ (name_type) worden in beide modules gecreëerd, hieronder vind je het overzicht. Hierbij vind je steeds de technische benaming met daarboven de Nederlandstalige vertaling die zichtbaar is in Axiell Collections. Is er slechts één term in het Nederlands aanwezig, dan betreft dit data die fout in Axiell Collections staan (bv. door historische import): deze fouten worden rechtgetrokken tijdens de migratie. 

Hoe schoon je je data op?

Om een vlotte werking in de erfgoeddatabank te garanderen, is het essentieel dat je je Erfgoedinzicht-data controleert vóór de migratie:

1. Controleer ontbrekende types: records zonder type ‘naam soort’ belanden standaard in de module Adressen en kunnen bij migratie dus niet als vervaardiger aan een object gelinkt worden. Na migratie kan je deze records wel opnieuw creëren en koppelen aan het object. Je kan ze vinden door bij geavanceerd te zoeken naar naam.soort = “”.

2. Voornaam en achternaam: enkel records met een ingevulde voor- en achternaam krijgen in de erfgoeddatabank het weergavescherm voor ‘Personen' (met velden voor geboortedata, etc.). Indien een record geen voor-of achternaam heeft, kennen we automatisch het type 'organisatie' toe in de module 'Personen / Organisaties' met bijhorend weergavescherm. Dit kan ook na migratie opgekuist worden.

Bestand standplaats/verpakkingen, veld standplaats_niveau (tag nv)

Het veld standplaats_niveau wordt niet gemigreerd.

Bestand beelddocumentatie, veld eigenaar (tag RQ)

Hier is geen actie voor nodig.

Bestand Bibliotheek, veld trefwoord.eigennaam (tag ij)

Het veld trefwoord.eigennaam bevat heel wat discrepantie. In de erfgoeddatabank wordt dit veld enkel als tekst gemigreerd. Wil je dat de eigennaam als naam bewaard wordt in de erfgoeddatabank, dan moeten die velden verplaatst worden.

Het veld trefwoord.eigennaam kun je opzoeken via Geavanceerd zoeken, deze eventueel als kolom activeren in de resultatenlijst.

Automatische linken naar Getty AAT

Vanuit de erfgoeddatabank kan je de erfgoedinformatie meteen linken met externe authorities, zoals de AAT, TGN, ULAN, RKDartists, VIAF, Wikidata, … 

Gebruikers met voldoende beheersrechten zullen ook eigen waardenlijsten kunnen opladen binnen hun eigen domein. In dat kader willen we jou informeren over onze migratieregels, meer specifiek rond de migratie van de authorities bij de AAT.

Alle thesaurustermen van Erfgoedinzicht worden gemigreerd naar de erfgoeddatabank. Er zijn een groot aantal termen beschreven in Erfgoedinzicht met hierbij een bron en een identificatienummer die verwijzen naar een term uit de Getty AAT. Deze termen kunnen in de erfgoeddatabank gemigreerd worden als Linked Data.

Het gaat in Axiell over de velden bron (tag br) en nummer (tag tn) onder de dataset Thesaurus. Let wel, het gaat hier enkel over een link met Getty AAT en niet over linken naar ULAN, wikidata,...

Je kan deze velden terug vinden via geavanceerd zoeken op de zoekvraag: bron _ "AAT".

Om deze migratie vlot te kunnen laten verlopen, moeten we algemene migratieregels vastleggen voor alle gebruikers. Bij termen in de thesaurus die niet gelinkt kunnen worden aan Getty AAT moet er niets veranderen. Deze mag je zo laten en zullen zonder link gemigreerd worden. 

Voor termen die wel gelinkt kunnen worden aan een Getty AAT term, zal meemoo de koppeling voorzien. Als de brondata “AAT” of “aat” bevat, dan wordt automatisch de link naar de Getty AAT gelegd. Dit gebeurt bij de migratie van je collectie-data. 

Notatie: http://vocab.getty.edu/aat/ID 

• concreet voorbeeld:  http://vocab.getty.edu/aat/300140803

Wil je géén automatische koppeling door meemoo laten uitvoeren (bijvoorbeeld omwille van eigen en andere integraties), neem zo snel mogelijk contact op via erfgoeddatabank@meemoo.be. Zo kunnen we kijken of er een andere haalbare oplossing op maat is voor jullie organisatie. Het gaat hier om de termen die in jullie thesaurus vandaag al een verwijzing hebben met een bron en een nummer naar de Getty AAT, maar die om een bepaalde reden niet gelinkt moeten worden in de erfgoeddatabank. De verwijzing naar de Getty pagina zelf zal wel gemigreerd worden, maar de term wordt enkel toegevoegd aan de eigen vocabulaire binnen de erfgoeddatabank.

Opschoning collectie op objectniveau

De volgende opmerkingen/velden hebben betrekking op de Objecten-dataset in Axiell Collections. Je kan ze best van daaruit opzoeken, controleren en aanpassen.

Instellingsnaam 

De instellingsnaam moet voor alle records ingevuld zijn. Kies de bovenste zoekingang ‘Objecten’:

Bij de volgende stap ga je naar ‘geavanceerd zoeken’, waar je het volgende ingeeft: instelling.naam = ""

Het resultaat geeft je de records waaraan je nog een instellingsnaam moet toekennen. De instellingsnaam moet voor elk nieuw record aanwezig zijn. We merkten in de data op dat als een instellingsnaam ooit werd gewijzigd, dit niet altijd en overal consequent werd aangepast. Controleer dus goed alle bestaande instellingsnamen die je hebt gebruikt en kijk of er geen dubbels zijn of afwijkingen die niet kloppen.

In de erfgoeddatabank wordt de instellingsnaam weergegeven als het veld ‘Domein’. Je vindt het rechtsboven terug.

Huidige standplaats

Een object mag maar één huidige standplaats hebben in Erfgoedinzicht. Bepaalde objecten hebben echter meerdere huidige standplaatsen (tag 2A). Technisch is het onmogelijk om meerdere huidige standplaatsen te koppelen aan hetzelfde object, maar door een historische bug zijn hier wel voorbeelden van gevonden tijdens de migratie.

Om deze te kunnen detecteren geef je volgend statement in bij ‘geavanceerd zoeken’: Count(2A)>1

Bij de migratie naar de erfgoeddatabank wordt enkel de huidige standplaats overgebracht die je nu in Axiell Collections ziet staan. De huidige standplaats in de overige herhalingen wordt genegeerd.

Afmetingen

We merkten op dat in Erfgoedinzicht de velden ‘Onderdeel’, ‘Afmeting’, ‘Waarde’, ‘Eenheid’, ‘Precisie’ en ‘Bijzonderheden’ door elkaar gebruikt zijn. De breedte van een object is bijvoorbeeld ingevuld in het veld ‘Onderdeel’, een numerieke waarde staat in het veld ‘Eenheid’, cm in het veld ‘Afmeting’, ... 

Ook het consequent gebruik van het veld ‘Onderdeel’ is belangrijk om deze juist te kunnen groeperen in de erfgoeddatabank. We raden aan om elk onderdeel te benoemen, zodat na migratie de correcte herhaalbare groep ‘Afmetingen’ gemaakt wordt.

Een correcte weergave is bijvoorbeeld:

In de erfgoeddatabank zal dit er dan als volgt uitzien:

Een ander voorbeeld vind je hieronder:

Materiaalbeschrijving

Het veld ‘Materiaalbeschrijving’ kan mogelijk ook wat opschoning gebruiken voor de migratie naar de erfgoeddatabank. In dit veld staan namelijk vaak de gebruikte materialen opgesomd, terwijl deze in het veld ‘Materiaal’ (materiaal) of ‘Beschrijving’ (fysieke_beschrijving) zouden moeten komen. Dit is voor object records waarbij alleen ‘Materiaalbeschrijving’ ingevuld is, zonder dat er data in het veld ‘Materiaal’ aanwezig zijn.

Als er wel al iets ingevuld is in het veld ‘Materiaal’, dan zal de inhoud van het veld ‘Materiaalbeschrijving’ gemigreerd worden als detail van het veld ‘Materiaal’ in de erfgoeddatabank.

Dit wil dus zeggen dat als je het veld ‘Materiaalbeschrijving’ op voorhand opschoont, de inhoud van het veld ‘Materiaal’ in Axiell mooi zal doorstromen naar de erfgoeddatabank. Kies je ervoor om dit niet op voorhand te doen, dan zullen alle termen in het veld ‘Materiaalbeschrijving’ naar de materiaalthesaurus in de erfgoeddatabank gemigreerd worden. 

Objectnummer en Alternatief nummer - NIEUW 25/03/2026

Het meest gebruikte nummer is het objectnummer uit de collectie. Dit objectnummer wordt gemigreerd als Type inventarisnummer. 

Volgende types kunnen toegekend worden in de objectenmodule:

• inventarisnummer
• alternatief objectnummer
• identificatie eigendomsoverdracht
• KIK-IRPA objectnummer
• LIAS objectnummer
• nummer exemplaar publicatie
• oud objectnummer
• PARCUM objectnummer
• patrimoniaal nummer
• reeksnummer
• vergunningsnummer (kandidaat)
• vondstnummer (kandidaat)

Wanneer een afwijkend 'alternatief nummer' in Axiell gebruikt wordt, wordt deze als geweigerde term gemigreerd. Deze kunnen voor of na migratie opgeschoond worden.

Post-migratie kan er met de gebruikersgroep mogelijk gekeken worden om de lijst aan types aan te vullen. Het kan dus zijn dat er nog extra types objectnummer toegevoegd worden na de migratie. 

Opschoning thesaurus

In de erfgoeddatabank kan je in de module ‘Thesaurus’ verschillende thesauri vinden. Deze bestaan in drie types. 

• Lijst: deze thesauri zijn een platte lijst. Er is geen hiërarchie tussen de knooppunten. Een voorbeeld is de thesaurus achter het veld ‘Type titel’. 

• Thesaurus: deze thesauri zijn getrapte lijsten. Een knooppunt kan meerdere onderliggende knooppunten hebben en maximaal één bovenliggend knooppunt. Een voorbeeld is de thesaurus achter het veld ‘Label publieke ontsluiting’. 

• Polyhiërarchische thesaurus: deze thesauri zijn ook getrapte lijsten. Een knooppunt kan niet enkel meerdere onderliggende knooppunten hebben, maar ook meerdere bovenliggende knooppunten. Momenteel is enkel de Getty AAT thesaurus polyhiërarchisch aangezien de AAT zelf dit ook is. 

Je kan in Axiell Collections bij een thesaurusterm een bron en nummer invullen als aanduiding vanwaar deze gegevens komen. Dit kan verwijzen naar Getty AAT, Wikidata of andere externe autoriteiten.

In de erfgoeddatabank wordt deze info gemigreerd naar het veld ‘Interne naam’. 

In Axiell Collections kan je enkele opschoningsacties doen in de thesauri voordat er gemigreerd wordt naar de erfgoeddatabank. Zo kan je records loskoppelen van 'verkeerde' waarden en waar nodig koppelen aan de correcte termen. Dit moet manueel gebeuren. Je kan ook ‘verkeerde’ waarden op de status ‘verworpen’ zetten. Wat niet in Axiell Collections geschoond wordt, zal je kunnen opschonen in de erfgoeddatabank na migratie.

In Axiell Collections kan je voor de status uit maar liefst zes waarden kiezen:

In de erfgoeddatabank wordt onderscheid gemaakt tussen status op knooppuntniveau, status op termniveau en categorie op termniveau. Voor status (knooppunt) bestaan er drie waarden: geweigerd, kandidaat, gevalideerd. Een gevalideerd knooppunt en kandidaat-knooppunt kunnen door alle gebruikers gekozen worden als invoer in een record. Hierbij is het verschil dat een kandidaat-knooppunt in het blauw zal staan om aan te tonen dat dit knooppunt nog gevalideerd moet worden door een collega. Geweigerde knooppunten worden in het rood aangeduid. Je kan dit knooppunt dan niet meer kiezen als invoer voor een record.

Een knooppunt kan meerdere termen hebben. Zo wordt met categorie (term) aangeduid of een term alternatief (niet-voorkeursterm) of preferred (voorkeursterm) is. Ook hier kan je als status (term) kiezen tussen geweigerd, kandidaat of gevalideerd. 

De erfgoeddatabank zal de diverse statuswaarden volgens de volgende mapping overnemen:

• De statussen ‘niet gedefinieerd’ alsook lege statussen zullen zowel met een blanco nodestatus als een blanco termcategorie én blanco termstatus voorkomen in de databank.
• De status ‘verworpen’ zal in de databank zichtbaar zijn door node én termstatus die op ‘geweigerd’ staan.
• De status ‘kandidaat’ zal in de databank zichtbaar zijn met node én termstatus die op ‘kandidaat’ staan en met als termcategorie ‘preferred’ (voorkeursterm).
• De status ‘non-descriptor’ zal in de databank zichtbaar zijn met node én termstatus die op ‘gevalideerd’ staan en met als termcategorie ‘non-preferred’ (niet-voorkeursterm).
• De status ‘verouderd’ zal in de databank zichtbaar zijn met node én termstatus ‘geweigerd’
• De status ‘descriptor’ zal in de databank zichtbaar zijn met node én termstatus ‘gevalideerd’ en met als termcategorie ‘preferred’ (voorkeursterm). 

Dubbele termen verwijder je best. Via sortering vallen die snel op zoals je hier kan zien:
 

Bestand thesaurus, veld Tekst voor Bibliotheek OPAC (tag ot)

Het veld ‘Tekst voor Bibliotheek OPAC’ wordt niet gemigreerd.

Hieronder volgen de aandachtspunten met betrekking tot de eigen thesaurustermen. Daarbij is het aangeraden om bepaalde vaste thesaurustermen in de erfgoeddatabank te gebruiken, gebaseerd op Invulboeken en andere standaarden (de lijst wordt nog aangevuld gedurende de volledige migratie). 

Soort term

‘Soort term’ wordt voor verschillende doeleinden gebruikt:

Belangrijk is dat ‘Soort term’ nooit leeg mag zijn. Je kan dit voor de eigen thesaurus nagaan. Indien je resultaat hebt, voeg dan zo correct mogelijk de juiste ‘Soort term’ toe aan de bijhorende ‘Term’:

Aandachtspunten bij het veld ‘Soort term’. Een termsoort kan een gevarieerd gamma aan waarden bevatten die doorheen de collectieregistratie andere doeleinden hebben. We geven voornamelijk suggesties over correct gebruik in het kader van de opschoning voor de migratie naar de erfgoeddatabank. We overlopen hieronder de termsoorten waarbij we op mogelijke problemen botsten en geven daar wat extra toelichting bij.

Toestand

Hiervoor moet je één van de volgende termen gebruiken:

• goed
• redelijk
• matig
• slecht

De herhaalbare groep en het veld ‘Toestand’ kan je in de erfgoeddatabank terugvinden door in de module ‘Objecten’ op het tabblad ‘Toestandsinformatie’ te klikken:


 

Compleetheid

Hiervoor moet je één van de volgende termen gebruiken:

• compleet
• incompleet
• fragmentarisch

In de erfgoeddatabank vind je het veld ‘Compleetheid’ terug door naar het tabblad ‘Toestandsinformatie’ te gaan en vervolgens op de herhaalbare groep ‘Compleetheid’ te klikken:

In Axiell Collections zit dit veld onder de tab ‘Toestand/Conservering’. Daar is het veld een gewoon tekstveld. De gebruikte waarden pas je best aan naar één van de drie toegelaten waarden (compleet, incompleet en fragmentarisch) in de erfgoeddatabank. De afwijkende waarden kan je via geavanceerd zoeken opsporen met de zoekvraag: 

all And not (TS = "compleet" Or TS = "incompleet" Or TS= "fragmentarisch") And TS = *

In Axiell Collections vinden we bijvoorbeeld volgende afwijking van de term ‘volledig’ terug: 

Taal

Hiervoor baseren we ons op ISO-639-3. Indien ‘taal’ bij ‘Soort term’ zou voorkomen, is het belangrijk dat je een taal ingeeft die ook voorkomt in de ISO-lijst. Zo noteren we Engels als ENG of Nederlands als NLD. Als dat niet het geval is, wordt de taal niet overgenomen bij migratie.

Let wel op: we werken wel met concordantielijsten voor de meest voorkomende termen. Zo zal Engels als ENG gemigreerd worden. 

Afmeting

Hier kan je aanduiden dat de ‘Soort term’ gelijk moet zijn aan ‘afmeting’. Vervolgens krijg je een volledige lijst met afmetingen en kan je nagaan of er vreemde termen gebruikt worden. 

Bij afmetingen komen we bijvoorbeeld het volgende tegen:

In de erfgoeddatabank zal dat er zo uitzien:

Trefwoorden

In Erfgoedinzicht zijn sommige waarden vervuild. Deze zullen voor migratieproblemen zorgen. Trefwoorden die een komma, puntkomma of dubbele punt bevatten, moet je opkuisen. ‘Trefwoord’ mag ook alleen trefwoorden bevatten en geen beschrijvende informatie over een objectnaam, materiaal, techniek, …. .

Verwervingsmethode

Hiervoor moet je één van de volgende termen gebruiken:

• aankoop
• bewaarneming
• bruikleen
• bruikleen langdurig
• bruikleen tijdelijk
• handgift
• herbestemming
• legaat
• museum
• onbekend
• opdracht
• overdracht
• recuperatie (kandidaat term)
• ruil
• schenking
• vondst
• winst (kandidaat term)

In de erfgoeddatabank vind je dit terug door naar het tabblad ‘Verwerving / Eigendom’ te gaan en vervolgens op de herhaalbare groep ‘Verwerving’ te klikken:

Afstotingsmethode

Hiervoor moet je één van de volgende termen gebruiken:

• bruikleen
• diefstal
• herbestemming
• in verzekerde bewaring
• legaat
• onbekend
• overdracht
• retour (bruikleengever / kunstenaar / schenker)
• ruil
• schade
• schenking
• verkoop
• verlies
• vermist
• vernietiging

In de erfgoeddatabank vind je dit terug door naar het tabblad ‘Verwerving / Eigendom’ te gaan en vervolgens op de herhaalbare groep ‘Afstoting’ te klikken:

Eigennaam

De onderstaande zoekopdracht geeft je een lijst waarbij je kan nagaan of eigennamen in Axiell Collections nog in de collectie gebruikt worden. Indien dit niet het geval is, verwijder je best deze eigennaam uit de thesaurus, zodat je een nette lijst kan migreren naar de erfgoeddatabank.

Schrift

Hiervoor baseren we ons op ISO-15924. Let er op dat een gebruikt schrift zeker conform is met deze lijst. Voorbeelden zijn Latijns schrift, Grieks schrift of Japans schrift. Ook hier werken we met een concordantietabel. Zo zal een term ‘Latijns’ gemigreerd worden als ‘Latijns schrift’. 

Vindplaats en geografisch trefwoord

Zowel de soort term ‘Vindplaats’ als de soort term ‘Geografisch trefwoord’ wordt in de erfgoeddatabank bewaard onder de module ‘Plaatsen’. Het onderscheid tussen beide termen wordt als volgt gemaakt:

• Een geografisch trefwoord is ruimer en houdt meestal een bredere plaatsbepaling in. Dat kan een stad zijn, maar ook bv. de mijnsite waar een bepaald mineraal gedolven werd (Kambova mine)

• Vindplaats gaat over een specifieke vindplaats, bijvoorbeeld een specifieke plaats in een mijn. Bij een vindplaats kunnen ook coördinaten gebruikt worden. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je dergelijke coördinaten kan registreren in de erfgoeddatabank:

Opschoning Personen en Instellingen

Gelijkaardig aan de term soort bij de thesaurus, hebben we soort naam in de dataset van Personen en instellingen.

Soort naam

‘Soort naam’ wordt voor verschillende doeleinden gebruikt:

Belangrijk is dat ‘Soort naam’ nooit leeg mag zijn.. Indien je resultaat hebt, voeg dan zo correct mogelijk de juiste ‘Soort naam’ toe:

Opschoning standplaatsbeheer

Het bestand ‘Standplaatsen’ in Axiell Collections bevat naast standplaatsen ook verpakkingen.  Het is belangrijk dat deze data goed geschoond worden om migratieproblemen te vermijden. Dit wil zeggen dat je alle standplaatsen effectief als ‘standplaatsen’ en alle verpakkingen ook als ‘verpakking’ moet registreren..Ook de diverse verpakkingstypes moeten worden opgeschoond.  

We benadrukken dat hier enkel de verpakkingstypes behouden mogen worden die ook effectief in gebruik zijn. Om dit na te gaan, geef jei via ‘geavanceerd zoeken’ de volgende zoekzin in: verpakkingstype =* (zoals in het volgende screenshot).

Via de knop Instellingen kan je het veld ‘verpakkingstype’ rechts laten verschijnen.

Je kan de kolom ‘Verpakkingstype’ sorteren, omdat dit een geïndexeerd veld is. Als je één keer op de kolomkop klikt, kan je de kolom alfabetisch sorteren. Tweemaal klikken zorgt ervoor dat de kolom aflopend gesorteerd wordt. Eventueel kun je ook alles markeren en naar Excel exporteren (zie de werkwijze hierboven bij ‘aantal onderdelen’). Deze lijst dient tenslotte overlopen te worden met de dataset ‘Verpakkingstypen’, zodat je de overbodige types die niet gebruikt worden, kan wissen.

Voorbeeld verpakkingstype Axiell:

In de erfgoeddatabank zullen de verpakking en het verpakkingstype samengebracht worden in het veld ‘Type’ in de module ‘Toebehoren’:

Bij de standplaatsen en verpakkingen gelden enkele beperkingen. In de erfgoeddatabank zit dit qua opbouw namelijk strenger ineen dan in Adlib. Daar kan je momenteel door oneigenlijk gebruik een standplaats in een standplaats in een verpakking in een standplaats plaatsen, terwijl de logica steeds aan volgende voorwaarden zou moeten voldoen: 

• Een standplaats kan (maar hoeft niet) een andere standplaats of verpakking als onderdeel hebben. De standplaats ‘museumgebouw’ heeft als delen ‘bureel directeur & conservator’ en ‘bureel registratie’
  
  
• Een standplaats kan (maar hoeft niet) tot een andere standplaats behoren. De standplaats ‘Reserve zolder’ behoort tot ‘Museumgebouw’
  
  
• Een verpakking kan (maar hoeft niet) een andere verpakking als onderdeel hebben
  
  
• Een verpakking kan (maar hoeft niet) tot een andere verpakking of standplaats behoren
  
  
• Een standplaats kan geen onderdeel zijn van een verpakking

In de erfgoeddatabank registreer je standplaatsen in de Thesauri-module. Deze standplaatsen kan je dan vervolgens linken aan object-records in de Objecten-module, maar ook aan verpakking-records in de Toebehoren-module. 

In de Thesauri-module kan je gestructureerde boomdiagrammen opstellen van de standplaatsen van je eigen organisatie. De ‘Voc’-term wordt automatisch toegevoegd en mag je niet verwijderen of veranderen. Dit is immers nodig om de scanapplicatie te doen werken.  

Een voorbeeld van standplaatsgeschiedenis in Axiell Collections zie je hieronder::

Opschoning in functie van digitale assets (DAM) 

Digitale assets in Axiell en DAM-systeem - NIEUW 23/04/2026

Het collectiebeheersysteem Adlib is gekoppeld aan een DAM-opslagmodule. Wanneer je foto’s koppelt aan je object, worden die foto’s automatisch bewaard in het DAM-segment van je applicatie. Op het moment van koppeling worden er ook afgeleiden, zoals een thumbnail, gemaakt die ook in het DAM gestockeerd worden. Wanneer foto’s verwijderd worden uit Adlib, dan moeten dat fotobestand en zijn afgeleiden ook gewist worden in het DAM. Naast een account op Adlib hadden bepaalde gebruikers ook toegang tot het eigen DAM-systeem.

We merken dat er vaak verschillen zijn tussen het aantal aanwezige foto’s in Adlib en het effectieve aantal digitale bestanden in het DAM. Het collectiebeheersysteem vergelijken met het DAM is een lastige klus.

We kunnen hierbij helpen door partners van Erfgoedinzicht een export te bezorgen uit het DAM-systeem met alle aanwezige fotobestandsnamen van alle reproducties. Uit Axiell kan je ook een export genereren met de fotobestandsnaam, zodat je beide geëxporteerde lijsten kan vergelijken.

Als je alle records wil opvragen die ooit in Axiell met een foto werden gekoppeld, moet je ‘all’ ingeven bij ‘geavanceerd zoeken’. Dit doe je in de dataset Beelddocumentatie.

Kijk zeker na in het bestand Beelddocumentatie of je via Geavanceerd zoeken FN = “” kan terug vinden. Dit betekent dat er een record werd aangemaakt zonder een koppeling naar het DAM. Hier is de koppeling destijds niet geslaagd en mag je de records verwijderen die je zou aantreffen. Eventueel kan je bij dit resultaat kijken naar het veld oorspronkelijke file naam om te zien welke bestandsnaam de foto had. Je kan deze opnieuw koppelen, mocht dat daarvoor nog niet gelukt zijn.

Wil je alle records zonder een gekoppeld objectnummer opvragen in Axiell, dan geef je IN = "" in bij ‘geavanceerd zoeken’. Hier is de fotokoppeling destijds wel gelukt, maar werd er voor de fotobestandsnaam geen passend objectnummer gevonden in de objectendataset. Ofwel werd het object ondertussen verwijderd, zonder daarbij de gekoppelde foto’s uit zowel het DAM als uit Beelddocumentatie te wissen. We raden aan om zeker ook deze gevallen even te overlopen.

In de erfgoeddatabank komen de fotobestanden terecht in het rechterpaneel van de toepassing onder de filmrol. Bij een object kunnen meerdere foto’s getoond worden:

Opschoning in de bibliotheekmodule

Bestand Bibliotheek, veld aanschafdatum (tag du) - NIEUW 11/03/2026

Doordat het onmogelijk is om de aanschafdatum op editieniveau naar een copy (op exemplaarniveau) te herleiden, wordt deze best opgeschoond waar nodig. 

Voor een aanschafdatum op editieniveau zal wat niet vooraf opgeschoond werd naar de NotesGrp gaan met een specifiek type. Na de migratie kan dit eventueel ook verder opgeschoond worden.

Controleer dus zeker op de aanwezigheid van dit veld. Deze kun je makkelijk terug vinden onder de diverse datasets van Bibliotheek. Tijdens de migratie botsten we hier op records voornamelijk uit de datasets Tijdschriften en Spelen. Je kunt ze makkelijk traceren via de volgende zoekzin:

aanschafdatum = *

De aanschafdatum staat onder het tabblad ‘Beheersgegevens’. Ze heet echter wel Aanwinstdatum in Collections!

Voer deze zoekzin dus zeker uit op de diverse datasets onder de bibliotheekmodule.