Wil je instappen in een digitale-instroomtraject, maar weet je niet hoe en wanneer het kan? Of ben je niet zeker of jouw collectie in aanmerking komt? Hieronder kom je te weten op welke selectieparameters wij ons baseren. Zo kan je zelf inschatten of je klaar bent om aan een traject te beginnen.
De timings van de verschillende rondes
Meemoo start ieder half jaar een nieuwe ronde digitale instroom op, voor telkens ongeveer tien contentpartners.
De voorjaarsronde (even nummers) wordt toegelicht in de infosessie van december. De voorbereiding in het voortraject start in februari. Na ongeveer zes maanden stroomt dan normaal gezien het eerste materiaal in het archiefsysteem in, rond de zomer (wordt operationele opvolging genoemd).
De najaarsronde (oneven nummers) wordt toegelicht in de infosessie van juni. De voorbereiding in het voortraject start in september. Na ongeveer zes maanden stroomt dan normaal gezien het eerste materiaal in het archiefsysteem in, rond februari (wordt operationele opvolging genoemd).
- Geef je interesse aan in het Dienstenformulier. Meer daarover lees je hier.
- Je wordt dan uitgenodigd op de volgende infosessie. Houd ook zeker de partnernieuwsbrief in de gaten. Daar verschijnt ook telkens de uitnodiging voor de volgende infosessie.
- Na het volgen van een infosessie kan je je aanmelden via het aanmeldingsformulier voor de volgende ronde. Meer daarover lees je hieronder.
Het aanmeldingsformulier
Aangezien de vraag vanuit onze contentpartners voor het instappen in een digitale-instroomtraject groot is, zijn wij genoodzaakt om per ronde een selectie door te voeren. Op die manier kunnen wij garanderen dat wij voldoende tijd in jullie traject kunnen investeren. Een digitale-instroomtraject is namelijk maatwerk en tijdsintensief. Gedurende zes maanden werken we namelijk één-op-één met jou samen.
De selectie van wie er kan instappen in een nieuw digitale-instroomtraject gebeurt op basis van een aanmeldingsformulier (Google Form). Wil je graag instappen? Dan volg je eerst een infosessie. Na afloop van deze sessie bezorgen we je via e-mail het aanmeldingsformulier.
In het aanmeldingsformulier vragen we onder andere naar:
- jouw digitale collectie: beleid, aantal, grootte, bestandstypes, inhoud, collectiebeheersysteem, metadata;
- welk type digitale-instroomtraject je verkiest;
- jouw inschatting naar hoe gereed jouw organisatie is om een traject aan te vangen;
- welke timing je voor ogen hebt om te kunnen instromen.
Denk je nog niet helemaal klaar te zijn om onmiddellijk te beginnen met een digitale-instroomtraject? Geen enkel probleem! Twee keer per jaar (juni en december) voorzien wij vaste momenten waarop je kan instappen, te beginnen met de infosessie.
Nog niet geselecteerd, maar wil je toch al aan de slag? Ontdek hier wat je al kan ondernemen.
De selectieparameters
Op basis van je antwoorden in het aanmeldingsformulier selecteren wij per ronde ongeveer tien contentpartners. Eerst maken we een longlist van wie in aanmerking komt. Hierbij kijken we naar volgende selectieparameters:
- Of je het traject kan afleggen binnen de vooropgestelde tijd, d.w.z. binnen vier maanden voorbereidingstijd;
- Of je minimale metadata voorhanden hebt (unieke ID, hoofdtitel, creatiedatum, hoofdbeschrijving, maker, taal en rechthebbende) en;
- Of de bestanden die je wilt laten instromen in scope zijn.
Wanneer je aan deze verwachtingen voldoet, kom je op de shortlist terecht. Hier nemen we de prioritering en de werklastinschatting in rekening. We kijken wat jullie noden zijn (bv. opslagproblemen of een deadline voor een project), hoeveel metadata er al aanwezig zijn, hoe gereed je jouw organisatie zelf inschat en hoe complex jouw collectie is. In het bezit van een complexe collectie? Dit betekent uiteraard niet dat je niet geselecteerd kan worden voor een digitale-instroomtraject. We willen er langs onze kant vooral voor zorgen dat we met een haalbare mix aan complexiteit aan de slag gaan, zodat we ieder traject binnen de zes maanden op de rails kunnen krijgen.