De primaire verpakking is de eerste verpakkingslaag net rond de krant. Hierbij gaat het om een zuurvrije papieren farde. Dit materiaal wordt door meemoo aangeleverd indien de drager nog niet in zijn eigen zuurvrije verpakking zit.

Belangrijke voorwaardes voor de primaire verpakking zijn:

• dat er een A-barcode kan op worden aangebracht;
• dat het papier van de krant niet ‘bloot’ (lees: zonder platten) in een verzameldoos terecht komt.

De primaire verpakking rond losse kranten, gebonden kranten zonder platten of met beschadigde rug en gebonden kranten met platten.

Alle kranten die gedigitaliseerd zullen worden, worden bij en door jou als contentpartner verpakt, al dan niet met hulp van externen via de Vlaamse Erfgoedbibliotheken.

Op basis van het uitzicht van de krant zijn er twee scenario’s om een krant te verpakken:

1. Losse kranten en gebonden kranten zonder platten of met een erg beschadigde rug krijgen, indien die er nog niet zou zijn, beiden een zuurvrije farde om te voorkomen dat het papier ‘bloot’ in de verzameldoos terechtkomt, maar ook om te voorkomen dat de barcode rechtstreeks op de drager gekleefd moet worden.
2. Gebonden kranten met platten hoeven niet in een zuurvrije farde gestoken te worden omdat de kaft van de bundel als primaire beschermingslaag wordt beschouwd. Wel komt er achteraan een zuurvrij schutblad (of schutbladen) in de bundel, voor de barcodes.

Meer weten over de barcodering van de kranten? Lees hier verder.

Losse exemplaren en gebundelde kranten komen allemaal in verzameldozen terecht. Deze dozen vormen de tweede beschermlaag van jouw te digitaliseren kranten. Onder secundaire verpakking verstaan we:

1. De verzameldoos waarin de kranten worden geplaatst om op transport te kunnen gaan. Deze doos krijgt een B-barcode.
2. De eigen doos van jou als contentpartner waarin de drager bewaard wordt. Deze doos wordt ook beschouwd als ‘secundaire verpakking’ en krijgt ook zijn eigen B-barcode op de doos.

Hoe je verpakt?

Alle banden en fardes worden liggend in een gepaste verzameldoos geplaatst. Geen enkel document mag verticaal worden vervoerd. Dit vanwege de slechte staat van de dragers.

Het is belangrijk om het aantal op elkaar gestapelde gebonden kranten vanwege het extra gewicht te beperken, zowel om te veel druk op de banden te vermijden als om te voorkomen dat de doos zou doorzakken tijdens het transport. De large verzameldoos is er op voorzien om een hoger gewicht aan te kunnen, tot 35 kg. Indien de doos te zwaar aanvoelt om makkelijk te kunnen verplaatsen, kan je eventueel de banden over meerdere dozen verspreiden en deze aanvullen met opvulmateriaal.

De verzameldozen zijn op maat gemaakt, dus je zal de ruimte in deze dozen maximaal kunnen benutten wanneer je de dragers erin plaatst volgens onze richtlijnen:

• Omdat er altijd iets van bewegingsruimte voorzien moet zijn om de dragers gemakkelijk uit de doos te kunnen tillen, zal er waarschijnlijk steeds ten minste aan twee kanten (weinig) opvulmateriaal moeten komen.

• Op het einde van het registreren, of indien je weinig dragers hebt, zal je hoogstwaarschijnlijk een grotere lege ruimte overhouden in de laatste doos.

• De vrije ruimten kan je voor maximale stabiliteit best opvullen met noppenfolie, luchtkussens en/of zijdepapier. 

• Wanneer de kranten linten hebben rond de bundels om deze bijeen te houden, zorg er dan voor dat de knopen van de linten zich aan de zijkant van de bundel bevinden wanneer de banden in de dozen terecht komen.

Als laatste schil komen de verzameldozen met edities in een plastieken transportcontainer van de digitaliseringspartner terecht.

Deze dienen voor de drager zelf (op de primaire verpakking):

• A = dragerbarcode
• NWM = afkorting voor drager 'newspaper'
• ADV = een door meemoo gekozen afkorting van jouw instellingsnaam
• 000001 = uniek oplopend nummer

De A-barcode plaats je steeds in de rechterbovenhoek van de farde.

Voor de ingebonden exemplaren komt dit op een zuurvrij schutblad onder elkaar met daarnaast een notitie van de corresponderende editie, zoals het voorbeeld hieronder. De barcode kan corresponderen met de datum of met de jaargang en het editienummer. Belangrijk is dat de digitaliseringspartner kan zien welke barcode bij welke editie uit de bundel hoort. Het is mogelijk dat één schutblad niet volstaat voor alle barcodes. Daarom raden we aan het schutblad te nummeren. Het schutblad komt dan achterin de bundel.

Deze dienen voor de kartonnen verzameldozen per project (op de secundaire verpakking):

• B = doosbarcode
• NWP = afkorting voor drager ‘newspaper’
• ADV = een door meemoo gekozen afkorting van jouw instellingsnaam
• 000001= uniek oplopend volgnummer

Op de dozen die door meemoo werden geleverd, is er plaats voorzien om de barcode te kleven. In dit project kunnen dozen die reeds voorhanden zijn in de bewaarinstellingen echter ook als verzameldoos gebruikt worden. Hierbij is het belangrijk om consequent te zijn in het kleven van de sticker op de doos. Opteer altijd voor de rechterbovenhoek op de lange zijde, ongeacht de vorm van de doos.