Hoe registreer ik mijn kranten in AMS?

Hoe begin ik aan de registratie?

Elke krant die zal worden gedigitaliseerd binnen Primeur moet een basisregistratie krijgen in de registratiedatabase van meemoo (AMS). Voor identificatie, het plannen en het opvolgen van de dragers tijdens transport en digitalisering is de registratietool AMS ontwikkeld waarin je per drager op editieniveau (kleinste eenheid na paginaniveau) een aantal kenmerken vastlegt.

Nog nooit in AMS gewerkt, en nood aan algemene informatie? We verwijzen je graag door:

Inloggen, uitloggen en taal wijzigen in AMS

AMS werkt niet naar behoren: wat kan ik doen?

Hoe maak ik een export uit AMS?

Hoe zoek ik via filters in AMS?

Hoe pas ik records in bulk aan in AMS?

Is mijn drager reeds gedigitaliseerd?

Benodigdheden

Een login
Heb je nog geen toegang tot het systeem? Vraag dan je login aan via support@meemoo.be.
Een meetlat
Om je krant te meten.
Een barcodescanner
Om de barcodes van de edities makkelijk in te voeren in een veld.
Een potlood
Om op het schutblad te schrijven.

Aan de slag

Om een kranteneditie toe te voegen in AMS, log je in op registratie.meemoo.be en surf je naar het tabblad ‘Dragers’ in de rechterbovenhoek.
Klik op de ‘Acties’-knop. Via het dropdownmenu onder de ‘Acties’-knop kun je een nieuwe drager registreren, de dragers in bulk aanpassen (gegevens van meerdere dragers tegelijk aanpassen) of records verwijderen.
Onder de ‘Acties’-knop open je het sjabloon voor het registreren van een drager door te klikken op ‘Nieuw record’.

Hoe vul ik het record in voor mijn krant?

Nadat je een nieuw record hebt aangemaakt, krijg je een invulscherm te zien. Hieronder vind je per sectie een schema terug met een korte toelichting bij elk veld. Via het Vraagteken-icoontje bij de veldnamen in AMS zelf vind je deze uitleg ook nog eens terug.

De velden die aangeduid zijn met een rood sterretje zijn verplicht. Als deze niet zijn ingevuld, kan je het record niet opslaan.

Algemene gegevens

Veldnaam	Verplicht of optioneel	Invulling	Toelichting
PID	Verplicht	Automatisch	Unieke identificatie (persistent identifier) van de drager en verder ook het digitaal bestand, die automatisch wordt gegenereerd door het systeem.
CP	Verplicht	Automatisch	Dit is de naam van je eigen instelling, en wordt automatisch ingevuld op basis van je meemoo-account.
Type	Verplicht	Dropdown	'paper'

Dragerinformatie

Veldnaam	Verplicht of optioneel	Invulling	Toelichting
Oorspronkelijk dragernummer	Optioneel	Vrije tekst	Vul hier het oorspronkelijke objectnummer of inventarisnummer uit je eigen collectiebeheersysteem in. Hoewel niet verplicht is dit ten zeerste aan te raden naar latere doorzoekbaarheid toe.
Standplaats drager	Optioneel	Vrije tekst	Vul hier in waar de drager zich in jouw archief bevindt, om hem na de digitalisering makkelijk weer terug te plaatsen.
Barcode drager	Verplicht	Handmatige code/in te vullen met scanner	Voer het barcodenummer in. Dit kan je doen door met je cursor in het veld te staan en met de aangesloten barcodescanner, de code te lezen. Je kan de registratie ook zonder barcodescanner volbrengen. De barcodescanner werkt eigenlijk als een toetsenbordvervanging. Meer info over barcoderen vind je hier.

Inhoudelijke kenmerken

Veldnaam	Verplicht of optioneel	Invulling	Toelichting
Titel	Verplicht	Dropdown	Selecteer de titel van je krant uit een dropdownlijst. De dragers die voor jouw instelling van belang zijn, werden reeds geïmporteerd in AMS. Je hoeft dus enkel de titels te controleren en nadien te dupliceren op editie-niveau, indien je meerdere edities van dezelfde titel hebt. Bij de controle van de titel is het belangrijk dat je de volledige titel goed leest. Wanneer je een titel tegenkomt die je niet terugvindt in het titelveld, mag je dit doorgeven aan astrid.theerens@meemoo.be. Hierna zal de titel aan het dropdownmenu worden toegevoegd. Wanneer dit in orde is gebracht, brengen we je uiteraard zo snel mogelijk op de hoogte. Kom je dezelfde anderstalige editie tegen na een Nederlandstalige editie? Dan is het belangrijk dat je een onderscheid maakt tussen de twee titels. Hoe? Je klikt de titel aan in de taal waarin die is geschreven op de krant die voor je ligt. Vind je deze titel niet terug in het dropdownmenu onder het titelveld? Geef dan een seintje aan Astrid Theerens via astrid.theerens@meemoo.be.
Abraham ID	Verplicht	Automatisch	Dit is een automatisch ingevuld veld gelinkt aan de titel van de drager. De Abraham ID bewaart de link met Abraham - Catalogus van Belgische kranten, een databank van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken, waarin het krantenbezit van meer dan honderd bewaarinstellingen in Vlaanderen en Brussel is opgenomen.
Editie	Optioneel	Dropdown	Dit optionele veld in AMS verwijst niet naar het editienummer (zie hieronder), maar naar de keuze tussen ochtend-, middag- of avondeditie. Indien je krantentitel niet meerdere edities per dag had, is dit veld niet van toepassing. In dat geval, of indien je de editie niet kent, laat je dit veld leeg. Soms spreekt men van afleveringen of nummers in plaats van edities. Deze woorden beschouwen we voor dit project als synoniemen.
Jaargang en nummer	Optioneel	Gemaskeerd	Hier kan je het jaargangnummer en editienummer invullen. Beide gegevens kan je onderscheiden met een punt (jaargangnummer.editienummer). Indien één van deze gegevens ontbreekt, kan je een ‘x’ invullen. Dit veld is in AMS optioneel, maar als het jaargangnummer of editienummer bekend is, moet dit veld ingevuld worden tijdens de registratie. Binnen deze categorie is het mogelijk dat je enkele uitzonderlijke gevallen tegenkomt. Wat je kan doen in deze situaties, lees je hier: Worden er twee nummers meegedeeld in één fysieke editie? Dan registreer je dit als één record. Beide nummers worden aangegeven in het vakje, wel wordt enkel de eerste datum vermeld. In het vrije tekstveld onder het vakje 'andere' (deterioratiefenomenen) kan je dit een korte notitie schetsen. Komen er twee dezelfde edities achter elkaar? Dupliceer dan de eerste editie naar een nieuw record waarbij je 'bis' toevoegt aan het editienummer. Heb je twee edities met eenzelfde nummer, maar met een andere datum en inhoud voor je liggen? Dan mag je deze apart registreren en behouden ze hetzelfde nummer. Tref je twee edities met dezelfde jaargang, hetzelfde nummer en dezelfde datum aan, die wel een andere inhoud hebben? Maak dan telkens een apart record aan. Bij losse edities kan je bijvoorbeeld op de farde (in potlood) ter referentie de eerste grote kop neerschrijven. Komt dit voor in een band? Dan schrijf je de referentie op het schutblad.
Taal	Verplicht	Dropdown	Kies de taal van de kranteneditie. Het kan voorkomen dat een krant artikels bevat in verschillende talen. Is dit het geval? Registreer de krant dan onder meerdere talen door alle talen aan te duiden in het dropdownmenu. Gaat het om een sporadisch anderstalige zin of advertentie? Dan hoef je enkel de hoofdtaal in te vullen.
Datum drager	Verplicht	Gemaskeerd	Vul hier de datum in met behulp van de EDTF-richtlijnen. We noteren de datum steeds als jjjj-mm-dd. Volledig onbekende datum: Zoek naar een aanwijzing van de datum (vb. bij een bundel: is deze per jaar ingebonden?). Heb je een suggestie gevonden, maak dan gebruik van een vraagteken. Vb.: 1834?, 1934-04-03?, 1934-04?. Vond je geen suggestie? Maak dan gebruik van uuuu-uu-uu. Maandblad: Noteer enkel het jaar en de maand. Vb.: 1934-04. Weekblad/dagblad met onbekende dag: Maak gebruik van 'XX' om een onbekende aan te duiden. Vb.: 1934-04-XX Editie die over 2 of meer maanden loopt: Dit noteren we als een interval met een '/'. Vb.: 1934-04/1934-05. Gebruik niet: 1934-04/05. Opgelet! Gebruik nooit XX in een interval. Editie die over 2 of meerdere dagen loopt: Dit noteren we als een interval met een '/'. Vb.: 1934-04-03/1934-04-04. Opgelet! Gebruik nooit XX in een interval.

Vormelijke kenmerken

Veldnaam	Verplicht of optioneel	Invulling	Toelichting
Teksttype	Verplicht	Automatisch	In dit veld staat ‘gedrukt’ automatisch ingevuld. Indien de krant toch handgeschreven of getypt zou zijn, kan je dit hier aanpassen.
Aantal pagina's	Verplicht	Numeriek veld	Vul hier handmatig in uit hoeveel pagina’s de kranteneditie bestaat. Let bij krantenedities die gebundeld zijn op dat je niet meerdere pagina’s meetelt die voor de volgende editie gelden. Een pagina is een voorkant of achterkant.
Afmetingen	Verplicht	Gemaskeerd	Meet de afmetingen van de krant in cm (hoogte x breedte). Bij een verandering van het formaat binnen eenzelfde editie (bijvoorbeeld uitklapbaar), geef je het grootste formaat in en voeg je de opmerking 'verandering formaat op pagina x en y' toe aan het veld 'andere' (deterioratiefenomenen). Ook lege pagina's dienen meegeteld te worden.
Dragereenheid	Verplicht	Dropdown	Kies uit het dropdownmenu hoe de drager bijeen wordt gehouden.
Staat van band en binding	Verplicht	Dropdown	Evalueer de staat van de band en bindingen via het dropdownmenu.
Papier	Verplicht	Dropdown	Evalueer de staat van het papier via het dropdownmenu.
Tekstkwaliteit voor OCR	Verplicht	Dropdown	Duid aan welke fenomenen de leesbaarheid van de tekst kunnen beletten.
Deterioratie-fenomenen	Verplicht	Dropdown	Duid aan welke schadekenmerken het editienummer heeft.

Wil je een inschatting maken van de staat van het papier, de kwaliteit voor OCR en andere deterioratiefenomenen? Daarvoor kan je hier terecht.

Administratieve kenmerken

Behalve de barcode van de verzameldoos waarin de geregistreerde krant zich bevindt, worden de overige administratieve gegevens onderaan het record automatisch ingevuld.

Veldnaam	Verplicht of optioneel	Invulling	Toelichting
Barcode verzameldoos	Verplicht	Gemaskeerd	Scan hier de barcode van de verzameldoos (basisnotatie: BNWP_XXX_000001 waarbij 'XXX' de afkorting is van je instelling).
Batchnaam	Verplicht	Automatisch	Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer meemoo deze drager toevoegt aan een batch.
Batch ID	Verplicht	Automatisch	Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer meemoo deze drager toevoegt aan een batch.
Status	Verplicht	Automatisch	Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer de status van de verzending wordt aangepast.
VerzendingsID	Verplicht	Automatisch	Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer er door meemoo een verzending aanmaakt wordt.

Bijvoegsels, bijlagen en tussenbladen

Samen met de editie in één record & als pagina's bijtellen

Opnemen in een apart record

Als de bijvoegsels/bijlagen:

hetzelfde formaat hebben;
dezelfde datum hebben;
duidelijk gekoppeld zijn aan de vorige editie;
al meegerekend zijn in de selectie.

Als de bijvoegsels/bijlagen:

hetzelfde of een ander formaat hebben;
een andere titel hebben;
een andere datum hebben;
een aparte nummering hebben;
niet duidelijk gekoppeld zijn aan de vorige editie.

Als je de titel voor een apart record niet kan terugvinden in het dropdownmenu, geef dan een seintje aan Astrid Theerens via astrid.theerens@meemoo.be.

Wat met tussenbladen?

Is het tussenblad makkelijk verwijderbaar en heb je hier toestemming voor van de collectiebeherende instelling? Dan zou je het tussenblad gewoon kunnen weghalen.
Kan je het tussenblad niet verwijderen? Noteer dan (in potlood) op het tussenblad dat het niet gedigitaliseerd hoeft te worden. Vergeet zeker niet om een opmerking achter te laten in het veld ‘andere’ (deterioratiefenomenen).

Waarom en hoe dupliceer ik dit record?

Omdat kranten een serieel karakter hebben, zijn heel wat gegevens voor verschillende editienummers onder dezelfde titel gelijk. Vooral vormelijk zullen er veel gelijkenissen zijn (bv. paginaformaat en dragereenheid), maar ook inhoudelijk kunnen ze veel gelijke gegevens hebben (bv. titel en publicatiejaar). Daarom is het aan te raden om het record van je geregistreerde editienummer te dupliceren. Hierbij worden alle velden gekopieerd naar een nieuw record, waarna je enkel de gegevens aanpast die verschillen voor het editienummer dat voor je ligt.

Het kopiëren van gelijke gegevens naar een nieuw veld zal je heel wat tijd besparen in het registratieproces. Hoe je dit doet? Je moet je eerst in een record bevinden dat je wilt dupliceren.

Als het gaat om een record dat je net hebt aangemaakt, vind je de knop ‘Bewaar en dupliceer’ onderaan.
Gaat het om een record dat reeds werd opgeslagen? Klik links bovenaan op ‘Wijzig record’, onderaan vind je de knop ‘bewaar en dupliceer’.

Tot wanneer kan ik de gegevens van mijn record aanpassen?

Tot aan de toewijzing van een krant aan een batch kan je de gegevens van een record in AMS wijzigen. Wil je één of meerdere velden van meerdere records aanpassen naar eenzelfde waarde (bv. afmetingen, jaargang of taal)? Hier lees je hoe je dit in bulk doet.

Een bulkbewerking is handig in het geval je nog niet weet in welke verzameldoos de krant terecht zal komen. Wanneer je de kranten later in een verzameldoos steekt, kan je alle kranten selecteren en via een bulkbewerking aan eenzelfde B-barcode toewijzen.

Hoe sla ik het record van mijn krant op?

Als je klaar bent met het registreren of wijzigen van een record, sla je het record op. Er zijn drie bewaaropties:

Ga je geen nieuwe drager meer registreren? Kies dan voor 'bewaar'. Vervolgens ga je automatisch terug naar het overzicht.
Zal je hierna een gelijkaardige drager registreren? Klik dan op 'bewaar & dupliceer'. De waarde van alle (nog steeds bewerkbare, niet unieke) velden zal via deze actie overgenomen worden in een nieuw record. Dat bespaart tijd! Voor meer informatie over dupliceren kan je hierboven terecht.
Ga je een compleet nieuw record aanmaken? Kies dan voor 'bewaar & nieuw'.

Lukt het opslaan niet? Dan betekent dit meestal dat een verplicht veld (aangeduid met rood sterretje) niet ingevuld is, of dat je een dragerbarcode hebt geregistreerd die reeds in gebruik is. Het veld dat een foutmelding geeft, heeft dan een rode achtergrondkleur gekregen.

Lukt het opslaan na je correcties nog steeds niet? Mail je vraag dan even naar jouw projectmanager of naar support@meemoo.be.