Hoe verloopt het transport van mijn kranten?

Hoe gebeurt de ophaling en teruglevering?

De dienstverlener (het digitaliseringsbedrijf) is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van afsluitbare transportboxen die geschikt zijn voor oude documenten (op vlak van reinheid, temperatuur, vochtigheid, mechanische krachten ...) en zal de transportcontainers aan jou als contentpartner bezorgen op het moment van ophaling of in eerder uitzonderlijke gevallen op voorhand. In afwachting daarvan blijven de kranten in de verzameldozen bij jouw collectiebeherende instelling.

Tijdens het inladen van de verzameldozen worden deze dozen door de dienstverlener waar nodig nog vastgezet in de transportcontainer, zodat er geen verschuivingen kunnen plaatsvinden in de transportcontainer. Wanneer de dragers de opslagplaats van de dienstverlener verlaten, past de dienstverlener hun status in de database voor registratie en logistiek in die zin aan.

Bij aankomst van de dienstverlener, worden de verzameldozen:

of door de dienstverlener in de transportcontainer geplaatst (indien gewenst onder jouw toezicht);
of door een samenwerking tussen dienstverlener en jou als partner in de transportcontainer geplaatst;
of zelf door jou als partner in de transportcontainer geplaatst;

en vervolgens in het transportmiddel gezet.

De dienstverlener brengt na digitalisering de dragers in dezelfde verpakking terug naar de plaats waar ze werden opgehaald. Wanneer de dragers de installaties van de dienstverlener verlaten, wordt de dienstverlenerstatus in de database voor registratie en logistiek van meemoo aangepast.

De verschillende transporten en de inhoud ervan worden door meemoo in samenwerking met jou als contentpartner en de dienstverlener ingepland. Zo ben jij als contentpartner steeds op de hoogte van waar je dragers zich bevinden en wanneer je ze terug mag verwachten.

Mag ik mijn kranten uit de dozen halen in afwachting van ophaling?

De opvolging van het logistieke proces van de dragers steunt mee op jouw nauwkeurigheid. Om te weten waar jouw dragers zich bevinden, is het in- en uitchecken van de dragers belangrijk . Dit in- en uitchecken van de dragers gebeurt op het niveau van een verzending én voor alle dragers die vanuit jouw instelling in één verzending getransporteerd worden. Dit betekent dat je moet opletten indien je na het verpakken nog dragers uit de kartonnen dozen wilt nemen.

Als je ze namelijk vergeet terug te steken voor transport, zullen ze bij het uitchecken gelabeld worden als ‘uitgecheckt bij de CP’, terwijl je ze toch nog bij je hebt. Dit kan ernstige gevolgen hebben op het logistieke proces. Let daarom goed op dat, in het uitzonderlijke geval je dragers uit een doos moet halen, je deze ook weer terug steekt vóór de dragers vertrekken.