MuseumPlus Scan is een app voor smartphone, tablet of scanner waarmee je objecten, toebehoren, verpakkingen en standplaatsen in de erfgoeddatabank beheert. Je scant een barcode of QR-code en registreert zo een verplaatsing, verpakking of controle. De app werkt online en, na voorbereiding, ook offline. Elke handeling in de app wijzigt gegevens in de erfgoeddatabank.

Voor je begint

Wat je nodig hebt

• De app MuseumPlus Scan, uit de App Store (iOS 14 of nieuwer) of Google Play (Android 9 of nieuwer). De app is in het Engels.
• Een scan-gebruiker.
• Een barcode of QR-code op de objecten, verpakkingen en standplaatsen die je wilt scannen. Je kunt labels maken met de standaard sjablonen die ter beschikking zijn in de erfgoeddatabank of zelf een sjabloon maken (type Word: label) als je uitgebreid beheer hebt.
• Ondersteunde codes op iOS, Android en Zebra-scanners: CODE_39, CODE_93, CODE_128, EAN_8, EAN_13, UPC_A, UPC_E, QR Code, GS1 QR Code, AZTEC, CODABAR, DATA MATRIX en PDF417. ITF werkt niet op Zebra-scanners, MAXICODE alleen op Zebra-scanners.

Een scan-gebruiker aanvragen

Om te kunnen scannen heb je een aparte gebruikersaccount nodig. Deze account is beperkt tot het gebruik voor de Museumplus Scan applicatie en kan niet inloggen in het collectiebeheersysteem zelf. 

Je kan een scan-gebruiker aanvragen door een e-mail te sturen naar erfgoeddatabank@meemoo.be. Hierbij geef je aan welke gebruiker wij mogen dupliceren om de nieuwe rechten toe te kennen. De app ziet alleen records op domeinen waarvoor je account rechten heeft, net zoals je reguliere account. De gebruikersaccount eindigt altijd op "_scan". 

Aanmelden en eerste synchroniseren

1. Open de app.
2. Vul bij MuseumPlus URL het volledige adres in: https://mpvlaanderenmeemoo.zetcom.app/.
3. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord van je scan-gebruiker in en tik op Login.
4. Wacht tot de eerste synchronisatie klaar is. Houd de app open, het scherm aan en de internetverbinding actief.

Gebruik je scan-gebruiker, niet je vaste gebruikersaccount. Deze account is beperkt tot het gebruik voor de Museumplus Scan applicatie en kan niet inloggen in het collectiebeheersysteem zelf. 

Bij de eerste aanmelding haalt de app alle verpakkingen, toebehoren en standplaatsen op waar je rechten op hebt. Hoe meer er zijn, hoe langer dat duurt, tot maximaal 30 minuten. Reken op een langere synchronisatie vanaf ongeveer 500 objecten in één verpakking of 10.000 standplaatsen.

Later synchroniseer je met de drie puntjes rechtsboven en Sync. Nieuwe standplaatsen, verpakkingen en missies uit de erfgoeddatabank zie je pas na een synchronisatie. Nieuwe objecten haalt de app online op zodra je ze scant, zonder synchronisatie.

We raden het volgende aan om het aantal synchronisaties te beperken: 

• Laat de initiële login volledig doorlopen op je smartphone of tablet zonder van app te veranderen of je internetconnectie te verbreken.
• Stel missies op voordat je collega’s inloggen met de scan app. 
• Vermijd het aanmaken van nieuwe standplaatsen, verpakkingen of toebehoren als je collega’s ingelogd zijn in de scan app. Het aanmaken van nieuwe objecten is geen probleem voor wie online werkt: deze worden opgepikt door de scan app zonder extra synchronisatie. 
   

Voorbereiden in de erfgoeddatabank

Je kunt de app meteen gebruiken. Voorbereiding is alleen nodig als je offline wilt werken of controles wilt uitvoeren met een missie die je aanmaakt in de module Procedures.

Er zijn twee invoerschermen om missies te beheren in Procedures:

• Scan objecten beheert welke objecten beschikbaar zijn als jij of je collega’s offline gaan werken. 
• Scan missie beheert de volgende controlemissies: ontvangstcontrole, standplaatscontrole of toestandscontrole. Elk type heeft hiervoor specifieke taken in de app. 

Wat de app vanzelf ophaalt

Toebehoren en verpakkingen (module Toebehoren) en standplaatsen (thesaurus Standplaatsen) worden door de app opgehaald bij het aanmelden en bij elke synchronisatie. Voorwaarde: ze staan op een domein waarop de scan-gebruiker rechten heeft.

De app haalt objecten online op zodra je ze scant. Werk je offline, zet ze dan klaar zoals beschreven in 2.2.

Objecten offline beschikbaar maken

Online haalt de app een object op zodra je het scant. Werk je in een depot zonder goede verbinding, zet de objecten dan vooraf klaar:

1. Maak in Procedures een nieuw record via het invoerscherm Scan objecten.
2. Voeg de objecten toe (verwijzing naar Objecten).
3. Zet het record op een domein waarvoor de gebruikers van de app rechten hebben.
4. Open de app terwijl je online bent en synchroniseer. Daarna zijn de objecten offline beschikbaar.

Een missie aanmaken

Een missie is een lijst objecten die iemand met de app moet controleren. Er zijn drie types: standplaatscontrole (spot check), toestandscontrole (condition check) en ontvangstcontrole (receiving inspection). Je maakt ze in de module Procedures:

1. Maak in Procedures een nieuw record via het invoerscherm Scan missie.
2. Kies het type missie: ontvangstcontrole, standplaatscontrole of toestandscontrole.
3. Voeg alle te controleren objecten toe.
4. Voeg in de herhaalde groep Status een regel toe met de status start missie. 
5. Vul eventueel de naam van de activiteit in. Die naam zie je in de app in de lijst van missies in de app.
6. Bewaar het record en synchroniseer de app. De missie verschijnt onder Missions.

Werken met de app

Het startscherm

Bovenaan zie je de status van de app:

Tik op de status om het wijzigingsoverzicht (Change log) te openen. Groen is volledig verwerkt, geel nog niet verwerkt in de erfgoeddatabank, rood onvolledig verwerkt. Tijdstippen staan in GMT. Beelden uit de erfgoeddatabank zijn offline niet beschikbaar.

Scannen

• Camera: tik op Tap to start scanning en richt de camera op de QR- of barcode. Een groene cirkel bevestigt de scan. De zaklamp kun je aanzetten.
• Externe scanner: zet External device aan in het menu en koppel de scanner volgens de instructies van de fabrikant.
• Met de hand: tik op Manual Entry, typ het barcodenummer en bevestig met Continue.

Met het kruisje rechtsboven annuleer je de lopende stap.

Verplaatsen (Move)

Er zijn twee soorten standplaats:

• de huidige standplaats: waar het object nu staat;
• de vaste standplaats: waar het object normaal hoort.

Zo verplaats je een item:

1. Scan het object, toebehoren of de verpakking. Met Scan more voeg je items toe.
2. Tik op Move en kies New current location of New normal location. Tik op Continue.
3. Scan de nieuwe standplaats.
4. Voeg eventueel via Add reason een reden en opmerking toe.
5. Controleer het overzicht en tik op Move. Het scherm Success bevestigt de handeling.

Met New normal location registreert de app een nieuwe vaste én een nieuwe huidige standplaats.

Verplaats je een verpakking, dan verhuist de huidige standplaats van de inhoud mee. De vaste standplaats van de inhoud blijft dezelfde. Een verpakt object kun je niet apart verplaatsen: verplaats de verpakking of pak het object eerst uit.

Verpakken (Pack)

1. Scan een of meer items.
2. Tik op Pack en scan de verpakking.
3. Voeg eventueel een reden of opmerking toe.
4. Controleer de lijst en tik op Pack item. Met het kruisje naast een item haal je het uit de selectie.

Een item dat al verpakt is, pak je eerst uit.

Uitpakken (Unpack)

Scan het verpakte item en tik op Unpack. Kies dan:

• Keep location: het item blijft op de standplaats van de verpakking;
• Move to new location: scan een nieuwe standplaats;
• Pack into container: scan een andere verpakking om het item meteen over te pakken.

Tik op Continue, controleer de bestemming en bevestig met Unpack Item.

Opzoeken en opmerkingen toevoegen

• Scan een standplaats om te zien welke items er volgens de laatste synchronisatie staan.
• Scan een verpakking en open de details om de inhoud te zien, tot drie niveaus diep.
• Tik bij een item op het informatie-icoon en kies Add general comment om een opmerking en eventueel een foto (Add photo) toe te voegen. Bevestig met Save comment.

Met het kruisje rechtsboven annuleer je de lopende stap.

Missies uitvoeren

Onder Missions op het startscherm staan de missies met status open of in uitvoering. Binnen een missie kun je alleen objecten scannen die erbij horen. Met Add Mission Comment voeg je een algemene opmerking en foto toe.

Standplaatscontrole (Spot check)

1. Open de missie en bekijk via het informatie-icoon waar het object zou moeten staan.
2. Staat het object er? Tik op Start to scan en scan het. Voeg eventueel via Add condition een toestand toe.
3. Tik op Confirm location en daarna op Confirm. Het object wordt geel in de lijst.
4. Staat het object er niet? Tik op Object not found, voeg eventueel een opmerking toe en bevestig. Het object wordt rood.

Toestandscontrole (Condition check)

1. Tik op Start to scan en scan een object uit de missie.
2. Tik op Select condition, kies de toestand en voeg eventueel tekst en een foto toe.
3. Bevestig met Save condition en ga terug met Back to Mission.

Ontvangstcontrole (Receiving inspection)

1. Tik op Start to scan en scan het ontvangen object.
2. Voeg eventueel een opmerking of toestand toe.
3. Tik op Object received en ga terug met Back to Mission.

Ook bij een toestands- of ontvangstcontrole kun je een object als Object not found registreren.

Missie afsluiten

Zijn alle objecten verwerkt, tik dan in het overzicht op Complete Mission. De procedure krijgt daarna de status completed.

Problemen oplossen

Eerste controles

1. Kijk op het startscherm of je online bent en of er nog gegevens wachten.
2. Tik op de drie puntjes en kies Sync. Wacht tot de synchronisatie klaar is.
3. Kijk in het Change log of de handeling groen, geel of rood is.
4. Controleer of de barcode bestaat in de erfgoeddatabank en of je rechten hebt op het domein van het record.
5. Zoek bij een fout het overeenkomstige record op in Scanlog.

Veelvoorkomende situaties

Hulp nodig?

Blijft een handeling rood, mail dan naar erfgoeddatabank@meemoo.be met:

• de handeling (Move, Pack, Unpack, Comment of Mission);
• de gescande barcode(s);
• het tijdstip;
• de ID job uit Scanlog of de identificatie uit het Change log.