Goede beschrijvende metadata zijn essentieel om digitale erfgoedcollecties vindbaar en doorzoekbaar te maken. Bij het beschrijven van erfgoed gebruik je termen voor bijvoorbeeld personen, plaatsen, objecttypes, materialen en onderwerpen. Wanneer organisaties hiervoor dezelfde termen en schrijfwijzen gebruiken, wordt informatie gemakkelijker te doorzoeken, uit te wisselen en te hergebruiken.
Gecontroleerde terminologiebronnen helpen om erfgoed op een consistente en ondubbelzinnige manier te beschrijven. Ze bevatten beheerde termen die bijvoorbeeld gekoppeld kunnen zijn aan alternatieve benamingen, aanvullende informatie, relaties met andere termen en een persistente identifier. Als je een foto van biljarter Eddy Merckx opzoekt, wil je immers niet de foto’s of video’s over wielrenner Eddy Merckx vinden. Om verwarring te vermijden koppel je persoonsnamen dus best aan een authority-bestand: een gecontroleerde en betrouwbare bron die personen ondubbelzinnig identificeert. Voorbeelden van gekende authorities zijn VIAF, ISNI, Wikidata, ODIS en RKDartists&.
Daarnaast beheren veel cultureelerfgoedorganisaties eigen persoonsnamenlijsten die aansluiten bij hun collecties en expertise. Die lokale lijsten bevatten vaak personen die niet voorkomen in centrale of internationale authorities. Deze waardevolle informatie blijft vaak opgesloten in afzonderlijke systemen en organisaties.
Door lokale en centrale terminologiebronnen beter te verbinden en gezamenlijk bruikbaar te maken, kunnen organisaties voortbouwen op elkaars kennis. Dat verbetert de kwaliteit, uitwisselbaarheid en vindbaarheid van erfgoedmetadata.