De naam van de organisatie (Contentpartner) en van de registrator worden automatisch gegenereerd doordat je ingelogd bent. Je hoeft deze dus niet zelf in te vullen. Ook als er later eventueel nog aanpassingen aan het record worden gemaakt, wordt dit door het systeem zelf bijgehouden, net als de datum en het tijdstip waarop dit gebeurde.

PID: Persistent Identifier. Dit is de unieke ID die automatisch door meemoo wordt toegekend en die later ook doorstroomt naar de digitale file. Ook dit wordt automatisch ingevuld wanneer je een record opslaat.

1. Contentpartner

Als registrator van een contentpartner ga je dit standaard ingevuld zien met de naam van jouw organisatie.

2. Formaat

Afhankelijk van de keuze van het dragertype, krijg je een dropdownmenu met verschillende dragerformaten. Bij twijfel raadpleeg je best de kenmerken die beschreven staan in de annex.

TIP: je kan het gekende dragerformaat ook beginnen typen in het vakje. Enkel de relevante formaten verschijnen dan. Als je bijvoorbeeld 'Beta' typt, dan krijg je alle mogelijke Betacam-formaten en Betamax te zien in het dropdownmenu.

3. Formaatversie

Voor sommige formaten bestaat er ook een formaatversie, bijv. VHS of DVCPRO. Wanneer je bij formaat deze dragers selecteert, zal je hier ook een keuze kunnen maken. Indien er een ander formaat geselecteerd is, blijft dit veld uitgegrijsd.

Klik na het invullen van deze sectie op 'Volgende', of selecteer de gewenste volgende sectie aan de linkerkant van het scherm.

1. Barcode drager

1. Ga met je cursor in dit veld staan.
2. Scan de barcode die je op de drager en zijn beschermdoos hebt geplakt met je barcodescanner, of vul het nummer manueel in.

De labels hebben een unieke syntax per digitaliseringsproject, en worden je bezorgd door meemoo bij de start van het project.

2. Oorspronkelijk dragernummer

Vul hier optioneel het oorspronkelijke registratienummer in van de drager zoals ingevoerd in jullie collectiebeheersysteem. Indien de drager niet over een eigen registratienummer beschikt, kan je de drager best van een eigen nummer voorzien alvorens die in de registratietool in te voeren. Op die manier kan je makkelijk zoeken naar het digitale bestand in het meemoo-archiefsysteem (MAM). Hoewel dit een optioneel veld is, wordt het wel sterk aangeraden dit in te vullen. 

3. Standplaats drager

Vul hier optioneel in waar de drager zich in jouw archief bevindt om hem na de digitalisering gemakkelijk op zijn originele plaats terug te kunnen zetten (bijv. lokaal- of reknummer).

1. Titel

Vul hier de titel in van de inhoud op de drager. Indien er meerdere items op één drager staan, kan je deze van elkaar scheiden door een liggend streepje (-) of een komma (,).  

Let op: scheiden door een puntkomma (;) of een schuine streep (/) mag niet omdat dit voor problemen kan zorgen tijdens exports in csv of xml.

Je mag ook een overkoepelende titel aan de drager geven en nadien in het meemoo-archiefsysteem bijv. de 'Hoofdbeschrijving' verrijken met de verschillende items (consulteer meemoo's metadatamodel voor meer informatie hierover). Als er geen titel (of inhoud) gekend is, vul je in dit verplichte veld Onbekend in.

2. Gerelateerde documenten in dragerdoos?

Als er bijhorende documentatie in de dragerdoos zit, neem deze er dan uit. Stuur ze niet mee, maar hou ze zorgvuldig bij en label ze met hetzelfde nummer als de barcode op de drager. Hiervoor is geen voorgedrukte barcode voorzien door meemoo, maar je kan de nummering van de barcode overnemen op een eigen label of aanbrengen met potlood of een post-it.

Als zulke gerelateerde documenten beschikbaar zijn, vink dan de vierkante checkbox aan. Op deze manier blijft het duidelijk dat er aanvullende informatie op papier bestaat over deze drager, en kan je deze documenten er eenvoudig weer bij steken na terugkomst van de drager. Als je toch bijhorende documenten in de dragerdoos meegeeft naar het digitaliseringsbedrijf, dan is dit op eigen risico.

Als er zich geen gerelateerde documenten in de dragerdoos bevinden, dan laat je dit optioneel veld leeg.

3. Bewaard bij een andere organisatie?

Als je denkt dat de inhoud van deze drager ook aanwezig kan zijn bij een andere contentpartner van meemoo, dan kan je dat in dit optioneel veld aanvinken. Zo kunnen we dubbels achteraf gemakkelijker identificeren.

  Voorbeeld: jouw organisatie heeft in het archief een hele reeks opnames van een oud BRT-programma. Deze opnames worden wellicht door VRT bewaard - een contentpartner van meemoo. Je vinkt in dit geval de checkbox aan en in de lijst van meemoo-contentpartners die dan verschijnt, kies je ‘VRT’.

1. Merk van de drager

Vul hier door middel van het dropdownmenu het merk in van jouw drager. Dit veld is verplicht en relevant voor het digitaliseringbedrijf, omdat bepaalde merken bijvoorbeeld reeksen van slechte tapes bevatten met eenzelfde soort probleem. Als het merk niet in de lijst voorkomt, kan je ‘Andere’ selecteren. Als je het merk niet weet, vul dan ‘Onbekend’ in.

  Tip: je kan het gekende merk ook beginnen typen in het vakje. Enkel de relevante merken verschijnen dan. Als je bijvoorbeeld een 'A' typt, dan krijg je alle merken die beginnen met een a te zien in het dropdownmenu.

2. Datum

Vul hier verplicht de productiedatum in van de drager (niet de inhoud). Indien je de productiedatum niet kent, vul dan de uitzend- of opnamedatum in. Deze informatie is relevant voor het digitaliseringsbedrijf om de ouderdom van de drager te kunnen inschatten.

Wegens de ouderdom van het materiaal beschik je niet altijd over een exacte datering. Daarom werd er in dit veld een grote flexibiliteit ingebouwd, gebaseerd op een richtlijn die door de Library of Congress werd ontwikkeld: Extended Date and Time Format of EDTF. De volledige uitleg kan je hier nalezen (ter info, het datumveld in de registratietool voldoet aan EDTF Level 0 tot 1).

EDTF zorgt ervoor dat je het datumveld op verschillende manieren kan invullen, afhankelijk van de informatie die je hebt. Hier staan enkele gebruikelijke notaties uitgelegd:

• Ken je de exacte datum? Gebruik dan de notatie jjjj-mm-dd, bv. ‘1935-10-20’.
• Ken je wel het jaar en de maand, maar niet de exacte dag? Gebruik dan de notatie jjjj-mm, bv. ‘1935-10’ of '1935-10-XX'.
• Ken je enkel het jaar waarin de drager werd gemaakt? Dan kan je dat als volgt noteren: ‘1935’ of '1935-XX-XX'.
• Ben je niet helemaal zeker over het jaar, maar heb je een vermoeden? Dan kan je een vraagteken toevoegen, bv. '1935?'.
• Duid je liever een periode aan, omdat de datering ergens tussen bv. 1900 en 1905 moet liggen? Dan kan je werken met een bereik, bv. '1900/1905'.
• Heb je helemaal geen informatie over de datum en is die dus onbekend? Dan gebruik je als notatie 'XXXX-XX-XX'.

Zoals je zal zien op de website van de Library of Congress, zijn er nog veel meer mogelijkheden. Neem daar dus zeker eens een kijkje, als één van bovenstaande notaties niet werkt.

3. Label

Enkel voor het dragerformaat 'Betamax' is er een metadataveld 'Label' voorzien. Normaliter staan de selecteerbare opties, bijv. 'L-125', genoteerd op de hoes van de cassette. Wanneer je hier een keuze maakt, zal de duurtijd in het volgende veld automatisch worden ingevuld omdat deze gelinkt zijn aan elkaar. Selecteer je hier 'Andere' of 'Onbekend', dan kan je manueel de duurtijd van de drager invullen in het volgende veld.

4. Duur

Vul hier de totale duurtijd in van de drager, volgens het schema hh:mm:ss (aantal uren, aantal minuten, aantal seconden). Als een drager korter is dan een uur, vul dan eerst twee nullen in. De notatie voor een drager van tien minuten is dan 00:10:00. Je kan ook alles in dit veld selecteren en bijv. ‘90’ ingeven, na een tab zal de registratietool dit dan automatisch omrekenen naar 01:30:00.  

Let op: een drager van 1 uur of 60 minuten wordt dus genoteerd als 01:00:00 en niet als 60:00:00...

  Informatie over de speelduur is relevant voor het plannen van de batches en het bevoorraden van het digitaliseringsbedrijf. De omvang van de batches wordt immers soms samengesteld aan de hand van het aantal uren.

Veel videotapefabrikanten drukten ergens op de plastic behuizing een exacte referentie voor het model. Wanneer dit het geval is, geeft het nummer dat deel uitmaakt van de referentie vaak de maximale speelduur aan. Een aantal voorbeeldjes: een Betacam SP-cassette van Sony met de benaming ‘BCT-10MA’ heeft een maximale speelduur van 10 minuten, een Digital Betacam-cassette van Maxell met de benaming ‘B-D124L’ daarentegen heeft een maximale speelduur van 124 minuten. Ga dus op je drager op zoek naar een geprint cijfer.

5. Deterioratiefenomenen

Vul hier door middel van het dropdownmenu verplicht in welke problemen je kan identificeren bij een snelle visuele controle, bijvoorbeeld breuken in de tape, schimmel of een opvallende geur. Als je andere deterioratiefenomenen vaststelt, vink je ‘Andere’ aan en beschrijf je de bevonden schade in het aparte veld. Indien er geen problemen met de drager waarneembaar zijn vul je 'Geen' in (wanneer je dit selecteert, worden alle andere opties uitgegrijsd). Je kan meerdere deterioratieproblemen selecteren.

1. Barcode verzameldoos

Ga met je cursor in dit veld staan en scan de barcode van de kartonnen verzameldoos, of vul het nummer manueel in. Dit nummer zal telkens beginnen met een 'B'.