Over de verschillende media-, podiumkunsten- en cultureelerfgoedorganisaties in Vlaanderen is een schat aan beeld en geluid verspreid. Met hetarchief.be willen we (een deel van) de metadata van het beeld en geluid van onze contentpartners publiek maken. Zo vinden gebruikers eenvoudig de weg naar jouw organisatie voor meer informatie of om een item te kunnen raadplegen. Want jouw beeld of geluid zomaar online consulteerbaar maken, dat doen we natuurlijk niet.
Meemoo wil Vlaams beeld en geluid zo veel mogelijk toegankelijk maken. Omdat we binnen een kader van auteursrechtelijk beschermde werken opereren en ook rekening moeten houden met de GDPR-wetgeving, ligt de nadruk op ‘zo veel mogelijk’. Wat kunnen we wel delen met het grote publiek? De metadata van dit audiovisueel materiaal. Aan de hand van deze beschrijvingen kunnen gebruikers zoeken en filteren doorheen jouw collectie en die van de collega-contentpartners.
Hetarchief.be is het ideale platform om de metadata van al onze partners te ontsluiten naar een breed publiek. Daar maakten we bijvoorbeeld eerder al de oorlogskranten van Nieuws van de Groote Oorlog beschikbaar. De website Nieuws van de Groote Oorlog blijft ongewijzigd bestaan en vind je voortaan terug via de url nieuwsvandegrooteoorlog.hetarchief.be.
Voortraject van hetarchief.be: de rol van onze contentpartners
In 2018 en 2019 werd hetarchief.be en de publicatie van metadata uit ons archiefsysteem voorbereid. Met een publieke metadatacatalogus willen we gebruikers makkelijker de weg laten vinden naar het beeld en geluid in jullie archief, over de grenzen van organisaties en sectoren heen. Zo’n project bouwt natuurlijk op de goede samenwerking met onze contentpartners. Daarom werden jullie bij het hele proces betrokken.
Dat deden we op twee verschillende manieren. Iedere nieuwe stap werd eerst intern voorbereid en afgetoetst, waarna we een werkgroep organiseerden met negen content partners: Amsab-ISG, Huis van Alijn, KULeuven, Argos Centrum voor Kunst en Media, ADVN, Muziektheater Transparant, Ultima Vez, UGent en VRT.
We werkten het basisidee van een metadatacatalogus uit: metadata uit jouw (audiovisueel) archief publiek delen. We bekeken samen ook welke metadata in aanmerking komen om te delen. Wat die publieke metadatacatalogus precies is én wat de voorstellen voor de verschillende licenties zijn voor de publicatie van de metadata leerden andere content partners op het partnerportaal, via partnernieuwsbrieven en tijdens ons partnerevent.
Om jullie nog meer te betrekken, werd in 2018 een vragenlijst opgesteld over aanvragen van het publiek bij de archieven van onze contentpartners. Om onze doelgroep wat scherper te definiëren startten we begin 2019 met een gebruikersonderzoek. Doel: te weten komen wie onze gebruikers zijn en wat ze nodig hebben.
Stap 1: identificatie van onze doelgroepen
Via een bevraging - die jij misschien ook ontving - wilden we van onze contentpartners te weten komen wie momenteel gebruik maakt van hun catalogi. De doelgroepen identificeerden we als heemkundigen, leerkrachten, studenten, wetenschappelijk onderzoekers, kunstenaars, filmproducenten, documentairemakers, productiehuizen, uitgeverijen, cultuurproducenten en online media producenten.
Van onze contentpartners leerden we dat:
- eindgebruikers het meest op zoek zijn naar foto, gevolgd door video en audio;
- aanvragen evenredig over de verschillende doelgroepen heen gebeuren;
- niet-commerciële doelgroepen eerder geïnteresseerd zijn in informatie en raadpleging, commerciële doelgroepen eerder in hergebruik;
- gebruikers het meest interesse hebben in ouder materiaal.
Stap 2: bevraging van en test prototype door doelgroepen
Via focusgroepen en persoonlijke gesprekken stelden we voor elke gebruiker een personafiche op met hun motivatie om de metadatacatalogus te gebruiken, en met hun feedback. De belangrijkste lessen uit deze persoonlijke contacten waren dat:
- de centrale zoekfunctie van groot belang is. Dat ze op één plaats in het materiaal van meer dan 100 partners kunnen zoeken, zien gebruikers als een meerwaarde.
- de gebruiksvriendelijkheid van het platform en de informatie in de metadata troeven kunnen zijn. Daarom is het belangrijk dat we ons prototype door deze gebruikers en onze contentpartners laten testen en dat we een goed overzicht van de metadatavelden en wat ze betekenen voorzien.
- enig verwachtingsmanagement zeker op zijn plaats is, bijvoorbeeld rond het online raadplegen van het beeld en geluid zelf. We moeten zeker aandacht besteden aan transparantie rond auteursrecht.
Gebruikers willen graag ook al een stukje van het materiaal kunnen zien om te beslissen of het voor hen interessant is, al begrijpen ze dat dit moeilijk ligt omwille van de auteursrechten.
Wetenschappelijk onderzoekers hebben hogere verwachtingen: belangrijk voor hen is de context van het materiaal te kennen. Met divers en veel materiaal van veel verschillende organisaties is dat moeilijk te bewerkstelligen. Wel willen we in de toekomst de noden en behoeften van de onderzoekers van nabij bekijken en voor hen specifieke oplossingen bedenken. Verder kregen we van de verschillende potentiële gebruikers die we bevroegen veel interessante opmerkingen rond de functionaliteiten zelf, zoals de verhouding van het zoekveld en de filterbalk. Hiermee konden we het prototype nog gebruiksvriendelijker maken.
Begin 2019 kon je als contentpartner al eens met je meemoo-account inloggen om het eerste prototype te verkennen. Vanaf mei 2019 werkten we aan een tweede prototype van de website. Contentpartners werden gevraagd hun contactinformatie en een korte tekst over hun organisatie goed te keuren, zodat we deze konden publiceren op de website. Eind september 2019 konden ze de nieuwe website in preview bekijken. Op 8 november 2019 volgde de officiële lancering van hetarchief.be. Iedereen kan er zoeken in de metadata van het beeld en geluid dat contentpartners in het meemoo-archief bewaren.
Sinds de lancering zetten we hetarchief.be in de kijker om een zo groot mogelijk publiek naar onze contentpartners toe te leiden. Door middel van krantenartikels komen we onder de aandacht van het brede publiek. Daarnaast richten we ons op specifieke doelgroepen, die we bereiken dankzij mailings en publicaties in vaktijdschriften op en gespecialiseerde platformen. Dankzij onze SEA- en SMA- campagnes blijven we ook steeds zichtbaar op sociale media en in zoekmachines. Niet zonder resultaat: vanaf de lancering ontvingen contentpartners jaarlijks gemiddeld meer dan 1000 gebruikersaanvragen via hetarchief.be. Maandelijks trekt het platform gemiddeld 9000 bezoekers.
Wie zijn de gebruikers van hetarchief.be?
De gebruikers van hetarchief.be kunnen we onderverdelen in drie grote doelgroepen: privé-onderzoekers, student-onderzoekers en professionele gebruikers. Met iets meer dan de helft van de aanvragen vormen de privé-onderzoekers de grootste gebruikersgroep. Hieronder ontdek je het verhaal en de drijfveer van drie van onze gebruikers.
Reinier Wels, die zich als historicus specialiseerde in beeldvorming in film en op tv, heeft een passie voor oude televisieprogramma’s. Hij is bijzonder gedreven om verloren programma’s terug te vinden, een speurtocht waarbij hetarchief.be hem enorm heeft geholpen.
“Normaal voelt de zoektocht naar verloren materiaal een beetje zoals het spelen met een grijpautomaat op de kermis: één kans op de honderd heb je prijs. Bij hetarchief.be geldt net het tegenovergestelde: je kan er exact vinden wat je zoekt.”
Aan de hand van de zoekwoordenfunctie op hetarchief.be wist Reinier verloren gewaande fragmenten uit de BBC-reeks Sherlock Holmes met Peter Cushing (1968) terug te vinden. Enkele clips uit deze reeks werden in de jaren 70 getoond in het VRT-programma ‘Ziet u er wat in?’ De ontsluiting van de metadata van het rijke en kostbare VRT-archief heeft er dus voor gezorgd dat deze oude schatten opnieuw boven water zijn gekomen.
Geert van Doorne is sinds zijn vijftiende gepassioneerd door de Vlaamse fictiefilm en verzamelt alles wat hiermee verwant is. Hij raakte geïnspireerd door Paul Geens, een filmhistoricus en conservator van het Vlaams Filmmuseum. Geert heeft door de jaren heen zelfs een eigen archief gecreëerd met onder andere VHS, DVD, opnames en bestellingen van VRT. Het Archief speelde een speciale rol in de creatie van zijn eigen verzameling:
“Nadat ik hetarchief.be had ontdekt, heb ik een volledige nacht gezocht.”
Gitte Derluyn, masterstudent aan de UGent, vond in hetarchief.be een dankbare verzameling bronnen voor haar thesis. Ze brengt de recente geschiedenis van het Gentse Gravensteen in kaart, met een speciale focus op hoe we naar dit erfgoed kijken, hoe we het gebruiken en hoe we het willen bewaren, restaureren en herbouwen. Ze brengt interessante terugkerende tendensen aan de oppervlakte en documenteert de evoluties doorheen de twintigste en eenentwintigste eeuw. Hetarchief.be laat haar toe om verschillende archieven te doorzoeken, het audiovisueel materiaal maakt het mogelijk om de toon van het debat beter te volgen.
Handleiding voor gebruikers
Wil je graag meer informatie over hoe hetarchief.be functioneel werkt? Neem dan zeker een kijkje op onze online handleiding. Naast een omschrijving van de functionaliteiten vind je er ook een aantal instructiefilmpjes.