Hoe weet ik wanneer mijn dragers opgehaald worden?
De verschillende transporten en de inhoud ervan worden door meemoo ingepland in samenspraak met jou als collectiebeheerder en met het digitaliseringsbedrijf. De bedoeling is dat jij te allen tijde op de hoogte bent van het moment van ophaling, van waar de dragers zich bevinden en van wanneer je ze terug mag verwachten.
Bij de samenstelling van één transport of batch en voor de opmaak van de planning houden we o.a. rekening met de volgende criteria:
-
Ophaallocatie
We proberen de transporten zoveel mogelijk lokaal of regionaal te organiseren. Op die manier kan het transport efficiënt en milieuvriendelijk verlopen. -
Hoeveelheid
In elke batch verzamelen we een bepaalde hoeveelheid dragers. Het aantal dat het digitaliseringsbedrijf op een bepaalde frequentie wil ontvangen en verwerken wordt in de testfase afgesproken. Door de kleinere hoeveelheden zullen de dragers bij ‘combodigitalisering’ gewoonlijk worden gebundeld in één batch.
Welke acties onderneem ik bij en na de ophaling van mijn dragers?
- De door jou verpakte dragers worden door het digitaliseringsbedrijf, of door meemoo zelf, opgehaald. Samen met jou en een meemoo-medewerker worden de dragers op de dag van de ophaling in veilige transportcontainers geplaatst en ingeladen.
- Om ervoor te zorgen dat de dragers niet verloren gaan, wordt er in de registratietool ook nog een koppeling gemaakt tussen de nummers van de verzameldozen en deze van de transportbakken. Die vul je in door op het tabblad verzendingen op de blauwe hyperlink onder het correcte verzendings-ID te klikken. Vervolgens kan je het nummer van de transportbak rechts invullen, en opslaan via de groene knop.
Hoe weet ik wanneer mijn dragers terugbezorgd worden?
Na de digitalisering brengt het digitaliseringsbedrijf de dragers in dezelfde verpakking terug naar de plaats waar ze werden opgehaald. Het transport wordt door meemoo in samenspraak met jou en het digitaliseringsbedrijf ingepland. Wanneer de dragers bij jouw (opslag)locatie aankomen, kan je, na controle van volledigheid, nog een mail sturen ter bevestiging aan de projectmanager.
Wat doe ik met mijn analoge dragers na teruglevering?
Na de digitalisering komen de dragers bij jou terug, maar soms is het moeilijk om opnieuw een plekje te vinden in je archief. Moet je deze gedigitaliseerde analoge dragers wel bewaren?
Sowieso raden we je aan de analoge dragers zo lang mogelijk bij te houden, minstens totdat de kwaliteitscontrole op de digitale bestanden is gebeurd en je zeker bent dat de digitalisering goed is gebeurd. Als er geen opslagprobleem dreigt, bewaar je de dragers ook na kwaliteitscontrole bij voorkeur verder.
Bewaring niet mogelijk? Enkele jaren geleden werkten we al een beslissingsboom uit, op basis van vele gesprekken in de sector. Het advies dat hieruit komt, is zowel behoedzaam als realistisch. In vijf goed gedefinieerde vragen kunnen contentpartners bekijken of het mogelijk en opportuun is om hun dragers te bewaren. Deze beslissingsboom moet nog afgetoetst worden op zijn bruikbaarheid via één of meerdere concrete voorbeelden.