In het kader van het Hermes-project ontwikkelden we voor sleutelgebruikers op hetarchief.be uitwisselfunctionaliteiten die het aanvragen, opvolgen én downloaden van materiaal een stuk eenvoudiger maken. Terwijl een aanvrager vroeger enkel een aanvraagformulier kon versturen naar een andere contentpartner, verloopt het volledige aanvraag- en uitwisselproces voor hergebruik door sleutelgebruikers binnen het platform zelf. Als aanbieder behoudt je daarbij volledig de controle en beslis je zelf of je een aanvraag goedkeurt of weigert. Medewerkers uit jouw organisatie met de rol van beoordelaar kunnen de aanvragen van andere contentpartners op hetarchief.be evalueren en opvolgen. 

Wie heeft de rol van beoordelaar in jouw organisatie?

Elke contentpartner heeft één of meerdere beoordelaars die na een automatische melding per mail aanvragen kunnen goedkeuren of weigeren in hetarchief.be. Per contentpartner is die rol toegekend. Op het partnerportaal zie je bij ‘Mijn organisatie’ bij het deel ‘Gebruikers en toegangen’ welke collega’s die rol hebben in de kolom ‘hetarchief beoordelaar’. 

Wil je een andere collega inschakelen als beoordelaar, laat het ons weten via support@meemoo.be.

Demovideo: een aanvraag tot hergebruik van audiovisueel materiaal beoordelen

Zie je geen filmpje? Controleer even je cookie-instellingen, dan kunnen we deze inhoud ook aan jou tonen. Je cookie-instellingen aanpassen kan onderaan deze pagina. Klik op 'verander uw toestemming' vlak boven de tabel en vink 'voorkeuren' en 'statistieken' aan.

Hoe weet ik als beoordelaar dat er een aanvraag is voor mijn organisatie?

• Telkens er een nieuwe aanvraag voor jouw organisatie binnenkomt of als de aanvrager iets heeft gewijzigd aan de aanvraag (bijv. bijkomende voorwaarden heeft aanvaard), ontvang je als beoordelaar van je organisatie een automatische e-mail.
• Log je vervolgens met je meemoo-account in op hetarchief.be, dan vind je onder je profiel bij ‘Mijn materiaalaanvragen’ de tab ‘Inkomende materiaalaanvragen’.
• Klik dan bijvoorbeeld een aanvraag aan die nieuw is binnengekomen. Je herkent een nieuwe aanvraag aan het stericoon.

• Neem het aanvraagformulier door in de tab ‘Info aanvraag’.

• Is er een nieuw bericht of document bijgekomen van de aanvrager, dan zal je rechtsboven de titel van de tab ‘Conversaties’ een notificatie (een rood bolletje) zien staan van het aantal nieuwe berichten of documenten. 

• Wil je de nieuwe berichten en documenten bekijken of wil je zelf een bericht of een document sturen naar de aanvrager, ga dan naar het tabblad ‘Conversaties’. 

• Typ je bericht en/of voeg een document toe door in de editor op het documenticoon te klikken. Is je bericht verstuurd, dan verschijnt het rechts in het scherm in een groen kader.

Hoe kan je een aanvraag beoordelen?

• Ga naar de tab ‘Inkomende materiaalaanvragen’ onder je profiel bij ‘Mijn materiaalaanvragen’.
• Klik de aanvraag aan.
• Klik in het pop-upvenster van de aanvraag op de knop ‘Aanvraag beoordelen’.
• Je krijgt drie keuzes:
  • Je kan de aanvraag ‘Goedkeuren’ en daarna de download van het materiaal automatisch laten klaarzetten of zelf manueel de download klaarzetten.
  • Je kan de aanvraag ‘Goedkeuren mits voorwaarden’.
  • Je kan de aanvraag ‘Afkeuren’ en doorgeven waarom je de aanvraag afkeurt.

Een aanvraag ‘Goedkeuren mits voorwaarden’

• Keur je een aanvraag goed mits voorwaarden, dan kan je de bijkomende voorwaarden rond ‘Toestemming rechthebbende’, ‘Naamsvermelding’, ‘Betaling’ en ‘Extra gebruiksbeperking’ noteren in het venster dat dan verschijnt:

• Heb je alles ingevuld, klik op ‘Naar volgende stap’. Je kan dan kiezen of je de download van het materiaal voor de aanvrager automatisch laat klaarzetten of dat je eerst nog een manuele goedkeuring wil geven voor het materiaal klaargemaakt wordt voor download bijvoorbeeld als je wil wachten tot een betaling is uitgevoerd.

• Nadat je je keuze hebt aangeduid, klik je op ‘Bijkomende voorwaarden opleggen’.
• De bijkomende voorwaarden die je noteerde, worden gebundeld in een pdf en via de tab ‘Conversatie’ naar de aanvrager gestuurd.

Een aanvraag afkeuren

• Als je een aanvraag afkeurt, krijg je een venster waarin je de reden kan geven waarom je dat doet:

• Klik op ‘Aanvraag afkeuren’.
• In de tab ‘Conversatie’ zal een synthesedocument verschijnen voor de afgesloten aanvraag.

Hoe kan je de download van het materiaal manueel goedkeuren?

• Heb je bij het goedkeuren mits bijkomende voorwaarden aangeduid dat je de aanvraag manueel wil goedkeuren en dat de goedkeuring niet automatisch gebeurt, dan moet je manueel de finale goedkeuring geven vooraleer het materiaal klaargemaakt wordt voor download.
• Na de aanvaarding van bijkomende voorwaarden door de aanvrager kan je de download op verschillende manieren manueel beschikbaar maken:
  • Klik in de lijst met materiaalaanvragen op het item waarvan je de download beschikbaar wil maken. Een pop-upvenster verschijnt. Klik op de knop ‘Download beschikbaar maken’.

• Of ga naar het tabblad ‘Conversatie’ en klik op ‘Download beschikbaar maken’.

• Bevestig dat je de download beschikbaar wil maken.

• De download wordt dan klaargezet voor de aanvrager, die hierover een notificatie en e-mail ontvangt.

Wanneer worden de aanvragen die je kreeg, gearchiveerd?

• Na 18 maanden worden afgesloten aanvragen gearchiveerd. Op dat moment worden de conversaties bij je aanvraag en de bijhorende documenten verwijderd. Download je documenten dus tijdig als je ze wil bewaren.
• Filter in het tabblad ‘Mijn uitgaande materiaalaanvragen’ op de gearchiveerde aanvragen om een overzicht te krijgen.