Hoe pak ik de registratie aan?

Elke glasplaat die zal worden gedigitaliseerd binnen dit project, moet een basisregistratie krijgen in het online registratiesysteem van meemoo. We noemen dit systeem ‘AMS’, en het is te vinden via registratie.meemoo.be. Heb je nog geen toegang? Vraag het aan via support@meemoo.be.

Je kan de registratie van de glasplaten op drie manieren aanpakken:

1. Rechtstreeks in AMS (voorkeur van meemoo)
2. In een lege meemoo-template (excel), die daarna door meemoo wordt geïmporteerd in AMS;
3. In de meemoo-template (excel), met vooraf ingevulde data vanuit je eigen collectiebeheersysteem, die daarna door meemoo wordt geïmporteerd in AMS.

1. Registratie in AMS

Eens je toegang hebt tot AMS, kan je meteen aan de slag. Bekijk in onderstaande video hoe je dat aanpakt. Onder de video vind je per sectie een korte toelichting bij elk veld, of het veld verplicht of optioneel is en hoe het wordt ingevuld. Via het Vraagteken-symbool bij de veldnamen in AMS zelf vind je deze uitleg ook nog eens terug. In onderstaand filmpje doen we het uit de doeken:

  De velden die aangeduid zijn met een rood sterretje zijn verplicht. Als deze niet zijn ingevuld, kan je het record niet opslaan:

2. Registratie in een lege meemoo-template

Werk je liever in een spreadsheet voor de registratie van de glasplaten? Dat kan. Meemoo zal de ingevulde spreadsheet daarna importeren in AMS, zodat we van daaruit de logistieke opvolging kunnen doen. De meemoo-template kan je opvragen bij de projectmanager of via support@meemoo.be. Geef daarbij even aan of je Google spreadsheet of MS Excel verkiest.

Let erop dat je de instructies en het voorbeeld in de eerste vier rijen van de template goed doorneemt vooraleer je van start gaat. Ook bevatten bepaalde kolommen gecontroleerde waarden. Deze waarden komen overeen met de dropdown-menu’s in AMS zelf en moeten op dezelfde manier worden ingevuld, anders kunnen ze niet worden geïmporteerd.

De kolommen met label ‘Verplicht’ moeten worden ingevuld. De kolommen met label ‘Optioneel’ mogen leeg blijven.

Een (onvolledige) screenshot van de template, ter illustratie.

Wat doe ik met een (deels) ingevulde spreadsheet?

Meemoo ontvangt graag elke maand een gecontroleerde ingevulde spreadsheet om te importeren in AMS. Op die manier kunnen we een goed overzicht behouden van de voortgang van de registratie en de correctheid van de data die wordt verzameld in de spreadsheets.

• Als contentpartner controleer jij de ingevulde spreadsheet op correctheid en volledigheid.
• Vervolgens lever jij de spreadsheet aan aan de projectmanager bij meemoo (Axelle Vanmaele). Ook als een BIS-medewerker deze data heeft aangemaakt, dien jij als contentpartner deze te controleren en de nagekeken lijst aan meemoo te bezorgen. Als collectiebeheerder ben jij de eindverantwoordelijke van deze dataverzameling.
• Dit gebeurt bij voorkeur aan het begin van de maand (dus rond de eerste van de maand). De BIS-medewerkers zijn namelijk elke eerste dinsdag van de maand op het meemoo-kantoor aan het werk, en kunnen dan tijd vrijmaken voor de imports in AMS.
• Voor grote collecties worden tussentijdse aanleveringen verwacht. Er kan eventueel afgesproken worden, in functie van de transportplanning, dat dit tweemaandelijks gebeurd. Voor kleinere collecties is dat bij voorkeur maandelijks. Je kan dit bespreken met de projectmanager.

Wat doe ik na import in AMS?

Op het moment dat de gegevens zijn geïmporteerd in AMS, zal de projectmanager jou een seintje geven, waarna je zelf best een kleine kwaliteitscontrole uitvoert (zijn alle gegevens volledig en correct doorgekomen?).

Deze import van gegevens in AMS is niet definitief. De registratie van jouw glasplaten is pas volledig finaal als de glasplaten ook effectief zijn toegewezen aan een batch en klaar moeten gemaakt worden voor transport. In de tussentijd heb je nog de kans om de gegevens in AMS rechtstreeks aan te passen. Hoe je dit doet, lees je hier.

3. Registratie op basis van een export uit mijn eigen systeem

Het zou kunnen dat je zelf al veel gegevens hebt verzameld over je glasplaten in je eigen archief- of collectiebeheersysteem. Dan hoef je dit niet allemaal manueel over te nemen in de AMS of in de meemoo-template. Bij de meeste systemen kan je zelf een export maken van deze gegevens.

Je kan dit op twee manieren aanpakken:

1. Zijn de gegevens nog niet volledig? Dan vervolledig je eerst de nodige verplichte velden (zie template) voor de meemoo-registratie in je eigen systeem. Vervolgens maak je een export in Excel (of csv, dat je makkelijk kan omzetten naar een Excel-bestand). De gegevens uit deze geëxporteerde Excel-lijst pas je vervolgens in in de meemoo-template.
2. Zijn de gegevens in je eigen systeem volledig? Maak van de bestaande data een export in Excel (of csv, dat je makkelijk kan omzetten naar een Excel-bestand) en pas deze in in de meemoo-template. Indien nodig, werk je daarna in de template zelf de gegevens in de verplichte velden verder af.

Op welke manier je ook graag werkt: eens de gegevenslijst klaarstaat, volg je de stappen hierboven.

Hoe vul ik het datumveld in volgens EDTF?

Wegens de ouderdom van het materiaal beschik je niet altijd over een exacte datering. Daarom werd er in dit veld een grote flexibiliteit ingebouwd, gebaseerd op een richtlijn die door de Library of Congress werd ontwikkeld: Extended Date and Time Format of EDTF. De volledige uitleg kan je hier nalezen (ter info, het datumveld in AMS voldoet aan EDTF Level 0 tot 1).

EDTF zorgt ervoor dat je het datumveld op verschillende manieren kan invullen, afhankelijk van de informatie die je hebt. Hier staan enkele gebruikelijke notaties uitgelegd:

• Ken je de exacte datum? Gebruik dan de notatie jjjj-mm-dd, bv. ‘1935-10-20’.
• Ken je wel het jaar en de maand, maar niet de exacte dag? Gebruik dan de notatie jjjj-mm, bv. ‘1935-10’.
• Ken je enkel het jaar waarin de drager werd gemaakt? Dan kan je dat als volgt noteren: ‘1935’.
• Ben je niet helemaal zeker over het jaar, maar heb je een vermoeden? Dan kan je een vraagteken toevoegen, bv. '1935?'.
• Duid je liever een periode aan, omdat de datering ergens tussen bv. 1900 en 1905 moet liggen? Dan kan je werken met een bereik, bv. '1900/1905'.
• Heb je helemaal geen informatie over de datum en is die dus onbekend? Dan gebruik je als notatie 'uuuu-uu-uu'.

Zoals je zal zien op de website van de Library of Congress, zijn er nog veel meer mogelijkheden. Neem daar dus zeker eens een kijkje, als één van bovenstaande notaties niet werkt.

Meer weten over EDTF? In dit supportartikel gaan we er dieper op in.

Hoe pas ik de gegevens aan in AMS en hoe sla ik het record op?

Tot aan de toewijzing van een glasplaat aan een batch kan je de gegevens van een record in AMS wijzigen. Hieronder lees je hoe je dit aanpakt op het niveau van het record. Je kan dit ook in bulk doen voor meerdere records tegelijkertijd. Hoe je dat doet, lees je hier.

Als je klaar bent met het registreren of wijzigen van een record, dien je het record op te slaan. Er zijn drie ‘Bewaar’-opties:

1. Ga je geen nieuwe drager meer registreren? Kies dan voor 'bewaar'. Vervolgens ga je automatisch terug naar het overzicht.
2. Zal je hierna een gelijkaardige drager registreren? Klik dan op 'bewaar & dupliceer'. De waarde van alle (nog steeds bewerkbare, niet unieke) velden zal via deze actie overgenomen worden in een nieuw record. Dat bespaart tijd!
3. Ga je een compleet nieuw record aanmaken? Kies dan voor 'bewaar & nieuw'.

Lukt het opslaan niet? Dan betekent dit meestal dat een verplicht veld (aangeduid met rood sterretje) niet ingevuld is, of dat je een dragerbarcode hebt geregistreerd die reeds in gebruik is. Het veld dat een foutmelding geeft, heeft dan een rode achtergrondkleur gekregen.