Wat is de inventaristool en welke informatie vind ik er terug?

De inventaristool is een instrument waarmee contentpartners hun inventarisgegevens verzamelen en actueel houden. Dit kan tot aan de start van een digitaliseringsproject (in het geval van audiovisueel materiaal) of tot aan het overbrengen naar en de registratie door Cinematek (in het geval van film).

Je kan er dus als contentpartner in aangeven:

• welke en hoeveel audiovisuele dragers je hebt, en die je graag wil meegeven aan meemoo voor digitalisering;
• welke en hoeveel filmdragers je hebt, en die je graag wil meegeven in een transport door meemoo voor registratie door Cinematek.

Op die manier hebben jij én meemoo altijd een overzicht over de dragers die jij of een collega heeft aangemeld voor registratie en digitalisering doorheen de tijd. Tot 2022 gebeurde dit telkens via mail en spreadsheets, maar we hebben gemerkt dat dit niet transparant genoeg en te foutgevoelig was.

Welke algemene informatie vind ik er terug en wat kan ik er mee doen?

• Je kan ten allen tijde de aangemelde drageraantallen raadplegen.
• Je kan deze aangemelde drageraantallen ook zelf aanpassen.
• Je kan de historiek van die aanpassingen doorheen de tijd raadplegen (via het logboek).
• Je krijgt per aangemeld drageraantal een inschatting van het aantal GB dat dit ongeveer zal vertegenwoordigen in het archiefsysteem. Ook krijg je het totaal aantal GB te zien die al je aanmeldingen samen zouden vertegenwoordigen.
    Let op: dit gaat over een inschatting en geeft een idee, in werkelijkheid zal dit lichtjes anders uitkomen).
• Je kan zelf aangemelde drageraantallen finaal bevestigen voor registratie en digitalisering.
• Je kan raadplegen welke dragers er al bevestigd zijn: voor filmdragers bevestig je voor registratie door Cinematek, voor audiovisueel materiaal bevestig je voor registratie in AMS en uiteindelijk voor digitalisering.

Waar vind ik de inventaristool en hoe krijg ik toegang?

De inventaristool vind je terug via deze rechtstreekse link: https://inventaris.meemoo.be/

Ben je al een gebruiker van het registratiesysteem AMS? Dan zal je zien dat er rechts bovenaan in het systeem een knop is verschenen die je naar de inventaristool leidt. Ook via de inventaristool kan je gemakkelijk navigeren naar AMS (via de tab rechtsboven).

 Let op: de inventaristool en het registratiesysteem AMS zien er heel erg gelijkaardig uit. Wees dus altijd alert dat je in de juiste tool bezig bent.

Inventaristool	AMS
https://inventaris.meemoo.be/ eerste stap aanmelden van dragerformaat en aantal dat je wil laten digitaliseren door meemoo in het geval van film, dragers die je wil laten overbrengen naar en registreren door Cinematek finaal bevestigen voor project- of transportplanning	https://registratie.meemoo.be/ tweede stap minimale registratie van dragers per stuk in het geval van film gebeurt dit via Cinematek en moet je zelf nog een score toekennen voor digitalisering ter voorbereiding van transport en (eventuele) digitalisering

Inloggen doe je met je gekende meemoo-account. Heb je nog geen toegang? Vraag dit dan even aan via je accountmanager of via support@meemoo.be.

Hoe gebruikt meemoo de inventaristool?

De inventaristool is niet alleen voor jou als contentpartner een handig instrument voor het bijhouden van drageraantallen, ook meemoo gebruikt deze gegevens voor het maken van projectplanningen. Vooraleer de registratie en de digitalisering van start kunnen gaan, moet meemoo namelijk meer duidelijkheid krijgen over de drageraantallen die jij wil aanbieden.

Film

• Het registratie- en digitaliseringsproces voor filmdragers verloopt anders dan voor audio en video. Meer daarover lees je hier. De inventaristool zetten we bij dit dragertype in om de transporten in te plannen van de films die naar Cinematek moeten worden overgebracht voor registratie (en later desgewenst digitalisering).
• Ter voorbereiding maakt meemoo een project aan met de naam 'Filmtransport (datum)' waaraan jouw aangemelde filmdragers worden toegevoegd. Op dat moment kan jij het aantal nog bewerken of zelfs verwijderen, vooraleer je bevestigt voor transport. Zo weten meemoo én Cinematek hoeveel filmdragers van de contentpartner er moeten overgebracht worden naar Cinematek.

Audio, video en foto

• De drageraantallen die in de inventaristool worden opgegeven voor audio, video en foto zullen door meemoo worden gebruikt voor de voorbereiding van de digitaliseringsprojecten: voor het maken van goede inschattingen van de cijfers voor de digitaliseringsplanning, voor het berekenen van de hoeveelheid verpakkingsmateriaal, voor het maken van afspraken met de externe digitaliseringspartner, ... Het is daarom van belang dat deze cijfers door de contentpartner correct worden aangeleverd en bevestigd.
• Meemoo maakt daarvoor een project aan in de tool met de naam van het dragerformaat waarvan een digitaliseringsproject zal worden opgestart (bv. 'XDCAM 2022'). Op dat moment kan jij het aantal nog bewerken of zelfs verwijderen, vooraleer je bevestigt voor registratie en verder voor digitalisering. Zo weet meemoo hoeveel dragers jouw organisatie graag wil aanbieden voor digitalisering.

Meer informatie over de aanpak van meemoo's digitaliseringsprojecten vind je hier.

Nadat de drageraantallen in de inventaristool zijn bevestigd door jou, kan er verder werk gemaakt worden van de voorbereiding van de digitalisering, te beginnen met de registratie in AMS.