Een eerste stap bij het voorbereiden van je metadata voor digitale instroom, is nagaan of er voor elke archiefmaster (of essence) die je wil laten instromen een metadatabestand voorhanden is. Als je reeds met een collectiebeheersysteem (CMS) of archiefbeheersysteem (DAMS of MAM) werkt, is dit doorgaans het geval. Het komt er dan op neer om te bekijken hoe je een export van je metadata uit dit systeem kan maken in bv. XML- of CSV-formaat.

Indien je metadata worden bijgehouden in bv. een spreadsheet, kan je deze gebruiken en aanleveren (bij voorkeur in CSV-formaat). Is er nog geen (minimale) metadata over je collectie beschikbaar? Niet getreurd, je kan aan de slag met onze metadatatemplate!

Vergeet niet: je hebt meer metadata dan je denkt!

Download de metadatatemplate  Ga naar meemoo's metadatamodel

Eenmaal je een export van je metadata hebt (of een ingevulde metadatatemplate), komen we bij de tweede stap van je metadatavoorbereiding: de volledigheid van je metadata controleren. Met volledigheid bedoelen we dat elk metadatabestand minimale metadata bevat. Deze minimale metadata bestaat uit:

• een unieke ID ("hoofd lokale CP ID" of "dc_identifier_localid"). Bij batch intake moet dit gelijk zijn aan de bestandsnaam (minus extensie)
• een hoofdtitel: max 256 karakters
• een (summiere) beschrijving
• een creatiedatum, in EDTF
• datum van publieke bekendmaking van het oorspronkelijke werk
• rechthebbende(n) (indien gekend)

Deze set aan minimale metadata wordt uitgebreid beschreven in de Samenwerkingsovereenkomst (Bijlage 1: Definitie Basisannotatie Materiaal).

Heb je deze minimale metadata (nog) niet? Dan is het de bedoeling dat je deze eerst toevoegt. Zonder minimale metadata kan je collectie niet instromen en gearchiveerd worden bij meemoo. Dit is technisch niet mogelijk.

De vuistregel voor je metadata (alsook de kolomnaam in Excel/CSV of tags in XML) is:

• Wel:
  
  • Letters: a tot z en A tot Z
  • Cijfers: 0 tot 9
  • Streepjes: underscore (_) of koppelteken (-)
• (Beter) niet:
  
  • Spaties
    
    • Zeker niet in: titel, bestandsnaam (en dus hoofd lokale CP ID), de kolomnaam/tag
    • Uiteraard wel in beschrijvende metadata, in het bijzonder de beschrijving.
  • Leestekens: ! ? . , ; : ( ) ’
  • Diakritische tekens: é à ù ç è
  • Speciale tekens: / * % @ | # § $ +

Hou ook rekening met:

• de hoofdtitel: stel een betekenisvolle, korte hoofdtitel op (maximaal 256 karakters) en vermijd daarbij bovenstaande tekens;
• de bestandsnaam: lees hier alles over een goede bestandsnaam;
• de unieke ID: deze moet gelijk zijn aan de bestandsnaam minus de extensie;
• datums: hoe ziet het datumformaat in je metadata eruit en gebruik je steeds dezelfde manier van dateren? Stel dat je bij heel wat items het formaat YYYY-MM-DD (jaar-maand-dag) volgt en bij enkele uitzonderingen het formaat DD-MM-YYYY (dag-maand-jaar) of YYYY/MM/DD (jaar/maand/dag), dan pas je deze laatste aan om het meest courante formaat te volgen. Je moet hierbij gebruiken maken van EDTF level 0 of 1.
• maker, bijdrager of trefwoord: bevat je metadatabestand per archiefmaster meerdere makers of bijdragers (bv. bij een toneelvoorstelling) of meerdere trefwoorden? Let dan op dat deze steeds op dezelfde manier gescheiden worden. Dit kan door tussen de verschillende trefwoorden of makers steeds een puntkomma (;) als scheidingsteken te gebruiken.

Om je metadata op te schonen en klaar te maken voor instroom bestaan tal van manieren. Om eenvoudige bewerkingen uit te voeren, raak je dikwijls al ver met een oplossing als Excel of Google Spreadsheets. Hiermee kan je bv. kolommen samenvoegen of splitsen, maar ook snel en efficiënt waarden zoeken en/of vervangen.

 Ook OpenRefine is een handige tool om je metadata op te schonen, kolommen samen te voegen of op te splitsen, of complexere acties uit te voeren. Hierover vind je meer informatie in de handleiding op de Kennisbank (incl. online webinar) of in deze (Engelstalige) online cursus. Mocht je toch nog vragen hebben rond het opschonen van metadata, dan kan je terecht bij onze collega's van team Expertise via support@meemoo.be!