circle-persian-green io-persian-green circle-curious-blue

Hoe verpak en barcodeer ik mijn kranten?

Sponsorlogo-EFRO.png 20200403_AV_COMM_Europese_unie.png

Wat heb ik nodig voor verpakking?

Om je krant op een goede manier te verpakken voor veilig transport naar en terug van de dienstverlener, heb je volgende materialen nodig:

  • Fardes
    Voor elk soort losse drager werd er grosso modo een aparte zuurvrije farde voorzien, aangepast aan de afmetingen van de specifieke drager. De afmetingen van de fardes zijn:
    • medium: 510x405mm
    • large: 640x540mm
  • Schutbladen
    Voor de ingebonden dragers zijn er zuurvrije schutbladen voorzien (op maat gemaakt, aangepast aan het formaat van de dragers) die je achterin de band toevoegt. Het schutblad wordt achterin gestoken, omdat het papier daar meestal minder kwetsbaar is dan het begin van de bundel. Op het schutblad worden de barcodes van de edities gekleefd, aangevuld met een kleine notitie van de editie in de bundel waarmee deze barcode correspondeert.
  • Potlood
    Werk tijdens het noteren op de schutbladen met potlood. Het is aangeraden een potlood met hogere hardheid te gebruiken (dus HB of H). Dit type geeft minder grafiet af en maakt dus ook geen vegen.
  • Verzameldozen
    Indien de kranten niet in eigen dozen zitten, worden ze in een verzameldoos gestoken. Het is belangrijk om het aantal op elkaar gestapelde banden/dozen vanwege het extra gewicht te beperken. Er zijn twee formaten:
    • medium: 530x430x300mm
    • large: 700x550x400mm

Afbeelding_10.png

  • Opvulmateriaal
    De vrije ruimten kan je voor maximale stabiliteit best opvullen met noppenfolie, luchtkussens en/of zijdepapier.
  • Plakband voor het dichtplakken van de dozen
    Het is belangrijk dat elke doos goed dichtgeplakt wordt om openstaande randen te vermijden tijdens en na het transport.
  • Barcodestickers
    Voor de identificatie van de dragers tijdens transport en tijdens digitalisering heeft meemoo twee series barcodestickers ontworpen. Deze worden aangeleverd vóór de start van de registratie. Lees hier meer over de barcodes.
    • De A-barcode voor de drager zelf kleef je op de zuurvrije farde rond elk nummer van de drager of bij ingebonden exemplaren op het zuurvrije schutblad achteraan.
    • De B-barcode voor de verzameldoos kleef je op de kartonnen verzameldoos aangeleverd door meemoo of op de eigen verzameldoos van de partner.
  • Barcodescanner
    Barcodes worden gelezen met een barcodescanner. Via de barcode leg je eenvoudig informatie vast in het registratiesysteem. Lees hier hoe je dat doet.
Mocht je meer materialen nodig hebben dan in eerste instantie verwacht, dan is bijbestellen steeds mogelijk. Dit kan via support@meemoo.be. Houd hierbij rekening met een levertijd van minstens één week.

 


Hoe richt ik mijn werkomgeving in?

Het te registreren krantenmateriaal en de bovenstaande benodigdheden nemen heel wat plaats in. Het is dus goed om hier rekening mee te houden bij het voorzien van een werkruimte.

Zorg bij het manipuleren van de kranten voor een propere, vlakke ondergrond. Werk ook met propere handen. Het is aangeraden om ringen te verwijderen en geen nagellak te dragen om afdrukken op het krantenmateriaal te vermijden.

 


Welke types verpakking gebruik ik en hoe verpak ik ermee?

Elke krant die op transport gaat naar het digitaliseringsbedrijf moet veilig verpakt worden om schade aan deze kwetsbare drager te vermijden. De verpakking bestaat uit verschillende lagen, die steeds als een extra beschermende schil dienen. In totaal gaat het om drie lagen rond de krant.

w1440q85_Afbeelding_11.png

 

Primaire verpakking

De primaire verpakking is de eerste verpakkingslaag net rond de krant. Hierbij gaat het om een zuurvrije papieren farde. Dit materiaal wordt door meemoo aangeleverd indien de drager nog niet in zijn eigen zuurvrije verpakking zit.

Belangrijke voorwaardes voor de primaire verpakking zijn:

  • dat er een A-barcode kan op worden aangebracht;
  • dat het papier van de krant niet ‘bloot’ (lees: zonder platten) in een verzameldoos terecht komt.

w700q85_Afbeelding_12.png

De primaire verpakking rond losse kranten, gebonden kranten zonder platten of met beschadigde rug en gebonden kranten met platten.

Alle kranten die gedigitaliseerd zullen worden, worden bij en door jou als contentpartner verpakt, al dan niet met hulp van externen via de Vlaamse Erfgoedbibliotheken.

Op basis van het uitzicht van de krant zijn er twee scenario’s om een krant te verpakken:

  1. Losse kranten en gebonden kranten zonder platten of met een erg beschadigde rug krijgen, indien die er nog niet zou zijn, beiden een zuurvrije farde om te voorkomen dat het papier ‘bloot’ in de verzameldoos terechtkomt, maar ook om te voorkomen dat de barcode rechtstreeks op de drager gekleefd moet worden.
  2. Gebonden kranten met platten hoeven niet in een zuurvrije farde gestoken te worden omdat de kaft van de bundel als primaire beschermingslaag wordt beschouwd. Wel komt er achteraan een zuurvrij schutblad (of schutbladen) in de bundel, voor de barcodes.

Meer weten over de barcodering van de kranten? Lees hier verder.

Secundaire verpakking

Losse exemplaren en gebundelde kranten komen allemaal in verzameldozen terecht. Deze dozen vormen de tweede beschermlaag van jouw te digitaliseren kranten. Onder secundaire verpakking verstaan we:

  1. De verzameldoos waarin de kranten worden geplaatst om op transport te kunnen gaan. Deze doos krijgt een B-barcode.
  2. De eigen doos van jou als contentpartner waarin de drager bewaard wordt. Deze doos wordt ook beschouwd als ‘secundaire verpakking’ en krijgt ook zijn eigen B-barcode op de doos.

Afbeelding_13.pngAfbeelding_14.png

Hoe je verpakt?

Alle banden en fardes worden liggend in een gepaste verzameldoos geplaatst. Geen enkel document mag verticaal worden vervoerd. Dit vanwege de slechte staat van de dragers.

Het is belangrijk om het aantal op elkaar gestapelde gebonden kranten vanwege het extra gewicht te beperken, zowel om te veel druk op de banden te vermijden als om te voorkomen dat de doos zou doorzakken tijdens het transport. De large verzameldoos is er op voorzien om een hoger gewicht aan te kunnen, tot 35 kg. Indien de doos te zwaar aanvoelt om makkelijk te kunnen verplaatsen, kan je eventueel de banden over meerdere dozen verspreiden en deze aanvullen met opvulmateriaal.

Afbeelding_19.png

De verzameldozen zijn op maat gemaakt, dus je zal de ruimte in deze dozen maximaal kunnen benutten wanneer je de dragers erin plaatst volgens onze richtlijnen:

  • Omdat er altijd iets van bewegingsruimte voorzien moet zijn om de dragers gemakkelijk uit de doos te kunnen tillen, zal er waarschijnlijk steeds ten minste aan twee kanten (weinig) opvulmateriaal moeten komen.

  • Op het einde van het registreren, of indien je weinig dragers hebt, zal je hoogstwaarschijnlijk een grotere lege ruimte overhouden in de laatste doos.

  • De vrije ruimten kan je voor maximale stabiliteit best opvullen met noppenfolie, luchtkussens en/of zijdepapier

  • Wanneer de kranten linten hebben rond de bundels om deze bijeen te houden, zorg er dan voor dat de knopen van de linten zich aan de zijkant van de bundel bevinden wanneer de banden in de dozen terecht komen.

Tertiaire verpakking

Als laatste schil komen de verzameldozen met edities in een plastieken transportcontainer van de digitaliseringspartner terecht.

w700q85_Afbeelding_15.png

 


Hoe en waar breng ik de barcodes aan?

Meemoo werkt in het GIVE-krantenproject met unieke barcodes. Door het gebruik van unieke barcodes is de identificatie van alle dragers en hun eigenaars traceerbaar op elk moment van het proces van de digitalisering. Deze worden speciaal voor jou afgedrukt en aan jou geleverd voor de start van de registratie. Voor de identificatie van de dragers tijdens transport en digitalisering werden twee series barcodestickers of -labels ontworpen:

A-barcodes

Deze dienen voor de drager zelf (op de primaire verpakking):

  • A = dragerbarcode
  • NWM = afkorting voor drager 'newspaper'
  • ADV = een door meemoo gekozen afkorting van jouw instellingsnaam
  • 000001 = uniek oplopend nummer

Afbeelding_21.png

De A-barcode plaats je steeds in de rechterbovenhoek van de farde.

w700q85_Afbeelding_12__1_.png

Voor de ingebonden exemplaren komt dit op een zuurvrij schutblad onder elkaar met daarnaast een notitie van de corresponderende editie, zoals het voorbeeld hieronder. De barcode kan corresponderen met de datum of met de jaargang en het editienummer. Belangrijk is dat de digitaliseringspartner kan zien welke barcode bij welke editie uit de bundel hoort. Het is mogelijk dat één schutblad niet volstaat voor alle barcodes. Daarom raden we aan het schutblad te nummeren. Het schutblad komt dan achterin de bundel.

w700q85_Afbeelding_27.png

B-barcodes

Deze dienen voor de kartonnen verzameldozen per project (op de secundaire verpakking):

  • B = doosbarcode
  • NWP = afkorting voor drager ‘newspaper’
  • ADV = een door meemoo gekozen afkorting van jouw instellingsnaam
  • 000001= uniek oplopend volgnummer

Afbeelding_22.png

Op de dozen die door meemoo werden geleverd, is er plaats voorzien om de barcode te kleven. In dit project kunnen dozen die reeds voorhanden zijn in de bewaarinstellingen echter ook als verzameldoos gebruikt worden. Hierbij is het belangrijk om consequent te zijn in het kleven van de sticker op de doos. Opteer altijd voor de rechterbovenhoek op de lange zijde, ongeacht de vorm van de doos.

Afbeelding_13.pngAfbeelding_14.png


Hoe gebruik ik de barcodescanner?

Barcodes kunnen worden gelezen met een barcodescanner. Zo hoef je niet telkens de barcode manueel over te nemen in het registratiesysteem AMS. We raden sterk aan de barcodescanner te gebruiken tijdens het registreren om typfouten te voorkomen, al is het ook mogelijk om de registratie te volbrengen zonder barcodescanner. De barcodescanner werkt eigenlijk als een toetsenbordvervanging. Ga met je cursor in het veld staan waar de barcode ingescand moet worden ('Barcode drager' of 'Barcode verzameldoos') en scan de barcode. De barcode zal nu automatisch ingevuld worden in het veld.

De barcodescanners die door meemoo aangeleverd worden zijn draadloos en worden geleverd met een basisstation en een USB-kabel die je in de computer kan inpluggen. Je hoeft hiervoor geen extra software te installeren. Via het basisstation dat aangesloten is op jouw computer laadt de barcodescanner op. Plaats de barcodescanner na gebruik dan ook steeds terug in het basisstation zodat je hem de volgende dag weer kan gebruiken.

 Indien je de batterij van de barcodescanner volledig laat leeglopen, zal de scanner geformatteerd worden en niet langer bruikbaar zijn. Het is dus belangrijk dat je de scanner regelmatig laat opladen. Je kan de scanner tot een afstand van maximum 40 meter van het bijgeleverde basisstation gebruiken.

 

Ontleen je graag een barcodescanner bij meemoo? Of heb je problemen met deze aan de praat te krijgen? Neem dan contact op met Koen via koen.vanacoleyen@meemoo.be. Hij helpt je graag verder.