In het kader van het Hermes-project ontwikkelden we voor sleutelgebruikers op hetarchief.be uitwisselfunctionaliteiten die de afhandeling van aanvragen en de download van materiaal een stuk eenvoudiger maken. Terwijl je vroeger enkel een aanvraagformulier kon versturen naar een andere contentpartner, verloopt het volledige aanvraag- en uitwisselproces voor hergebruik door sleutelgebruikers binnen het platform zelf.

Context

Uit heel wat gesprekken met contentpartners de afgelopen jaren bleek dan ook een duidelijke behoefte aan een efficiënter en beter ondersteund proces. Van 2021 tot en met 2023 voerde meemoo daarom een analyse uit als vooronderzoek naar een professioneel uitwisselplatform. In het Hermes-project werkte meemoo daarop verder en dat resulteerde in nieuwe functionaliteiten die aanvraag, beoordeling, opvolging en download van materiaal samenbrengen op één plek: hetarchief.be. Je kan rechtstreeks vanuit een detailpagina van een audiovisueel item een aanvraag indienen bij een andere contentpartner. De aanbieder behoudt daarbij volledig de controle en beslist zelf of die een aanvraag goedkeurt of weigert.

ℹ️ UGent en VRT blijven voorlopig wel nog gebruik maken van hun eigen aanvraagflow zonder de nieuwe uitwisselfunctionaliteiten. Een materiaalaanvraag bij deze partners leidt naar een eigen extern formulier of pagina, buiten hetarchief.be.

Demovideo: audiovisueel materiaal aanvragen voor hergebruik als sleutelgebruiker

Zie je geen filmpje? Controleer even je cookie-instellingen, dan kunnen we deze inhoud ook aan jou tonen. Je cookie-instellingen aanpassen kan onderaan deze pagina. Klik op 'verander uw toestemming' vlak boven de tabel en vink 'voorkeuren' en 'statistieken' aan.

Hoe start je een aanvraag?

• Ga als sleutelgebruiker naar de detailpagina van het item dat je wil aanvragen.
• Klik op ‘Toevoegen aan aanvraaglijst’.

• Kies voor ‘Ik wil dit object hergebruiken’ en klik onderaan op ‘Vul bijkomende informatie aan’.
• Het aanvraagformulier opent zich.

Wat vul je in het aanvraagformulier voor hergebruik in?

Tips! 

• Zie je een pijltje staan naast een antwoord dat je kan aanvinken: klik erop voor meer informatie over het desbetreffende antwoord.
• Geef zoveel mogelijk details mee in het aanvraagformulier, dan kan de aanbieder je aanvraag gemakkelijker beoordelen.

Materiaalselectie

• Wil je het volledige item aanvragen, dan hoef je in dit eerste blokje van het aanvraagformulier niets aan te passen.
• Wens je daarentegen maar een deeltje van het audiovisueel item aan te vragen, dan kan je aanduiden welk fragment je juist wil. Je kan met de schuifbalk onder het fragment het begin en het einde van het fragment bepalen. Of je kan in de veldjes links en rechts van die schuifbalk aangeven vanop hoeveel minuten en seconden het fragment moet beginnen en waar het fragment eindigt. 

Downloadkopie

• Kies welke kopie van het materiaal je wenst te ontvangen: de afspeelkopie of een originele kopie. 
  • Een afspeelkopie volstaat voor normale webtoepassingen en is meestal in .mp3 of .mp4-formaat.
  • Een originele kopie is de best beschikbare kwaliteit voor professioneel hergebruik. Dit formaat vereist specifieke software.

Bedoeld gebruik

• Vink aan welk gebruik van het materiaal dat je voorziet:
  • Intern gebruik zonder vergoeding of financieel voordeel
  • Extern gebruik zonder direct commercieel voordeel: ook voor extern gebruik
  • Directe commerciële exploitatie: vergoeding gelinkt aan je aankoop 

Beschrijving gebruik materiaal

• Omschrijf in je eigen woorden waarvoor je het materiaal wil gebruiken.

Ontsluiting materiaal

• Vink aan waar het materiaal getoond zal worden? Kies voor 
  • Enkel binnen de organisatie
  • of voor Organisatie en externe gebruikers.
• Hoe zal het materiaal gebruikt of getoond worden? Selecteer 
  • Digitale ontsluiting via een vast medium zonder netwerkverbinding (bv. DVD, USB-stick, …);
  • Digitale ontsluiting via netwerkverbinding en vul ook aan hoe;
  • of Andere en vul ook aan hoe.

Wijziging materiaal

• Geef mee of je organisatie wijzigingen in het materiaal wil aanbrengen of niet.

Geografisch gebruik

• Duid aan of je het materiaal zal gebruiken op de Vlaamse of Belgische markt of ook daarbuiten. Verduidelijk in dat laatste geval welk het beoogde geografisch gebruik is.

Gebruik in de tijd

• Hoe lang wil je toestemming om het materiaal te gebruiken?
  • Kies voor ‘onbeperkt’,
  • of stel bij ‘beperkte periode’ in van welke datum tot welke datum je het materiaal zou willen gebruiken.

Bronvermelding

• Duid aan op welke manier de bronvermelding voorzien is bij toegelaten hergebruik van het materiaal:
  • Gelijktijdig met het object
  • Vermelding bij object, niet noodzakelijk gelijktijdig
  • Geen vermelding

Hoe kan je je aanvraag bewaren of indienen?

Je aanvraag bewaren

• Als je het formulier deels of volledig hebt ingevuld, kan je onderaan klikken op ‘Voeg toe aan aanvraaglijst & zoek verder’.

• Je wordt dan opnieuw naar de detailpagina van het aangevraagde item gestuurd en zal daar linksonder zien staan: ‘Toegevoegd aan aanvraaglijst’.
• Je kan meteen je aanvraag via de aanvraaglijst afwerken en versturen, of je kan verder zoeken op hetarchief.be. Je aanvraag blijft tussentijds bewaard als concept, tot de aanvraaglijst is verstuurd.

Je aanvraaglijst

• Je aanvraaglijst bekijken? 
  • Klik na het invullen van een aanvraagformulier linksonder op de detailpagina van het item op ‘Bekijk je aanvraaglijst’.

• Of klik rechtsboven (tussen de taal die je gekozen hebt en het icoon van het belletje) op het icoon van de lijst. Je ziet rechtsboven dat icoon een rood bolletje met het aantal items dat je verzameld hebt in je aanvraaglijst.

• Vul je aanvraaglijst met één of meerdere aanvragen en pas nog aan waar nodig tot je klaar bent om ze in te dienen.

• Je kan een aanvraag nog aanpassen door naast een item te klikken op het potloodicoon, of je kan de aanvraag van een bepaald item nog verwijderen door op het vuilnisbakicoon te klikken.

• Maak de nodige aanpassingen per aanvraag en klik op ‘Wijzigingen opslaan’.

Je aanvraag indienen

• Klik onderaan je aanvraaglijst op ‘Werk je aanvraag af’.

• Check in de rechterkolom of jouw gegevens correct zijn. Indien niet, vraag dan een aanpassing aan van je gegevens.
• Geef jouw aanvraag (van één of meerdere items) een naam. Met deze naam groepeer je al je huidige aanvragen in je lijst. Dit is handig om later het overzicht te behouden.
• Klik op ‘Verstuur aanvraag’.

Nieuwe juridische voorwaarden

• Wanneer de uitwisselfunctionaliteit beschikbaar wordt voor sleutelgebruikers, vragen we je eenmalig om akkoord te gaan met enkele nieuwe juridische voorwaarden rond het correct uitwisselen van materiaal tussen contentpartners. Deze nieuwe bepalingen zijn opgenomen in de bestaande gebruiksvoorwaarden voor het sleutelgebruik op hetarchief.be:
  •  Voor de aanvrager: je vraagt via een formulier toestemming voor een specifiek, expliciet beschreven hergebruik. Voor elk nieuw type gebruik is een nieuwe aanvraag nodig. De aanbieder kan extra voorwaarden (zoals een vergoeding) stellen die je eerst moet aanvaarden. Je organisatie is zelf verantwoordelijk voor het naleven van de regelgeving (zoals auteursrechten, morele rechten van makers en de verwerking van persoonsgegevens).
  • Voor de aanbieder: je kunt aanvragen via het platform beoordelen, weigeren of (onder voorwaarden) goedkeuren. Als je een aanvraag goedkeurt, doe je een juridisch bindend aanbod namens jouw organisatie. Na aanvaarding (en eventuele betaling) door de aanvrager wordt er via het platform een rechtstreekse download van het materiaal in kwestie klaargezet voor de aanvrager.
  • Rol van meemoo: meemoo treedt uitsluitend op als facilitator en tussenpersoon om de communicatie te vergemakkelijken. Wanneer een aanvraag wordt goedgekeurd, ontstaat er een bindend contract rechtstreeks tussen de aanvrager en de aanbieder. Meemoo is geen partij bij deze overeenkomst en is niet verantwoordelijk voor de naleving of bewaring ervan op lange termijn.

Hoe kan je in gesprek gaan met de aanbieder van het materiaal?

• Ga naar ‘Mijn materiaalaanvragen’ door bij je account te kiezen voor ‘Mijn uitgaande materiaalaanvragen’.
• Klik op een item.

• Je krijgt een pop-up met informatie over je aanvraag. Klik op het tabblad ‘Conversatie’.

• Typ je bericht. Je kan ook documenten toevoegen aan je bericht door in de editor op documenticoon te klikken. 

• Klik rechtsonder op het verzendicoon om je bericht te versturen.

• Je bericht en bijlage verschijnen in het groen als deze zijn doorgestuurd.

Hoe kan je de vooruitgang van je aanvraag opvolgen?

• Ga naar ‘Mijn materiaalaanvragen’ via je account.
• In de lijst met uitgaande aanvragen kan je in de kolom ‘status’ volgen hoe het staat met je materiaalaanvraag.

• Stel dat je aanvraag in behandeling is (zie zandlopericoon), kan je via het detail van die desbetreffende aanvraag zien of de aanbieder jou een bericht heeft gestuurd.

• Via de conversatietab kan een aanbieder jou bijkomende voorwaarden sturen om het materiaal te mogen hergebruiken.

• Klik op 'Voorwaarden evalueren' om de voorwaarden te accepteren, of om je aanvraag te annuleren indien je niet akkoord gaat met de voorwaarden. In dat laatste geval kan je - indien gewenst - je aanvraag in aangepaste vorm opnieuw indienen.

Hoe kan je het materiaal downloaden na een goedgekeurde aanvraag?

• Als de aanbieder akkoord is gegaan met jouw aanvraag voor hergebruik en het materiaal klaar staat, kan je het op verschillende manieren downloaden:
  • Ga naar ‘Mijn materiaalaanvragen’ en klik in de kolom ‘Download’ op het icoon. Sla het bestand op.

• Of dubbelklik in de lijst met aanvragen op het item dat je wil downloaden en klik rechtsboven op de knop ‘Download materiaal’.

• Of ga naar het tabblad ‘Conversatie’ en klik daar op de knop ‘Download materiaal’.

Hoe kan je alle documenten die bij je aanvraag horen, downloaden?

• Klik op het tabblad ‘Documenten’. Daar vind je alle documenten zoals het aanvraagdocument, bijkomende gebruiksvoorwaarden indien van toepassing en eigen opgestelde en doorgestuurde documenten die bij de afgesloten aanvraag horen.

• Je kan al die documenten ook downloaden om zelf bij te houden. Klik op de titel van het document om het te openen en te downloaden.

Hoe kan ik zien dat mijn aanvraag afgekeurd is?

• Ga naar ‘Mijn materiaalaanvragen’. Als je aanvraag afgekeurd is, staat er een icoon van een verbodsbord in de kolom ‘Status’. 

• Als je op het item klikt, zal je in het tabblad ‘Info aanvraag’ bij ‘Details van de beslissing’ de reden kunnen lezen van de afkeuring indien die ingevuld is door de aanbieder.

• Ook in het tabblad ‘Conversatie’ wordt de reden van afkeuren getoond, indien opgegeven door de aanbieder.
• Als de aanvraag afgesloten is, vind je in het tabblad ‘Conversatie’ een synthesedocument. De documenten worden een beperkte tijd (18 maanden na het verloop van de download) bijgehouden, dus download het document als je het wil bijhouden.

Wanneer wordt een aanvraag gearchiveerd?

• Na 18 maanden worden afgesloten aanvragen gearchiveerd. Op dat moment worden de conversaties bij je aanvraag en de bijhorende documenten verwijderd. Download je documenten dus tijdig als je ze wil bewaren.
• Je kan wel nog een overzicht krijgen van al je gearchiveerde aanvragen door bij ‘Mijn materiaalaanvragen’ het vinkje bij ‘Toon gearchiveerde aanvragen’ aan te klikken.