Hoe verloopt het transport van mijn audiovisuele dragers?

Hoe weet ik wanneer mijn dragers opgehaald worden?

De verschillende transporten en de inhoud ervan worden door meemoo in samenspraak met jou als collectiebeheerder enerzijds en het digitaliseringsbedrijf anderzijds ingepland. De bedoeling is dat jij te allen tijde op de hoogte bent van het ogenblik van ophaling, waar de dragers zich bevinden en wanneer je ze terug mag verwachten.

Het transport van een hoeveelheid dragers naar de digitaliseringsinfrastructuur noemen we een batch. De hoeveelheid dragers van één contentpartner binnen die batch noemen we een shipment of verzending. Deze termen zal je ook tegenkomen in het registratiesysteem AMS.

Voor het samenstellen van één transport of batch en voor het opmaken van de planning houden we o.a. rekening met de volgende criteria:

Ophaallocatie
We proberen de transporten zoveel mogelijk lokaal of regionaal te organiseren. Op die manier kunnen we het transport efficiënt en milieuvriendelijk organiseren.
Hoeveelheid
In elke batch verzamelen we een bepaalde hoeveelheid dragers. Het aantal dat het digitaliseringsbedrijf op een bepaalde frequentie wil ontvangen en verwerken wordt in de testfase afgesproken. Door de kleinere hoeveelheden zullen de dragers bij ‘combodigitalisering’ gewoonlijk worden gebundeld in één batch.

Welke acties onderneem ik bij en na de ophaling van mijn dragers?

De door jou verpakte dragers worden door het digitaliseringsbedrijf, of door meemoo zelf, opgehaald. Samen met jou en een meemoo-medewerker zullen deze op de dag van de ophaling in veilige transportcontainers worden geplaatst en ingeladen.
Wanneer de dragers jouw opslaglocatie verlaten, pas jij de status van de shipment/verzending in het registratiesysteem AMS aan naar ‘uitgecheckt bij CP’.
Op het moment dat de dragers aankomen op de locatie van het digitaliseringsbedrijf, passen zij de status opnieuw aan naar ‘ingecheckt bij SP’. Zo kan jij volgen wanneer de dragers zijn toegekomen.

SP staat voor Service Provider en is een generieke term die we gebruiken voor het digitaliseringsbedrijf.

Hoe weet ik wanneer mijn dragers teruggeleverd worden?

Na digitalisering brengt het digitaliseringsbedrijf de dragers in dezelfde verpakking terug naar de plaats waar ze werden opgehaald. Wanneer de dragers de digitaliseringsinfrastructuur verlaten, past het digitaliseringsbedrijf de status van de shipment/verzending in AMS aan naar ‘uitgecheckt bij SP’.

Het transport wordt door meemoo in samenspraak met jou en het digitaliseringsbedrijf ingepland. Wanneer de dragers bij jouw (opslag)locatie aankomen, pas je zelf de status van de shipment/verzending in AMS aan naar ‘ingecheckt bij CP’.

Wat doe ik met mijn analoge dragers na teruglevering?

Na de digitalisering komen de dragers bij jou terug. Soms is het echter moeilijk om opnieuw een plekje in je archief te vinden. Moet je deze gedigitaliseerde analoge dragers wel bewaren?

Sowieso raden we je aan de analoge dragers zo lang mogelijk bij te houden, minstens totdat de kwaliteitscontrole op de digitale bestanden is gebeurd en je zeker bent dat de digitalisering goed is gebeurd. Als er geen opslagprobleem dreigt, bewaar je de dragers ook na kwaliteitscontrole bij voorkeur verder.

Bewaring niet mogelijk? Daarom werkten we enkele jaren geleden al een beslissingsboom uit, op basis van vele gesprekken in de sector. Het advies dat hieruit komt, is zowel behoedzaam als realistisch. In vijf goed gedefinieerde vragen kunnen contentpartners bekijken of het mogelijk en opportuun is om hun dragers te bewaren. Deze beslissingsboom moet nog afgetoetst worden op zijn bruikbaarheid via één of meerdere concrete voorbeelden.

Zit je als contentpartner van meemoo zelf met vragen rond wat te doen met je audiovisuele dragers na de digitalisering, neem dan zeker met ons contact op via jouw accountmanager of support@meemoo.be. We kijken dan samen of deze beslissingsboom voor jou kan werken!

>> Bekijk het advies en de beslissingsboom

>> Meer lezen

Bestanden in dit artikel:

Beslissingsboom.pdf
300 kB Downloaden