De naam van de organisatie (CP) en van de registrator worden automatisch gegenereerd doordat je ingelogd bent. Je hoeft deze dus niet zelf in te vullen. Ook als er later eventuele aanpassingen aan het record worden gemaakt, wordt dit door het systeem zelf bijgehouden, net als de datum en het tijdstip waarop dit gebeurde.

PID: Persistent Identifier. Dit is de unieke ID die automatisch door meemoo wordt toegekend en die later ook doorstroomt naar de digitale file.

1. Type

Kies welk soort van drager je gaat registreren. Dit veld bevat een dropdownmenu. Je hebt de keuze uit: audio, video, paper of film. Bij twijfel raadpleeg je best de kenmerken die beschreven staan in de annex.

2. Formaat

Afhankelijk van de keuze van het dragertype, krijg je een dropdownmenu met verschillende dragerformaten. Voor sommige formaten bestaat er ook een formaatversie, bv. VHS of DVCPRO. Dit is ook een verplicht veld en komt tevoorschijn als je zo'n dragerformaat aanduidt. Bij twijfel raadpleeg je best de kenmerken die beschreven staan in de annex.

TIP: je kan het gekende dragerformaat ook beginnen typen in het vakje. Enkel de relevante formaten verschijnen dan. Als je bijvoorbeeld 'Beta' typt, dan krijg je alle mogelijke Betacam-formaten en Betamax te zien in het dropdownmenu.

1. Titel

Vul hier de titel of programmanaam in van de inhoud op de drager. Indien er meerdere items op één drager staan, kan je deze van elkaar scheiden door een liggend streepje (-) of een komma (,).   Let op: scheiden door een puntkomma (;) of een schuine streep (/) is uit den boze! Je mag ook een overkoepelende titel aan de drager geven en nadien in het meemoo-archiefsysteem bv. de 'Hoofdbeschrijving' verrijken met de verschillende items (zie ons metadatamodel voor meer info hierover). Indien er geen titel (of inhoud) gekend is, dan vul je in dit verplicht veld Onbekend in.

2. Gerelateerde documenten in dragerdoos?

Als er bijhorende documentatie in de dragerdoos zit, neem deze er dan uit. Stuur ze niet mee, maar hou ze zorgvuldig bij en label ze met hetzelfde nummer als de barcode op de drager. Hiervoor is geen voorgedrukte barcode voorzien door meemoo, maar je kan de nummering van de barcode overnemen op een eigen label of aanbrengen met potlood of een post-it.

Als er dergelijke gerelateerde documenten beschikbaar zijn, vink dan de vierkante checkbox aan. Op deze manier blijft het duidelijk dat er aanvullende informatie op papier beschikbaar is over deze drager, en kan je deze documenten er eenvoudig weer bij steken na terugkomst van de drager.  Als je toch bijhorende documenten in de dragerdoos meegeeft naar het digitaliseringsbedrijf, dan is dit op eigen risico.

Als er zich geen gerelateerde documenten in de dragerdoos bevinden, dan laat je dit niet-verplicht veld leeg.

3. Bewaard bij een andere organisatie?

Als je denkt dat de inhoud van deze drager ook aanwezig kan zijn bij een andere contentpartner van meemoo, dan kan je dat in dit niet-verplicht veld aanvinken. Zo kunnen we achteraf dubbels makkelijker identificeren.

  Voorbeeld: jouw organisatie heeft in het archief een hele reeks opnames van een oud BRT-programma. Deze worden wellicht door VRT bewaard - een contentpartner van meemoo. Je vinkt in dit geval de checkbox aan en in de lijst van meemoo-contentpartners die dan verschijnt, kies je ‘VRT’.

1. Barcode drager

1. Ga met je cursor in dit veld staan.
2. Scan de barcode die je op de drager en zijn beschermdoos hebt geplakt.
3. Deze nummering verschijnt dan automatisch ingevuld in het veld.

Je kan de barcode ook gewoon manueel ingeven.

2. Oorspronkelijk dragernummer

Vul hier optioneel het oorspronkelijke registratienummer in van de drager zoals ingevoerd in jullie collectiebeheersysteem. Indien de drager niet over een eigen registratienummer beschikt, kan je de drager best van een eigen nummer alvorens hem in AMS te registreren. Op die manier kan je makkelijk zoeken naar de digitale file in het meemoo-archiefsysteem (MAM).

3. Standplaats drager

Vul hier optioneel in waar de drager zich in jullie archief bevindt om hem na de digitalisering makkelijk op zijn originele plaats terug te kunnen zetten (bv. lokaal- of reknummer).

1. Merk

Vul hier door middel van het dropdownmenu het merk in van jouw drager. Dit veld is verplicht en relevant voor het digitaliseringbedrijf, omdat bepaalde merken bijvoorbeeld reeksen van slechte tapes bevatten met eenzelfde soort probleem. Als het merk niet in de lijst voorkomt, kan je ‘Andere’ selecteren. Als je het merk niet weet, vul dan ‘Onbekend’ in.

  Tip: je kan het gekende merk ook beginnen typen in het vakje. Enkel de relevante merken verschijnen dan. Als je bijvoorbeeld een 'A' typt, dan krijg je alle merken die beginnen met een a te zien in het dropdownmenu.

2. Datum

Vul hier verplicht de productiedatum in van de drager (niet de inhoud) volgens het schema jjjj-mm-dd (jaartal, maand, dag). Indien dit niet geweten is, vul dan de uitzend- of opnamedatum in. Deze informatie is relevant voor het digitaliseringsbedrijf om de ouderdom van de drager te kunnen inschatten.

Als je geen volledige datum kent (bijvoorbeeld wel het jaar en de maand, maar niet de dag), dan moet er op de plaatsen waarvan je de waarde niet kent, een x komen te staan. Bijvoorbeeld: 1981-xx-xx, 1998-10-xx, of xxxx-xx-xx indien de datum volledig ongekend is.

3. Duur

Vul hier de totale duurtijd in van de drager, volgens het schema hh:mm:ss (aantal uren, aantal minuten, aantal seconden). Als een drager korter is dan een uur, vul dan eerst twee nullen in. De notatie voor een drager van tien minuten is dan 00:10:00. Je kan ook alles in dit veld selecteren en bv. ‘90’ ingeven, na een tab zal AMS dit dan automatisch omrekenen naar 01:30:00.   Let op: een drager van 1 uur of 60 minuten wordt dus genoteerd als 01:00:00 en niet als 60:00:00...

  Informatie over de speelduur is relevant voor het plannen van de batches en het bevoorraden van het digitaliseringsbedrijf. De omvang van de batches wordt immers soms samengesteld aan de hand van het aantal uren.

Veel videotapefabrikanten drukten een exacte referentie voor het model ergens op de plastic behuizing. Wanneer dit het geval is, geeft het nummer dat deel uitmaakt van de referentie vaak de maximale speelduur aan. Een aantal voorbeeldjes: een Betacam SP-cassette van Sony met bijvoorbeeld de benaming ‘BCT-10MA’ heeft een maximale speelduur van 10 minuten, een Digital Betacam-cassette van Maxell met de benaming ‘B-D124L’ daarentegen heeft een maximale speelduur van 124 minuten. Ga dus op zoek op je drager naar een geprint cijfer.

4. Deterioratiefenomenen

Vul hier door middel van het dropdownmenu verplicht in welke problemen je kan identificeren bij een snelle visuele controle, bijvoorbeeld breuken in de tape, schimmel of een opvallende geur. Als je andere deterioratiefenomenen vaststelt, vink je ‘Andere’ aan. Indien er geen problemen met de drager waarneembaar zijn vul je 'Geen' in (dit is bij het aanmaken van een nieuw record automatisch geselecteerd in de lijst). Je kan meerdere deterioratieproblemen selecteren.

1. Barcode verzameldoos

Ga met je cursor in dit veld staan en scan de barcode van de kartonnen verzameldoos. Deze verschijnt dan automatisch ingevuld in het veld. Je kan de barcode ook gewoon manueel ingeven.

  Tip: je kan de verzameldoosbarcode ook in bulk toevoegen als je een volledige doos geregistreerd en gevuld hebt. Lees hier hoe je dit doet.

2. Batchnaam en Batch ID

Deze naam en ID kan jij als contentpartner niet invullen en zullen automatisch verschijnen vanaf het ogenblik dat meemoo de drager heeft toegekend aan een batch. Dit veld wordt dus door meemoo ingevuld, nadat jij een seintje hebt gegeven dat de registratie afgerond is.

3. Status

Het verleden heeft ons geleerd dat dit veld niet echt bruikbaar is in de praktijk. Het steeds manueel wijzigen van de status is niet werkbaar. Waar je dan wel kan zien waar jouw dragers zich bevinden? In het tabblad 'Verzending' (of 'Shipments') kan je goed zien waar jouw dragers en batches zijn in het transportproces. Twijfel je toch? Aarzel dan niet om contact op te nemen met jouw projectmanager.

4. VerzendingsID

Deze ID kan jij als contentpartner niet invullen en zal automatisch verschijnen vanaf het ogenblik dat meemoo de drager heeft toegekend aan een verzending. Dit veld wordt dus door meemoo ingevuld. Een overzicht van je verzendingen vind je terug in het tabblad 'Verzending' (of 'Shipments').

5. Barcode transportbox

Verzameldozen worden op hun beurt per twee of vier in een plastic transportbak gestoken. Ook deze transportbakken hebben een eigen unieke barcode. Onze logistiek verantwoordelijke koen.vanacoleyen@meemoo.be zal het inscannen van deze barcodes tijdens de ophaling voor zijn rekening nemen, aangezien dit over contentpartners heen dezelfde box en dus barcode kan zijn.