Hoe kan ik mijn metadata voorbereiden?
Om digitaal materiaal duurzaam te bewaren in het meemoo-archiefsysteem moet elk digitaal item beschrijvende metadata hebben. Het gaat dan om informatie over dat item, zoals een titel, beschrijving en creatiedatum. Deze informatie hebben we nodig om o.a. de digitale collectie doorzoekbaar en bruikbaar te maken voor verdere ontsluiting. Hoe je deze metadata voorbereidt op digitale instroom en archivering bij meemoo lees je hieronder!
Check zeker het metadatamodel voor digitale instroom onderaan dit artikel als leidraad!
Stap 1: metadata exporteren en/of creëren in een gestructureerd formaat
Een eerste stap bij het voorbereiden van je metadata voor digitale instroom, is nagaan of er voor elk item dat je wil laten instromen metadata voorhanden is. Als je reeds met een collectiebeheersysteem (CMS) of archiefbeheersysteem (DAMS of MAM) werkt, is dit doorgaans het geval. Het komt er dan op neer om te bekijken hoe je een export van je metadata uit dit systeem kan maken in bv. XML- of CSV-formaat.
Indien je metadata worden bijgehouden in bv. een spreadsheet, kan je deze gebruiken en aanleveren (bij voorkeur in CSV-formaat). Is er nog geen (minimale) metadata over je collectie beschikbaar? Niet getreurd, je kan aan de slag met onze metadatatemplate!
Vergeet niet: je hebt meer metadata dan je denkt!
Je kan hieronder de metadatatemplates downloaden. Maar opgelet! Dit is misschien niet de laatste versie van de template! Die vind je namelijk altijd terug in de instroomtool zelf.
Download de metadatatemplate van het Basis-profiel
Download de metadatatemplate van het Materieel kunstwerk-profiel
Wil je graag aan item instroom doen? Dan is het zeker niet verplicht om met de metadatatemplate te werken, maar het kan helpen. Voor batch instroom is het wél verplicht met deze template aan de slag te gaan, maar meer daarover tijdens de workshop. Lees hier op support meer.
Stap 2: volledigheid metadata controleren
Eenmaal je een export van je metadata hebt (of een ingevulde metadatatemplate), komen we bij de tweede stap van je metadatavoorbereiding: de volledigheid van je metadata controleren. Met volledigheid bedoelen we dat elk item op z'n minst de minimale metadata, of basisannotatie, bevat.
Check de basisannotatie in het metadatamodel onderaan dit artikel
Deze set aan minimale metadata wordt uitgebreid beschreven in de Samenwerkingsovereenkomst (Bijlage 1: Definitie Basisannotatie Materiaal).
Heb je deze minimale metadata (nog) niet? Dan is het de bedoeling dat je deze eerst toevoegt. Zonder minimale metadata kan je collectie niet instromen en gearchiveerd worden bij meemoo.
Stap 3: metadata opschonen
Om je metadata op te schonen en klaar te maken voor instroom bestaan tal van manieren. Om eenvoudige bewerkingen uit te voeren, raak je dikwijls al ver met een oplossing als Excel of Google Spreadsheets. Hiermee kan je bv. kolommen samenvoegen of splitsen, maar ook snel en efficiënt waarden zoeken en/of vervangen.
Check zeker de validatieregels in het metadatamodel onderaan dit artikel
Ook OpenRefine is een handige tool om je metadata op te schonen, kolommen samen te voegen of op te splitsen, of complexere acties uit te voeren. Hierover vind je meer informatie in de handleiding op de Kennisbank (incl. online webinar) of in deze (Engelstalige) online cursus. Mocht je toch nog vragen hebben rond het opschonen van metadata, dan kan je terecht bij onze collega's van team Expertise via support@meemoo.be!
Wat is een goede bestandsnaam?
Een heldere naamgeving is belangrijk voor je digitale bestanden. Niet alleen zodat je zelf alles terugvindt, maar ook zodat een computer de bestandsnaam kan lezen. Daarom gelden er een aantal regels voor de naamgeving van digitale bestanden.
Wat mag wel?
Je beperkt je in de naamgeving van je bestanden best tot volgende tekens:
- letters: a-z en A-Z
- cijfers: 0-9
- streepjes: underscore ( _ ) en koppelteken ( - ). Let er op dat je bestandsnaam niet begint en/of eindigt met _ of -.
Bovendien is de bestandsnaam van de archiefbestanden in de instroomtool beperkt op maximaal 256 karakters.
We raden ook aan om altijd een korte, duidelijke en vooral unieke naam aan je bestanden te geven.
Wat mag niet?
Er zijn een aantal tekens die je nooit mag gebruiken in je bestandsnaamgeving, in de instroomtool. Dit zijn tekens die een computer in andere contexten gebruikt, bijvoorbeeld als commando om een opdracht uit te voeren. Om zeker te zijn dat een computer geen rare dingen doet met je bestanden zijn daarom deze tekens niet toegelaten in de bestandsnamen van archiefbestanden die je in de instroomtool wil opladen, voor archivering bij meemoo:
- spaties
- leestekens: ! ? . , ; : ( ) ’
- diakritische tekens: é à ù ç è ë ê
- speciale tekens: / \ * % @ | # § $ & +
Bestanden in bulk hernoemen
Merk je in je digitale archief dat je bestanden hebt die niet volgens deze regels benoemd zijn (bv. er staan spaties in je bestandsnaam)? Geen probleem! Er bestaan tools waarmee je makkelijk meerdere bestanden tegelijk kan herbenoemen:
Hoe ziet het metadatamodel eruit en waarop moet ik letten?
In de instroomtool is een metadatamodel geïplementeerd. Hetzelfde datamodel wordt gebruikt voor item instroom (het invoerscherm) en voor batch instroom (de template-sheet), lees hier meer. Hieronder kan je steeds de laatste versie terugvinden van dit metadatamodel. Er zijn 3 kolommen aanwezig:
- de naam van het metadataveld in de instroomtool
- de definitie van het metadataveld
- validatieregels van desbetreffend metadataveld
Dezelfde validatieregels gelden bij item instroom en batch instroom. Wél zijn er een aantal velden die enkel kunnen aangeleverd of ingevuld worden bij het Materieel kunstwerk-profiel, en niet bij het Basis-profiel. Deze metadatavelden zijn eigen aan gedigitaliseerde kunstwerken of erfgoedobjecten. Het gaat om: afmetingen in mm, kunstmedium en type kunstwerk.
Heb je eigen metadata (bijv. uit het collectiebeheersysteem dat jouw organisatie gebruikt) die je niet direct kan mappen op één van de metadatavelden in meemoo's datamodel? Geef een seintje aan support@meemoo.be of je trajectbegeleider (als je aan batch instroom doet) en dan bekijken we samen de opties!
Verplichte metadata of basisannotatie
| metadata- veld |
definitie | validatie- regels |
| Titel | De hoofdtitel, of onderscheidende en betekenisvolle benaming van het item. | max 256 karakters |
| Beschrijving | Een korte, algemene omschrijving van de inhoud van het item. | max 1024 karakters |
| Lokaal persistent record ID | Primaire lokale ID. De belangrijkste persistente identificatie (bijv. een code of nummer) waarmee het item in de eigen collectie gekend staat. In het meemoo-archiefsysteem is dit veld gekend als 'Hoofd lokale CP ID'. | |
| Creatiedatum | De datum waarop de inhoud van het oorspronkelijke werk werd gecreëerd, of de vervaardigingsdatum, in EDTF, bijv.: 2014-10-05, of 1988-07/1989, of 2025. Een onbekende datum noteer je als XXXX-XX-XX. | EDTF (level 1) = 'Extended Date/Time Format' specificatie |
| Datum publieke bekendmaking | De datum waarop het oorspronkelijke werk op geoorloofde wijze voor het publiek toegankelijk is gemaakt / moment van ingebruikname (bijv. datum eerste uitzending) van het oorspronkelijke werk, in EDTF, bijv.: 2014-10-05, of 2025. Een onbekende datum noteer je als XXXX-XX-XX. | EDTF (level 1) = 'Extended Date/Time Format' specificatie |
| Auteursrecht- houder |
De persoon of organisatie die de auteursrechten op een werk bezit of naburige rechten op een prestatie in kader van het werk. Ook een mogelijkheid: Geen, Onbekend, Anoniem. | |
| Ontsluitings- toestemming |
De toestemming(en) die een partner geeft aan meemoo om de metadata of het materiaal van een digitaal archiefitem te laten raadplegen of downloaden, deels of volledig, door een specifieke gebruikersgroep. De ontsluitingstoestemmingen worden toegekend en beheerd volgens het geldende afsprakenkader, lees hier meer. | gecontroleerde lijst, zie hier |
| Content- categorie |
Het type of de categorie waartoe de content van het item behoort. | gecontroleerde lijst: Foto, Video of Audio |
Optionele of aanvullende metadata
Gecontroleerde lijst: wanneer hieronder naar een gecontroleerde lijst wordt verwezen bij de validatieregels, dan wordt daarmee bedoeld dat er een vaste lijst met waarden is, voor een rol of type (een sleutel). Bijvoorbeeld: het werk is geschilderd door Peter Paul Rubens, dan kan deze naam worden ingevuld in het metadataveld Maker, bij de rol of sleutel Kunstenaar.
De volledige gecontroleerde lijsten vind je terug in de twee metadatatemplates onderaan dit supportartikel, bij 'Bestanden op deze pagina'.
Bij het invullen van de metadatatemplate scheid je herhaalbare velden met een puntkomma (;). Is een schilderij bijvoorbeeld door twee schilders gemaakt, dan vuld je het volgende in bij Maker/Kunstenaar: "Hubert Van Eyck;Jan Van Eyck". Alle optionele of aanvullende metadatavelden zijn herhaalbaar, met uitzondering van: afmetingen in mm, credit en opmerkingen rechten.
| metadata- veld |
definitie | validatie- regels |
| Trefwoord | Thematisch trefwoord met betrekking tot de inhoud van het item. | maximaal 15 |
| Andere lokale persistente record ID’s | Andere persistente identificatie of ID's (bijv. een code of nummer) waarmee het item in de eigen collectie gekend staat. In het meemoo-archiefsysteem is dit veld gekend als 'Overige lokale CP IDs'. | type ID is een gecontroleerde lijst |
| Secundaire titels | Secundaire of andere titels met betrekking tot de inhoud van het item. | type titel is een gecontroleerde lijst |
| Maker | De persoon of instelling die (in hoofdzaak) verantwoordelijk is voor de creatie van de inhoud van het item. | de rol is een gecontroleerde lijst |
| Bijdrager | De persoon of instelling die een substantiële creatieve bijdrage tot de inhoud van het item heeft geleverd. | de rol is een gecontroleerde lijst |
| Publisher | De entiteit die (in hoofdzaak) verantwoordelijk is voor het verdelen en het toegankelijk maken van een item voor derden door bijv. omroep, verkoop, verhuur. | de rol is een gecontroleerde lijst |
| Genre | Omschrijving van de aard of het genre van het item a.d.h.v. een gecontroleerde lijst die door meemoo beheerd wordt, bijv.: Actualiteit, Dans, Documentaire, Interview, Kunstwerk, Speelfilm, Theater, … | gecontroleerde lijst, zie hier |
| Situering in tijd | Een beschrijvende afbakening van de tijdsperiode waar de inhoud (!) van het item betrekking op heeft, bijv. vroege middeleeuwen, zeventiende eeuw, interbellum, 1945, enz. | |
| Situering in ruimte | Een beschrijvende afbakening van het geografisch gebied (straat, stad, land, continent) waar de inhoud van het item betrekking op heeft. | |
| Afmetingen in mm |
De afmetingen van het fysieke werk of object, namelijk de hoogte, breedte, en/of diepte, uitgedrukt in millimeters. Enkel bij Materieel kunstwerk-profiel. |
numeriek: positief getal, geen cijfer na de komma |
| Kunstmedium |
Het medium van het kunstwerk, met name het gebruikte materiaal en de grondstoffen, bijv. olie op doek. Je voegt een waarde toe door op enter te drukken of op het plusteken te klikken. Enkel bij Materieel kunstwerk-profiel. |
|
| Type kunstwerk |
Het type kunstwerk of de kunstvorm, bijv. schilderij, beeldhouwwerk, tekening of lithografie. Je voegt een waarde toe door op enter te drukken of op het plusteken te klikken. Enkel bij Materieel kunstwerk-profiel. |
|
| Credit | Een vermelding van de persoon en/of organisatie die de rechten heeft op, of ze beheert voor het digitale archiefitem. | |
| Opmerkingen rechten | Bijkomende opmerkingen en voorwaarden met betrekking tot de gebruiksrechten van toepassing op het item. |
Bestanden op deze pagina: