In een batch-intaketraject draag je als contentpartner op afgesproken tijdstippen je bestaande digitale collectie over aan meemoo in deelcollecties of batches.
Waarom en wanneer een batch-intaketraject?
- Je hebt zelf niet voldoende technische kennis of middelen in huis om een digitale infrastructuur op te zetten.
- Je hebt geen stabiel lokaal netwerk.
- Je hebt geen frequente productie of verwerving van archiefmateriaal.
- Je digitale collectie is behapbaar qua aantal bestanden.
De voordelen van een batch-intaketraject? Je hoeft zelf geen infrastructuur op te zetten en je krijgt van ons een intensieve begeleiding op maat.
De uitdagingen? Je bent voor het instromen (en ontsluiten) van je materiaal meer afhankelijk van (de timings en capaciteit van) meemoo. Gedurende ongeveer zes maanden verwachten wij een intensief engagement van jou.
Wat verwachten wij van jou?
Deze drie zaken staan centraal in een batch-intaketraject:
- De structurering van je metadata. Dit is vaak hetgeen waar nog de meeste voorbereidingstijd naartoe gaat. Je bezorgt ons de uiteindelijke opgekuiste en gestructureerde metadata, na de metadatamapping, via e-mail.
- Een bestandsinventaris van de aangeleverde bestanden, met MD5-checksums. Deze wordt door jou gemaakt via DROID en aangeleverd via e-mail.
- De keuze van je archiefmasters. Deze worden door jou via de FTP-server in batches bezorgd aan meemoo.
Als je je inschrijft op een traject, engageer je je ook om de vooropgestelde timings en mijlpalen te halen. Als contentpartner heb je hierin een belangrijke rol te vervullen: je bereidt je collectie voor op de import, je voert datacleaning uit, je zorgt voor de metadata en voor de uiteindelijke aanlevering van de data. Kortom, jij denkt na over en gaat aan de slag met je eigen collectie.
Nadat jij ons per batch 1) je gestructureerde metadata, 2) bestandsinventaris met MD5-checksums en 3) je archiefmasters of essencebestanden hebt bezorgd, verzorgt meemoo de verdere instroom en archivering van je archiefmateriaal.
Na archivering in het meemoo-archiefsysteem vragen wij van jou nog een kwaliteitscontrole: is alles (metadata en archiefmasters) ingestroomd en gearchiveerd zoals afgesproken?
Hoe definieer ik een batch?
Een batch definiëren kan onder andere door:
- een inhoudelijke deelcollectie af te bakenen;
- een groepering van bestandsformaten en vooral -types te kiezen;
- een selectie te maken op productiedatum (bijvoorbeeld de opnames van een theatervoorstelling die is opgevoerd in 2009);
- rekening te houden met je eigen maximumcapaciteit van het aantal bestanden per batch - meemoo zelf heeft geen maximumcapaciteit;
- ...
De manier waarop je de batches samenstelt, bepalen we samen tijdens het voortraject. Houd ook rekening met wat in aanmerking komt of in scope is voor een digitale-instroomtraject.
Let op: zorg ervoor dat je de metadata voor alle bestanden binnen een batch op dezelfde manier structureert! Dit staat vaak in relatie tot het collectiebeheersysteem dat/de collectiebeheersystemen die jouw organisatie gebruikt. Lees daar hier meer over.
Het is belangrijk dat jij als organisatie intern bijhoudt welke deelcollecties jullie wel en niet aangeleverd en dus gearchiveerd hebben bij meemoo. Indien je technisch iets meer onderlegd ben, dan kan je via API na archivering bv. inventarisnummers (<dc_identifier_localid>) opvragen om zo na te gaan wat al wel en niet gearchiveerd is bij meemoo.