Waarom Cinematek?
Om het registratiewerk te verlichten sloot meemoo een samenwerkingsovereenkomst af met Cinematek. Zij beschikken over de nodige technische expertise en infrastructuur om de films te inspecteren en te registreren. Door hun jarenlange ervaring met het registreren van films kunnen zij onbekende films sneller identificeren en ontbrekende metadata aanvullen.
Wat verloopt er anders bij de registratie door Cinematek?
Je moet de dragers niet zelf registreren in AMS, Cinematek doet dit voor jou. Hierdoor is het niet mogelijk om zelf een filmrecord aan te maken in AMS. Na de registratie kan je wel bepaalde velden aanvullen.
Er wordt wel nog van jou verwacht dat je:
- De dragers voorziet van een eigen collectienummer
- Ze verpakt voor het transport naar Cinematek
- Later door alle records gaat in AMS om een score toe te kennen aan de films. Aan de hand van deze score weet meemoo welke dragers gedigitaliseerd moeten worden en welke dragers prioriteit krijgen.
Welke voorbereidingen tref ik?
Als voorbereiding op de registratie van je films, heb jij als contentpartner een aantal taken. Voor we verder in detail gaan, is hier alvast een overzicht.
Bevestigen van een aanmelding in de inventaristool
Voor het transport naar Cinematek kan plaatsvinden, moet je het aantal films die door jou zullen meegegeven worden finaal bevestigen in de inventaristool. Je krijgt een e-mail wanneer dit nodig is.
Dragers voorzien van een eigen collectienummer
Voorzie vervolgens alle filmbobijnen van een eigen collectienummer. Zo kunnen we nagaan hoeveel bobijnen er bij jou vertrekken en hoeveel er bij Cinematek afgeleverd worden.
Aanleveren van metadata
Bezorg ons de beschikbare metadata. Wij kunnen deze al importeren in AMS en dit helpt Cinematek bij het registreren van je films. Je kan dit doen op 2 manieren:
- aan de hand van een export uit je eigen collectiebeheersysteem
- via de Excel-template die je krijgt van ons
Zit er nog extra documentatie in de filmblikken? Dan kan je zelf kiezen wat je hiermee doet:
- Laat ze in de filmblikken zitten. Cinematek scant deze documenten in en wij bezorgen ze daarna aan jou terug. De documenten krijgen de naamgeving van je eigen collectienummer. Als er meerdere scans zijn, wordt hier een volgnummer met een underscore aan toegekend. Bijvoorbeeld: LTH/O/273_1.pdf, LTH/O/273_2.pdf, ...
- Haal ze eruit. Bezorg ons dan de informatie die erop staat of verwerk ze in de metadatalijst. Deze informatie kan namelijk cruciaal zijn bij de identificatie van een film. Benoem ze met het collectienummer van de film en eventueel een volgnummer zoals hierboven.
Verpakken van de films en opstellen van een transportlijst
Heb je een grote hoeveelheid films die overgebracht moet worden naar Cinematek? Wij bezorgen je enkele weken voor het eigenlijke transport de nodige groene transportbakken. Deze zijn al voorzien van een barcode.
- Verpak je films in deze groene transportbakken. Vul de lege ruimtes op met luchtkussens en noppenfolie zodat de dragers goed verpakt zijn tijdens het transport. Wij brengen de gevulde transportbakken rechtstreeks naar Cinematek.
Zorg dat je niet te veel films in 1 transportbak verpakt, zodat ze niet te zwaar worden. - Je krijgt een tweede Excel-template van een transportlijst. Geef hierop aan in welke transportbakken je welke dragers hebt verpakt.
Het is belangrijk dat je dit nauwkeurig doet. Zo weet Cinematek welke bobijnen er binnenkomen en weet jij welke er buiten gaan. - Print de transportlijst tweemaal af. EHoud één exemplaar zelf en geef het ander exemplaar mee aan de logistiek medewerker van meemoo.
Laat je een kleine hoeveelheid films overbrengen naar Cinematek? Dan zal de logistiek medewerker de groene transportbakken op de transportdag zelf meenemen. Deze worden ter plaatse ingeladen en de bijhorende transportlijst wordt hierbij ingevuld.
Wat doet Cinematek?
Technische inspectie
Eerst doet Cinematek een technische inspectie:
- Controle op deterioratiefenomenen, zoals gebroken filmlassen, gescheurde perforaties, vorming van schimmel, opkrullen van de film en krimpen van de film
- Waar nodig testen op het azijnsyndroom
- Waar nodig kapotte lassen alvast herstellen
Plaatsen van nieuwe kernen, leader- en endtape
Indien je films nog op spoelen of metalen kernen bewaard worden, wikkelt Cinematek de films op nieuwe kernen van inert polypropyleen. Waar nodig zetten ze ook nieuwe leader-of endtape aan de films. Dit voorkomt schade aan de film en is nodig voor de eventuele digitalisering.
Verpakken in nieuwe filmblikken
Doordat de digitalisering van film nog enkele jaren in beslag zal nemen, willen wij samen met jou als contentpartner investeren in een goede bewaring van de films. Dat kan door de films in aangepaste omstandigheden te bewaren, maar ook door de individuele verpakking van de films aan te pakken. Roest op blikken kan de aantasting van de film versterken en versnellen. Daarom verpakt Cinematek alle films in een nieuw filmblik gemaakt uit inert polypropyleen en wikkelt ze op een nieuwe kern. Wij dragen de kosten voor deze nieuwe filmblikken en kernen. In de inventaristool kan je aangeven of je achteraf je oude filmblikken terug wil.
Wist je dat... Voor 9,5 mm, 16 mm en 35 mm zijn de filmblikken ventilerend: dit wil zeggen dat er luchtcirculatie mogelijk is in het blik om azijndampen te laten ontsnappen. Deze filmblikken werden goedgekeurd voor de archiefopslag van film op lage termijn en verkregen een certificaat van de PAT Photographic Activity Test (Per ANSI IT9.16).
Inscannen van de oude filmblikken
Cinematek maakt een scan van de oude filmblikken waar informatie op staat. Op die manier gaan er geen kostbare metadata verloren. De scans krijgen de naamgeving van de PID in AMS, gevolgd door een volgnummer, startend bij ‘_0001’ (bijvoorbeeld: 4m9183fw59_0001.pdf, 4m9183fw59_0001.pdf). Deze scans komen samen met de film in het meemoo-archiefsysteem (MAM).
Registratie in AMS
Heb je zelf metadata van de film? Maak deze dan op voorhand aan ons over.
Cinematek registreert de films voor jou in AMS. Zij noteren onder andere:
- het formaat van de drager
- technische kenmerken zoals het merk van de pellicule
- de soort filmbasis (acetaat, polyester, nitraat,...)
- de lengte en duurtijd van de film
- deterioratiefenomen
Ze vullen waar mogelijk ook de metadata aan, zoals:
- de titel van de film
- de credits (regisseur, producent,...)
- de datum van productie
- het genre van de film
Deze beschrijving kan jou helpen bij het toekennen van een score aan je materiaal.
Inhoudelijk waardeoordeel
Cinematek kent ook een eigen inhoudelijk waardeoordeel toe aan de film, wat jou ook weer kan helpen bij het toekennen van een eigen score. Het inhoudelijke waardeoordeel van Cinematek is louter informatief en zal geen invloed hebben op de uiteindelijke digitalisering van je films.
Lange Termijn depot
Als je de films in langetermijnbewaring geeft, worden ze voorzien van een eigen depotnummer door Cinematek. De depotovereenkomst is een afspraak tussen jou en Cinematek. Bij het aanmelden van nieuwe films in de inventaristool kan je aangeven of je de films in depot wenst te geven.
Urgent requests
Het kan natuurlijk gebeuren dat je een film nodig hebt die in bewaring is bij Cinematek. Als de staat van het materiaal het toelaat, is de film na aanvraag binnen minstens 5 werkdagen beschikbaar. Deze wachttijd is nodig om de films te laten acclimatiseren wanneer ze uit een gekoelde ruimte komen. Verwittig ons zodra de drager terug kan naar Cinematek.
Let op: Houd er rekening mee dat het opvragen van films niet altijd goed is voor de conservatie. Extra transport, acclimatisatie naar kamertemperatuur en een andere luchtvochtigheid kunnen schade veroorzaken aan de analoge drager. Doe dit dus enkel wanneer het echt nodig is.
Terugbezorgen van dragers na digitalisering
Als je films na digitalisering niet in depot gaan bij Cinematek, staan wij in voor het terugtransport van je dragers. Je krijgt in dit geval de films aangeleverd in groene transportboxen met een transportlijst. Leeg de bakken zo snel mogelijk en geef ons een seintje wanneer we ze kunnen ophalen.
Let op: De digitalisering van film is een dure en complexe aangelegenheid. Als we de kostprijs vergelijken met de digitalisering van audio of video, ligt deze 50 tot 100 keer zo hoog. Daarom is het nodig om een selectie te maken van welke pellicules je wil digitaliseren. Binnen die selectie bekijk je vervolgens de prioriteiten. Zo krijgt door azijnsyndroom aangetaste acetaatfilm voorrang.