Inloggen, uitloggen en taal wijzigen in AMS

Voor de registratie, het plannen en het volgen van de dragers tijdens het transport en de digitalisering is de registratietool AMS ontwikkeld waarin je per drager een aantal kenmerken vastlegt of registreert. Het gaat uitsluitend om het registreren van de kenmerken van de dragers die nodig zijn om het transport en de digitalisering goed te laten verlopen, in totaal een vijftiental velden, afhankelijk van het dragerformaat. Alle overige kenmerken, zoals inhoudelijke informatie of rechtenadministratie vul je niet in dit systeem in; deze kenmerken zullen later in het Media Asset Management (of MAM)-systeem worden toegevoegd.

Inloggen

Surf naar https://registratie.meemoo.be of ga via jouw 'Diensten' op het partnerportaal naar de registratietool AMS. Je komt dan op het aanmeldscherm terecht, waarbij je jouw gebruikersnaam (dus e-mailadres) en paswoord dient in te geven.

Log je voor de eerste keer in en heb je nog geen account? Vraag dan aan jouw accountmanager een account voor AMS. Je krijgt op het moment van het aanmaken van je AMS-account door meemoo een automatische mail. Jouw gebruikersnaam en wachtwoord is hetzelfde voor alle meemoo-diensten. Indien je jouw wachtwoord vergeten bent, klik dan op 'Wachtwoord vergeten?'. Je krijgt dan een automatische e-mail om jouw wachtwoord te resetten. Check zeker ook je spamfolder of folder met 'Ongewenste e-mails'.

Na het succesvol inloggen opent standaard het scherm 'Dragers' (of 'Carriers'). Rechts bovenaan in de appelblauwzeegroene balk zie je vijf tabs: 'Organisatie', 'Dragers', 'Batches', 'Verzending' en 'Help' (of 'Organization', 'Carriers', 'Batches', Shipment' en 'Help').

Links bovenaan, boven 'Organisatie', vind je de knop 'Acties' (of 'Operations') terug. Daarmee kan je een nieuwe drager registreren, geregistreerde dragers in bulk bewerken, records verwijderen of een export maken. Met het tandwieltje naast de knop 'Acties' kan je de schermindeling naar jouw voorkeur aanpassen.

Taal wijzigen

In de smalle donkergrijze/zwarte balk zie je rechts bovenaan (boven 'Help') "Language: Dutch" ofwel "Language: English". AMS is dus beschikbaar in het Engels en het Nederlands. Wil je graag veranderen? Klik dan op de taal die je ziet.

Uitloggen

Uitloggen uit AMS doe je door rechts bovenaan, naast de taal, in de donkergrijze/zwarte balk op het tandwieltje te klikken. Dan kies je 'Uitloggen' (of 'Log out'). Hopelijk zien we je snel weer!

AMS werkt niet naar behoren: wat kan ik doen?

Merk je dat AMS niet meer naar behoren werkt (bv. bepaalde functies bij het invoeren werken niet meer of anders, of je krijgt een "Sorry, deze pagina is niet beschikbaar"-scherm te zien)? Dan kan je verschillende acties zelf uitvoeren.

Je kan op dat moment de volgende dingen proberen:

1. 1. 1. Uitzoomen: het is al menigmaal voorgevallen dat een contentpartner dacht dat zijn of haar dragers 'verdwenen' waren in AMS. Uitzoomen blijkt dan de oplossing te zijn. Dit doe je makkelijk door (als je op Windows werkt) op de ctrl-toets en het plusteken '+' tegelijk te duwen, of (als je op Mac werkt) op de cmd/command-toets en het plusteken '+'.
      2. Uitloggen/inloggen: een heel eenvoudige manier om het systeem te vernieuwen is gewoon even uit te loggen en weer in te loggen.
      3. Browsegeschiedenis wissen: om te vermijden dat oude functies in het systeem blijven hangen, kan het werken om de geschiedenis van je browser te wissen. Hoe je dit doet hangt af van het browsertype waarin je werkt. Hier vind je instructies over het wissen van je browsegeschiedenis.
      4. Andere browser: als bovenstaande acties niet werken, kan je proberen AMS te openen in een andere browser, zoals Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari of Internet Explorer. Google Chrome werkt meestal het best.
      5. Andere computer: mogelijk ligt het probleem bij je computer zelf. Probeer AMS eens te openen op een andere computer.

Hoe maak ik een export uit AMS?

Wil je graag een export maken van de metadata van (een deel van) jouw geregistreerde en eventueel gedigitaliseerde dragers uit AMS? Dat kan!

• Je selecteert dan de records waarvan je graag de metadata wil exporteren door op het selectievakje te klikken. Klik dan op de knop 'Acties' of 'Operations' en kies 'Export'. Je krijgt de keuze om in CSV- of XML-formaat te exporteren. Een CSV-bestand kan je makkelijk omzetten in bijvoorbeeld een Excel-bestand.
• Als je deze keuze gemaakt en bevestigd hebt, krijg je vrij snel een e-mail van support@meemoo.be met het onderwerp "meemoo Export CSV" of "meemoo Export XML". Check zeker ook je spamfolder of folder met 'ongewenste e-mails' als je hem niet direct terugvindt.
• Als je deze geopend hebt, klik je op 'Download'.

Het is helaas niet mogelijk om te kiezen welke velden je exporteert uit AMS. Je krijgt alle metadatavelden mee in de export, ook deze die betrekking hebben op bv. de digitalisering, indien de geselecteerde drager reeds gedigitaliseerd is.

 Let op: een export maken van enkelvoudige én meervoudige objecten samen (bv. cd's én dvd's) ná digitalisering is moeilijk, omdat de metadatamodellen er anders uitzien (een xml t.o.v. een METS xml met PREMIS events). Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld de export van film én video tegelijk, zelfs voor de digitalisering, aangezien film een heel ander metadatamodel heeft dan audio of video. Heb je hier vragen over of ondervind je inderdaad problemen? Aarzel dan niet om jouw projectmanager hierover te contacteren! Wij helpen je met veel plezier verder.

 Let op: ben je van plan een hele grote export te maken van meer dan 10.000 items? Laat het dan even op voorhand weten aan jouw projectmanager digitalisering.

 TIP: wil je bijvoorbeeld de metadata van al jouw films of VHS-cassettes exporteren, of van al jouw reeds gedigitaliseerde dragers? Dan kan je eerst met de filters werken om de correcte dragers te selecteren. Hoe je dat doet, lees je hier.

Hoe zoek ik via filters in AMS?

Via de filters aan de linkerzijde van het tabblad 'Dragers' (of 'Carriers') kan je eenvoudig zoeken binnen jouw geregistreerde dragers in AMS. Je kan filteren op verschillende kenmerken van de dragers. Naargelang het dragerformaat dat je selecteert zullen er meer of minder filters tevoorschijn komen. Je kan ook meerdere filters tegelijk aanduiden. Hieronder lees je een woordje uitleg over de verschillende filters en enkele handige tips en tricks. Weet je niet wat al deze velden precies betekenen? Dan ben je hier aan het juiste adres.

Batch

Onder deze filter vind je alle batches terug waartoe jouw geregistreerde dragers behoren. Tussen haakjes vind je het aantal dragers per batch terug. Hier lees je meer over de betekenis van de afkorting. Je kan één of meerdere batches aanvinken.

Wanneer je andere filters hebt aanstaan (zie hieronder), dan verandert ook deze filter geregeld mee. Filter je bijvoorbeeld het dragertype 'video' uit, dan kan je op het driehoekje naast 'batch' klikken om te zien in welke batches zich videodragers bevinden. Heb je bijvoorbeeld cd-r's geregistreerd die in 2014-2015 zijn gedigitaliseerd in het cd-r-project, maar ook cd-r's die mee zijn gegaan in het optische schijven-project in 2019-2020? Dan kan je het dragerformaat 'CD-R' aanvinken (zie hieronder) en dan zie je bij de filter 'batch' de corresponderende CDR- en OPD-batch(es) verschijnen.

Verzameldoos

Via deze filter kan je opzoeken welke dragers je in een bepaalde kartonnen verzameldoos hebt verpakt en geregistreerd. Tussen haakjes vind je het aantal dragers per verzameldoos terug. Je kan deze filter bijvoorbeeld ook combineren door eerst 'batch' of 'dragerformaat' aan te vinken.

Status

Hiermee kan je zoeken op de status van jouw geregistreerde dragers. Maar, zoals je ook hier kan lezen, merken we na vele jaren ervaring dat deze status noch door de CP, noch door meemoo goed bijgehouden wordt, zeker voor audio- en videodragers. In totaal zijn er 8 statussen voorzien, waardoor één drager dus minstens 7 keer een manuele wijziging vraagt in dit veld. Bovendien zullen de meeste dragers de status 'In afwachting' (of 'Pending') hebben, aangezien er achteraf nog een bewerking op de batch is uitgevoerd door meemoo.

Dragertype

Met deze filter kan je makkelijk op geregistreerd dragertype filteren: audio, film, paper (krant) of video. Als je film of paper aanvinkt, krijg je meer specifieke filters voor beide dragertypes te zien die je kan gebruiken.

Dragerformaat en formaatversie

Via deze filters kan je filteren op het geregistreerde dragerformaat (bv. 1/4 inch open reel audio, 16mm of VHS). De filter 'formaatversie' ga je zo goed als altijd gebruiken in combinatie met het dragerformaat. Lees hier meer over het veld formaatversie.

Drager geïmporteerd

Als je deze filter één keer aanvinkt, dan worden alle dragers getoond die door meemoo zelf via MINT werden geïmporteerd. Indien jij als contentpartner een grote hoeveelheid dragers in één keer wenst aan te leveren én je bent in staat dit via een Excel- of CSV-bestand te doen (bv. een export uit jouw eigen registratiesysteem), of je hebt hier nog vragen over, neem dan contact op met jouw projectmanager en we bekijken wat mogelijk is!

Als je deze filter twee keer aanvinkt, dan krijg je alle dragers te zien die jij als contentpartner zelf manueel in AMS hebt geregistreerd (of in uitzonderlijke gevallen een meemoo-medewerker). Het gaat dan dus om alle records die niet werden geïmporteerd via MINT.

Ingedeeld in een batch

Deze filter geeft belangrijke info weer. Hiermee kan je goed zien welke dragers reeds ingedeeld zijn in een batch door meemoo (één keer aanvinken) en welke dragers nog niet (twee keer aanklikken). Heb je hier vragen over? Eén adres: jouw projectmanager.

Deze filter kan je goed combineren met de volgende filter in het rijtje: 'Gedigitaliseerd?' Zo kan je zien welke dragers bv. wél al ingedeeld zijn in een batch, maar nog niet gedigitaliseerd zijn. Dat wil vaak zeggen dat ze zich op dat moment nog bij de digitaliseringspartner bevinden. Meer daarover lees je hier of kan je navragen bij jouw projectmanager!

Gedigitaliseerd?

Deze filter is gebaseerd op het veld 'digitaliseringsstatus', dat je helemaal rechts terugvindt in het tabblad 'Dragers' (of 'Carriers'). Als je deze filter eenmaal aanvinkt, dan krijg je alle dragers te zien die een digitaliseringspoging hebben ondergaan. Er is dus digitaliseringsinformatie beschikbaar ('ok' of 'nok', zie hieronder). Klik je een tweede keer op deze checkbox, dan krijg je alle dragers te zien die nog géén digitaliseringsinformatie bevatten. Hiermee moet de digitaliseringspartner dus nog aan de slag gaan.

 Let op: de waarde hiervan kan 'ok' zijn, wat betekent dat de drager succesvol gedigitaliseerd is. Je vindt deze dan normaliter in het meemoo-archiefsysteem terug. De waarde kan ook 'nok' zijn, wat betekent dat de drager wél een digitaliseringspoging heeft ondergaan, maar deze is gefaald. Beide waarden ('ok' en 'nok') ga je te zien krijgen als je deze filter 'Gedigitaliseerd?' aanvinkt. Klik je een tweede keer? Dan zie je een mintekentje in de checkbox en dan krijg je alle dragers te zien die nog géén digitaliseringsstatus hebben.

Lees hier meer over de vraag: '"Is mijn drager reeds gedigitaliseerd?"

Zoek op trefwoord

Je wilt zoeken op één enkele zoekterm? Dat kan bijvoorbeeld een woord zijn uit de programmatitel, een oorspronkelijk dragernummer of een barcode of batch. Na het openen van de filter via het zwarte driehoekje, typ je jouw zoekterm in.

Vervolgens kan je ervoor kiezen om ofwel in alle velden te zoeken door op 'enter' te drukken, of op 'zoek' te klikken. Ofwel beperk je het zoeken tot één specifiek veld. Je klikt dan eerst op 'Zoek in veld' en duidt het veld aan in het dropdownmenu waarbinnen jij jouw zoekterm wil zoeken. Je klikt vervolgens ook op 'zoek'. Boven jouw zoekterm zie je nog eens het trefwoord waarop je gezocht hebt.

Klaar met zoeken?

Gevonden wat je zocht? Of niet gevonden wat je zocht en je wilt opnieuw beginnen? Verwijder dan alle ingeschakelde filters door links bovenaan boven 'Filter' op 'Wissen' te klikken.

Hoe pas ik records in bulk aan in AMS?

Je wil in het registratiesysteem AMS graag dragers in groep aanpassen, bijvoorbeeld omdat je als duurtijd 60:00:00 (wat zestig uur is) in plaats van 1:00:00 (wat één uur is) hebt genoteerd, of omdat je de verkeerde doosbarcode hebt geregistreerd, of omdat je dragers toch Betamax cassettes in plaats van VHS blijken te zijn. Je leest hier hoe je deze records in bulk kan wijzigen.

Je selecteert eerst de records die je wil aanpassen door ze aan te vinken op de overzichtspagina. Je kan ook alle dragers die je wenst te selecteren tegelijk aanvinken, door de checkbox bovenaan naast de kolomlabels aan te klikken. Let wel op als je meer dan 50 records wilt aanpassen, dan moet je nog 'Select all (nummer) carriers' aanklikken bovenaan in het midden. Op de eerste overzichtspagina passen namelijk maar 50 records en geen 84, zoals in het voorbeeld.

Indien gewenst kan je met behulp van de filters links op je scherm de dragers die je in groep wil aanpassen specifiek opzoeken (bijvoorbeeld alle dragers met dezelfde doosbarcode).

Als je alle dragers die je wil aanpassen geselecteerd hebt, klik je de knop 'Acties' (of 'Operations') aan en kies je 'Bulkbewerking' (of 'Bulk Edit'). Er opent zich dan een pop-up schermpje. Je kan vervolgens de velden die je wenst aan te passen, wijzigen. Je bevestigt je wijzigingen door onderaan op 'Pas toe' (of 'Update') te klikken. De velden die je kán bewerken via een bulkbewerking zijn:

• Dragerinformatie: type, formaat en oorspronkelijk dragernummer
• Inhoudelijke kenmerken: titel, gerelateerde documenten in dragerdoos, bewaard bij een andere VIAA organisatie
• Technische kenmerken: merk, datum, duur, deterioratiefenomenen
• Administratief: barcode verzameldoos

 Let op: je kan het record van een drager alleen maar aanpassen als deze nog niet is toegewezen aan een batch door de meemoo-projectmanager. Daarna kan je zelf géén wijzigingen meer aanbrengen aan je geregistreerde drager. Meemoo stelt de batches ongeveer 14 dagen voor de geplande ophaling samen. Neem contact op met de projectmanager indien je toch graag nog iets belangrijk wil wijzigen.

 Let op: dragers in groep aanpassen is een operatie die je aandachtig moet uitvoeren! Let erop dat je enkel en alleen de dragers selecteert die je wil aanpassen, anders dreig je gegevens te verliezen! Je krijgt nog een waarschuwing, nadat je op de knop 'Pas toe' (of 'Update') hebt geklikt, waarin het aantal items dat je zal aanpassen vermeld staat. Controleer of dit aantal correct is, om geen informatie die je wil behouden te overschrijven!

Is mijn drager reeds gedigitaliseerd?

Jouw dragers zijn een tijdje geleden opgehaald door (een digitaliseringspartner van) meemoo en je vraagt je af of jouw dragers reeds gedigitaliseerd zijn? Dan lees je hier hoe je dat zelf kan nakijken. Zijn jouw dragers inderdaad gedigitaliseerd? Dan kan je starten met de kwaliteitscontrole van de digitale bestanden.

Zelf checken in AMS: digitaliseringsstatus

Jij kan als contentpartner zelf terugvinden in AMS of een drager reeds gedigitaliseerd is of niet. Dat doe je aan de hand van de kolom 'Digitaliseringsstatus'. Je vindt deze kolom terug in het overzicht van jouw geregistreerde dragers. Klik op het tabblad 'Dragers' (of 'Carriers') en verschuif de grijze balk onderaan helemaal naar rechts. Je ziet dan de kolom 'Digitaliseringsstatus' en deze kan drie waarden hebben:

 Let op: voor alle dragers die geen meervoudige objecten zijn, wat wij dus enkelvoudige objecten noemen, geldt een garantieperiode na digitalisering van 6 maanden. Jouw drager zal zich na digitalisering dus nog 6 maanden in de werkruimte of workspace van het MAM bevinden. Binnen die 6 maanden kan jouw drager kosteloos opnieuw worden gedigitaliseerd als de digitalisering niet goed is gebeurd.

Meer over garantieperiode na digitalisering  Meer over de workspace i/h MAM

Het is binnen die garantieperiode van 6 maanden de bedoeling dat jij als contentpartner een kwaliteitscontrole uitvoert. Vragen of problemen hierover? Lees eerst goed onderstaande supportartikels door en neem dan contact op met support@meemoo.be.

Kwaliteitscontrole

Lees meer:

• Registreren en digitaliseren: kwaliteitscontrole 
• Aan de slag in het meemoo-archiefsysteem: kwaliteitscontrole

Werken met de filter 'Gedigitaliseerd?'

De filter 'Gedigitaliseerd?' heeft betrekking op de digitaliseringsstatus. Je kan in het tabblad 'Dragers' (of 'Carriers') op die manier makkelijk een overzicht (en selectie) maken van al dan niet gedigitaliseerde dragers. Deze filter kan ook gecombineerd worden met andere filters, zoals batch of dragerformaat.

Als je deze filter één keer aanvinkt (v), dan krijg je alle dragers te zien die een digitaliseringspoging hebben ondergaan. Er is dus digitaliseringsinformatie beschikbaar ('ok' of 'nok'). Klik je een tweede keer op het vinkje (-), dan krijg je alle dragers te zien die nog géén digitaliseringsinformatie bevatten. Hiermee moet de digitaliseringspartner dus nog aan de slag gaan.

>> Lees meer over het gebruik van filters in AMS

Heb je een selectie kunnen maken van de al dan niet gedigitaliseerde dragers die je nodig hebt? Dan kan je deze metadata ook exporteren uit AMS, naar één CSV-bestand of meerdere XML-bestanden.

>> Lees meer over het maken van een export uit AMS

Digitaliseringsrapport

In AMS kan je ook een beknopte versie van het digitaliseringsrapport (of 'Digitization Report') terugvinden, als je doorklikt naar de detailpagina van één record van een gedigitaliseerde drager (digitaliseringsstatus 'ok' of 'nok', zie hierboven).

Na de registratie van jouw dragers in AMS, koppelt meemoo deze aan een batch en sluit een verzending af. Wij maken dan een export van deze registraties in (METS) XML-formaat en bezorgen deze aan de digitaliseringspartner of service provider (SP). Deze XML wordt dan verder aangevuld met technische gegevens en digitaliseringsinfo tijdens de digitalisering door de SP. Nadien ontvangen wij dus de originele (METS) XML verder aangevuld met info van de SP terug. Deze importeren wij dan in AMS en het resultaat daarvan zie je enerzijds in het digitaliseringsrapport en anderzijds in het MAM zelf, voor de betere zoeker.

De digitaliseringsstatus wordt uit dit digitaliseringsrapport gehaald. Het is namelijk de uitkomst ('Outcome') van het digitaliseringsevent ('Digitization'). Indien de digitalisering gefaald is (zie 'nok' hierboven), dan moet je normaal gezien ook een reden waarom terugvinden in het veld 'Notes' van het event digitalisering ('Digitization') en/of het event QC (kwaliteitscontrole). Deze notitie is door de SP zelf gemaakt.

In onderstaand voorbeeld zie je ook dat de SP zelf al onregelmatigheden in het digitale bestand heeft gedetecteerd. Dat wil meestal zeggen dat het kwaliteitsprobleem zich reeds voordoet op de analoge drager en geen gevolg is van de digitalisering. Die opmerking lees je in AMS in het veld 'Notes' van het event 'QC' en vind je ook in het MAM zelf terug. Dit is uiteraard van belang voor jouw eigen kwaliteitscontrole.

De 'Transfer LTO Date' is de datum waarop jouw digitale file op de LTO-tape is geschreven. Dat is de harde schijf die wordt gebruikt om de files over te brengen van de SP naar meemoo's datacenter. In het datacenter in Oostkamp wordt deze file dan ingelezen en geïngest in het MAM. Deze 'Transfer LTO' datum is dus met een paar dagen verschil gelijk aan de datum van ingest. Hier zijn uitzonderingen op.

Heeft jouw drager nog andere events meegemaakt; is hij gebakken ('Baking'), gekuist ('Cleaning') en/of gerepareerd ('Repair'), dan ga je dat ook in dit rapport terugvinden. Als laatste vind je onderaan in het digitaliseringsrapport ook de digitaliseringsketen terug, m.a.w. de apparatuur of spelers die gebruikt zijn om de digitalisering of transfer te volbrengen.

Al deze informatie stroomt ook door naar het MAM en is daar ook raadpleegbaar en zelfs zoekbaar.