Wij coördineren de digitale registratie, de archivering en de ontsluiting voor hergebruik. Daarbij doorlopen we een aantal stappen:

Stap 1: Welke collectiestukken wil je laten digitaliseren?

Je bepaalt zelf welke stukken in aanmerking komen om te digitaliseren. We hebben voor jou enkele vragen opgesomd die je kunnen helpen bij die keuze:

• Welke werken hebben prioriteit om gedigitaliseerd te worden? 
• Zitten er werken in je collectie die recent gerestaureerd of aangekocht zijn, of waar enkel verouderd beeldmateriaal van bestaat? Deze werken worden vaak geselecteerd voor digitalisering.
• Wat is het doel van de digitalisering? Wil je je collectie laten digitaliseren omdat er nog geen gedigitaliseerd materiaal is, of heb je beeldmateriaal van collectiestukken nodig in het kader van een publicatie of een tentoonstelling? 

Hoewel je zelf de keuze maakt welke stukken je laat digitaliseren, kunnen wij je hierover ook een advies geven.

Stap 2: Bij wie kan ik voor de digitalisering van mijn collectiestukken terecht?

Je stuurt een mail naar Timothy (projectleider digitalisering), en vertelt kort over je collectie, hoeveel - en welke stukken je zou willen digitaliseren. Raadpleeg in dit artikel ook welke collecties in aanmerking komen voor gratis digitalisering.

Stap 3: Bijkomende informatie over de digitalisering van jouw collectiestukken

Na het eerste contact met de projectleider digitalisering hebben we wat meer informatie nodig over jouw collectiestukken die je wil laten digitaliseren :

• Is er een deadline wanneer je de gedigitaliseerde beelden nodig hebt?
• Wanneer kan de digitalisering doorgaan? Zijn er vaste sluitingsdagen waarmee we rekening moeten houden?
• Is er handling nodig en is er iemand aanwezig die dat kan doen?
• Bezorg ons een excel- of .csv-document met de selectie van jouw kunstwerken, erfgoedobjecten of topstukken die je wilt laten digitaliseren. Extra informatie over de locatie van de collectiestukken helpt ons om de opnamesessie beter voor te bereiden. Volgende vragen kunnen je daarbij helpen:
  • Hangt het collectiestuk hoger dan twee meter? Specificeer dan ook hoe hoog het hangt.
  • Is het collectiestuk slecht bereikbaar, hangt het bijvoorbeeld boven een trap of naast een venster?
  • Waar bevindt het collectiestuk zich? In het depot, een museumzaal of elders? Bevindt het zich in een kleine ruimte?
  • Kan het collectiestuk verplaatst worden?
  • Wordt het object bewaard achter glas of plexi, en kan het er uitgehaald worden?

Stap 4: Planning

Aan de hand van de informatie die je in de vorige stap hebt doorgestuurd, kunnen we bepalen welke digitaliseringpartner het beste in aanmerking komt voor deze opdracht.
Deze keuze maken we volgens de gunning van de aanbesteding. Hier lees je meer over het aanbestedingsproces.

Daarnaast sturen we je een sjabloon waarin je de metadata van de te digitaliseren collectiestukken kan invullen. Volgende gegevens zijn minimaal vereist om de gemaakte beelden uiteindelijk te kunnen ontsluiten:

• inventarisnummer
• de kunstenaar of maker
• titels van de werken
• rechtenstatus van het kunstwerk (behoort het kunstwerk tot het publiek domein, d.w.z. dat de kunstenaar minstens 70 jaar is overleden, of rust er auteursrecht op)

De overige velden in het sjabloon (zoals beschrijving, trefwoorden en materiaal) zorgen voor een grotere vindbaarheid bij de ontsluiting op artinflanders.be voor jezelf en voor een zo breed mogelijk publiek.

Stap 5: Laatste praktische voorbereiding voor de digitalisering

Ten laatste een week voor de digitalisering bezorg je ons de lijst met metadata.
Nu kan je verdere praktische afspraken maken met ons en met de digitaliseringspartner over parkeergelegenheid, logistieke ondersteuning door de collectiemedewerkers enzovoort.

Stap 6: Tijd voor de digitalisering

Het is zover: de fotograaf komt jouw geselecteerde werken digitaliseren. De collectiebeheerder of technisch personeel kunnen assisteren om de opnames zo vlot mogelijk te laten verlopen, kunstwerken te verplaatsen en de foto’s te linken aan de inventarisnummers. Dit laatste zorgt ervoor dat de beelden gemakkelijk teruggevonden kunnen worden in het meemoo-archiefsysteem.

Stap 7: Ontsluiting

Na de digitalisering levert de digitaliseringspartner de beelden aan meemoo. De gedigitaliseerde kunstwerken, erfgoedobjecten of topstukken worden samen met de metadata digitaal gearchiveerd in het meemoo-archiefsysteem. Daar gaan jouw bestanden een duurzame toekomst tegemoet en komen ze ook voor jouw organisatie beschikbaar voor exports, hergebruik enz.

Later zullen ze terechtkomen in jouw tenant waar je ze zelf kan beheren (deze ontwikkeling is voorzien in 2025). De digitale bestanden worden ontsloten op artinflanders.be waardoor het brede publiek de gedigitaliseerde kunstwerken, erfgoedobjecten en topstukken uit jouw en andere Vlaamse collecties bekijken en downloaden voor hergebruik.