Als contentpartner van meemoo of partner van artinflanders.be kan je beroep doen op meemoo’s dienstverlening om kunstwerken en erfgoedobjecten te laten digitaliseren. Hiervoor werken we samen met gespecialiseerde professionele fotografen, die aangesteld worden via een aanbesteding. Daarover lees je hier meer. Jij bepaalt welke kunstwerken of erfgoedobjecten gedigitaliseerd worden, meemoo coördineert.

Ontdek hieronder hoe je je kunstwerken of erfgoedobjecten kan laten digitaliseren voor artinflanders.be.

Stap 1: bepaal welke collectiestukken je wil laten digitaliseren

Stel jezelf de volgende vragen:

• Welke kunst- of erfgoedobjecten wil je laten digitaliseren? Welke werken hebben een prioriteit om gefotografeerd te worden?
• Zitten er werken in je collectie die recent gerestaureerd of aangekocht zijn, of waar enkel verouderd beeldmateriaal van bestaat? We merken dat dit soort werken vaak geselecteerd worden voor digitalisering.
• Wat is het doel van de digitalisering? Wil je je collectie laten digitaliseren omdat er nog geen gedigitaliseerd materiaal is, of heb je foto’s van collectiestukken in het kader van een publicatie of een tentoonstelling?

Wij kunnen je hierover advies geven, maar de uiteindelijke keuze ligt bij jou als collectiebeheerder.

Stap 2: een eerste contact

Wil je je collectiestukken laten digitaliseren als contentpartner van meemoo of partner van artinflanders.be? Stuur een mail naar Yfa, Projectmanager Digitalisering voor artinflanders.be, en licht toe hoe meemoo je kan helpen met de digitalisering van je collectie. Vermeld in het kort hoeveel en welke collectiestukken je zou willen digitaliseren. Aan de hand van deze informatie bekijken we hoe het bekostigd kan worden: met ons budget, of door jou als aanvrager. Daarover lees je hier meer. 

Ben je nog geen contentpartner van meemoo of partner van artinflanders.be en wil je ook gebruik maken van de digitalisering voor artinflanders.be? Neem dan contact op met Yfa, Projectmanager Digitalisering voor artinflanders.be, en vertel voor welke collectiestukken je gebruik zou willen maken van deze dienstverlening.

Stap 3: meer informatie over de digitalisering van jouw collectiestukken

Na dit eerste contact kan je meer informatie doorgeven over de collectiestukken die je graag gedigitaliseerd zou zien voor artinflanders.be. We hebben op z'n minst de volgende info nodig:

• Deadline: is er een deadline waarvoor je de gefotografeerde collectiestukken nodig hebt?
• Timing en beschikbaarheid: op welke dagen kan de digitalisering doorgaan? Zijn er vaste sluitingsdagen waarmee we rekening moeten houden?
• Selectie: voeg een excel- of .csv-document toe met de selectie van kunstwerken of erfgoedobjecten die je wil laten digitaliseren. Voeg ook meer informatie toe over de locatie van de collectiestukken, zoals:
  • Hangt het collectiestuk hoger dan twee meter? Specificeer dan ook hoe hoog het hangt.
  • Is het collectiestuk slecht bereikbaar, hangt het bijvoorbeeld boven een trap of naast een venster?
  • Waar bevindt het collectiestuk zich? In het depot, een museumzaal of elders? Bevindt het zich in een kleine ruimte?
  • Kan het collectiestuk verplaatst worden?
  • Wordt het object bewaard achter glas of plexi, en kan het er uitgehaald worden?

Hoe meer informatie je meegeeft, hoe beter we ons kunnen voorbereiden op de opnamesessie.

Stap 4: planning

Aan de hand van de informatie die je in de vorige stap hebt doorgestuurd, kunnen we bepalen welke fotograaf het beste in aanmerking komt voor de opdracht, volgens de gunning van de aanbesteding. Lees hier meer over het aanbestedingsproces.

Daarnaast sturen we je een sjabloon waarin je de metadata van de te digitaliseren collectiestukken kan invullen. Volgende gegevens zijn minimaal vereist om de gemaakte foto’s uiteindelijk te kunnen ontsluiten op het online platform artinflanders.be:

• inventarisnummer
• kunstenaar
• titel
• credits

De overige velden in het sjabloon (zoals beschrijving, trefwoorden en materiaal) dienen om de werken beter te beschrijven en beter vindbaar te maken. Hoe meer informatie, hoe duurzamer het gearchiveerd kan worden en hoe beter het ontsloten kan worden.

Stap 5: laatste praktische voorbereiding voor de digitalisering

Ten laatste een week voor de digitalisering stuur je de lijst met metadata door. In deze stap kunnen er ook verdere praktische afspraken gemaakt worden met de projectmanager en de fotograaf over parkeergelegenheid, logistieke ondersteuning door de collectiemedewerkers en dergelijke.

Stap 6: tijd voor de digitalisering

Het is zover: de fotograaf komt jouw geselecteerde werken digitaliseren. De collectiebeheerder of technisch personeel kunnen assisteren om de opnames zo vlot mogelijk te laten verlopen, kunstwerken te verplaatsen en de foto’s te linken aan de inventarisnummers. Dit laatste zorgt ervoor dat de beelden gemakkelijk teruggevonden kunnen worden in het meemoo-archiefsysteem.

Stap 7: ontsluiting

Na de digitalisering worden de foto’s aan ons bezorgd. Vervolgens gaan wij ermee aan de slag: we archiveren ze duurzaam in het meemoo-archiefsysteem en ontsluiten ze op artinflanders.be. Zodra ze op deze online beeldbank staan, geven we je een seintje zodat je kan meegenieten van jouw gedigitaliseerde collectiestukken.