 |
 |
Hoe weet ik wanneer mijn glasplaten opgehaald worden?
De verschillende transporten en de inhoud ervan worden door meemoo in samenspraak met jou als collectiebeheerder enerzijds en het digitaliseringsbedrijf anderzijds ingepland. De bedoeling is dat jij te allen tijde op de hoogte bent van het ogenblik van ophaling, waar de glasplaten zich bevinden en wanneer je ze terug mag verwachten.
Voor het samenstellen van één transport of batch en voor het opmaken van de planning houden we o.a. rekening met de volgende criteria:
- Ophaallocatie
We proberen de transporten zoveel mogelijk lokaal of regionaal te organiseren. Op die manier kunnen we het transport efficiënt en milieuvriendelijk organiseren. - Hoeveelheid
In elke batch verzamelen we een bepaalde hoeveelheid glasplaten. Het aantal dat het digitaliseringsbedrijf op een bepaalde frequentie wil ontvangen en verwerken wordt in de testfase afgesproken. - Frequentie
We spreken samen met het digitaliseringsbedrijf af op welke frequentie zij batches kunnen ophalen, dat kan maandelijks of tweemaandelijks zijn (en wordt nog meegedeeld in de planningsfase). - Overlap
Idealiter zijn er steeds twee batches tegelijkertijd aanwezig bij het digitaliseringsbedrijf. Op die manier valt er nooit een ‘gat’ waarin ze geen materiaal hebben om te digitaliseren.
Minstens twee weken op voorhand bevestigt de projectmanager de exacte datum van het transport van jouw shipment. Het belangrijkste voorbereidend werk - de registratie en verpakking van de glasplaten - is op dit moment waarschijnlijk al gebeurd. In afwachting van het transport controleer je best nog eens volgende zaken:
- Staan alle glasplaten uit de shipment in AMS?
- Werk je met een registratielijst? Controleer dan zeker of je alle lijsten doorstuurde naar meemoo voor de import naar het registratiesysteem.
- Hebben alle records in AMS een dragerbarcode en doosbarcode?
- Voor een tertiaire verpakking moet je zelf niet meer zorgen! Het digitaliseringsbedrijf gebruikt voor het transport gespecialiseerde containers.
Welke acties onderneem ik bij en na de ophaling van mijn glasplaten?
De door jou verpakte glasplaten worden door het digitaliseringsbedrijf opgehaald. Op de dag van de ophaling zullen de verzameldozen (de secundaire verpakking) in veilige transportcontainers worden geplaatst, en ingeladen in het transportmiddel van het digitaliseringsbedrijf. Binnenin de container worden de dozen nog eens extra tegen schuiven en schokken beschermd. Bij voorkeur is er een verantwoordelijke aanwezig om het inladen van de glasplaten mee te begeleiden.
Gaat er iets mis? Heb je feedback? De projectmanager is stand-by.
Wanneer de glasplaten jouw opslaglocatie verlaten, pas jij de status van de shipment/verzending in AMS aan naar ‘uitgecheckt bij CP’. Op het moment dat de glasplaten aankomen op de locatie van het digitaliseringsbedrijf, passen zij de status opnieuw aan naar ‘ingecheckt bij SP’. Zo kan jij volgen wanneer de glasplaten zijn toegekomen.
Hoe pas ik de status van mijn Verzending aan in AMS?
- Ga naar het tabblad ‘Verzending’
- Klik de verzending met glasplaten aan. Die herken je aan de ‘Batch ID’. Voor dit project volgt deze steeds het model GPLEXB01.
- Klik op ‘Wijzig verzending’
- Wijzig de status van de verzending via de dropdown:
- Zijn de glasplaten net opgehaald? Kies ‘Uitgecheckt bij CP’.
- Zijn de glasplaten correct teruggeleverd? Dan kies je ‘Ingecheckt bij CP’.
- Klik op ‘Toepassen’.
Hoe weet ik wanneer mijn glasplaten teruggeleverd worden?
Na digitalisering brengt het digitaliseringsbedrijf de glasplaten in dezelfde verpakking terug naar de plaats waar ze werden opgehaald. Wanneer de glasplaten de digitaliseringsinfrastructuur verlaten, past het digitaliseringsbedrijf de status van de shipment/verzending in AMS aan naar ‘uitgecheckt bij SP’.
De verschillende transporten worden door meemoo in samenspraak met jou en het digitaliseringsbedrijf ingepland. Zo ben je te allen tijde op de hoogte van waar de glasplaten zich bevinden en wanneer ze terug verwacht mogen worden. Wanneer de glasplaten bij jouw (opslag)locatie aankomen, pas je zelf de status van de shipment/verzending in AMS aan naar ‘Ingecheckt bij CP’.