Hoe kan ik mijn metadata voorbereiden?
Om digitale bestanden duurzaam te bewaren in het meemoo-archief moet elk digitaal bestand begeleid worden door een metadatabestand. Zo’n metadatabestand bevat informatie over het digitale bestand, zoals een titel, beschrijving en creatiedatum. Deze informatie hebben we nodig om o.a. de digitale collectie doorzoekbaar en bruikbaar te maken voor verdere ontsluiting. Hoe je deze metadata voorbereidt op digitale instroom bij meemoo lees je hier!
Stap 1: metadata exporteren en/of creëren in een gestructureerd formaat
Een eerste stap bij het voorbereiden van je metadata voor digitale instroom, is nagaan of er voor elke archiefmaster (of essence) die je wil laten instromen een metadatabestand voorhanden is. Als je reeds met een collectiebeheersysteem (CMS) of archiefbeheersysteem (DAMS of MAM) werkt, is dit doorgaans het geval. Het komt er dan op neer om te bekijken hoe je een export van je metadata uit dit systeem kan maken in bv. XML- of CSV-formaat.
Indien je metadata worden bijgehouden in bv. een spreadsheet, kan je deze gebruiken en aanleveren (bij voorkeur in CSV-formaat). Is er nog geen (minimale) metadata over je collectie beschikbaar? Niet getreurd, je kan aan de slag met onze metadatatemplate!
Vergeet niet: je hebt meer metadata dan je denkt! We brengen dit tijdens het voortraject samen in kaart.
Stap 2: volledigheid metadata controleren
Eenmaal je een export van je metadata hebt (of een ingevulde metadatatemplate), komen we bij de tweede stap van je metadatavoorbereiding: de volledigheid van je metadata controleren. Met volledigheid bedoelen we dat elk metadatabestand minimale metadata bevat. Deze minimale metadata bestaat uit:
- een unieke ID ("hoofd lokale CP ID" of "dc_identifier_localid"). Bij batch intake moet dit gelijk zijn aan de bestandsnaam (minus extensie)
- een hoofdtitel: max 256 karakters
- een (summiere) beschrijving
- een creatiedatum, in EDTF
- datum van publieke bekendmaking van het oorspronkelijke werk
- rechthebbende(n) (indien gekend)
Deze set aan minimale metadata wordt uitgebreid beschreven in de Samenwerkingsovereenkomst (Bijlage 1: Definitie Basisannotatie Materiaal).
Heb je deze minimale metadata (nog) niet? Dan is het de bedoeling dat je deze eerst toevoegt. Zonder minimale metadata kan je collectie niet instromen en gearchiveerd worden bij meemoo. Dit is technisch niet mogelijk.
Stap 3: metadata opschonen
De vuistregel voor je metadata (alsook de kolomnaam in Excel/CSV of tags in XML) is:
- Wel:
- Letters: a tot z en A tot Z
- Cijfers: 0 tot 9
- Streepjes: underscore (_) of koppelteken (-)
- (Beter) niet:
- Spaties
- Zeker niet in: titel, bestandsnaam (en dus hoofd lokale CP ID), de kolomnaam/tag
- Uiteraard wel in beschrijvende metadata, in het bijzonder de beschrijving.
- Leestekens: ! ? . , ; : ( ) ’
- Diakritische tekens: é à ù ç è
- Speciale tekens: / * % @ | # § $ +
- Spaties
Hou ook rekening met:
- de hoofdtitel: stel een betekenisvolle, korte hoofdtitel op (maximaal 256 karakters) en vermijd daarbij bovenstaande tekens;
- de bestandsnaam: lees hier alles over een goede bestandsnaam;
- de unieke ID: deze moet gelijk zijn aan de bestandsnaam minus de extensie;
- datums: hoe ziet het datumformaat in je metadata eruit en gebruik je steeds dezelfde manier van dateren? Stel dat je bij heel wat items het formaat YYYY-MM-DD (jaar-maand-dag) volgt en bij enkele uitzonderingen het formaat DD-MM-YYYY (dag-maand-jaar) of YYYY/MM/DD (jaar/maand/dag), dan pas je deze laatste aan om het meest courante formaat te volgen. Je moet hierbij gebruiken maken van EDTF level 0 of 1.
- maker, bijdrager of trefwoord: bevat je metadatabestand per archiefmaster meerdere makers of bijdragers (bv. bij een toneelvoorstelling) of meerdere trefwoorden? Let dan op dat deze steeds op dezelfde manier gescheiden worden. Dit kan door tussen de verschillende trefwoorden of makers steeds een puntkomma (;) als scheidingsteken te gebruiken.
Om je metadata op te schonen en klaar te maken voor instroom bestaan tal van manieren. Om eenvoudige bewerkingen uit te voeren, raak je dikwijls al ver met een oplossing als Excel of Google Spreadsheets. Hiermee kan je bv. kolommen samenvoegen of splitsen, maar ook snel en efficiënt waarden zoeken en/of vervangen.
Ook OpenRefine is een handige tool om je metadata op te schonen, kolommen samen te voegen of op te splitsen, of complexere acties uit te voeren. Hierover vind je meer informatie in de handleiding op de Kennisbank (incl. online webinar) of in deze (Engelstalige) online cursus. Mocht je toch nog vragen hebben rond het opschonen van metadata, dan kan je terecht bij onze collega's van team Expertise via support@meemoo.be!
Wat is een goede bestandsnaam?
Een heldere naamgeving is belangrijk voor je digitale bestanden. Niet alleen zodat je zelf alles terugvindt, maar ook zodat een computer de bestandsnaam kan lezen. Daarom gelden er een aantal regels voor de naamgeving van digitale bestanden.
Let op: voor digitale instroom moet je bestandsnaam gelijk zijn aan de 'hoofd lokale CP ID' of 'dc_identifier_localid'.
Wat mag wel?
Je beperkt je in de naamgeving van je bestanden best tot volgende tekens:
- Letters: a-z en A-Z
- Cijfers: 0-9
- Streepjes: underscore ( _ ) en koppelteken ( - ). Let er op dat je bestandsnaam niet begint en/of eindigt met _ of -.
We raden ook aan om altijd een korte, duidelijke en vooral unieke naam aan je bestanden te geven.
Wat mag niet?
Er zijn een aantal tekens die je nooit mag gebruiken in je bestandsnaamgeving. Dit zijn tekens die een computer in andere contexten gebruikt, bijvoorbeeld als commando om een opdracht uit te voeren. Om zeker te zijn dat een computer geen rare dingen doet met je bestanden vermijd je beter deze tekens:
- Spaties
- Leestekens: ! ? . , ; : ( ) ’
- Diakritische tekens: é à ù ç è ë ê
- Speciale tekens: / \ * % @ | # § $ & +
Bestanden in bulk hernoemen
Merk je in je digitale archief dat je bestanden hebt die niet volgens deze regels benoemd zijn (bv. er staan spaties in je bestandsnaam)? Geen probleem! Er bestaan tools waarmee je makkelijk meerdere bestanden tegelijk kan herbenoemen:
Metadatamapping: wat is het en hoe doe ik het?
Heb je jouw metadata voorbereid of opgeschoond? En werkt jouw organisatie reeds met een eigen collectiebeheersysteem of archiefsysteem (en dus metadatamodel in XML of CSV)? Dan ben je klaar voor de omvorming van deze metadata naar het meemoo-metadatamodel. We noemen dit denkproces de metadatamapping.
Wat is het?
Met de metadatamapping bedoelen we dus dat je samen met ons een vertaalslag maakt van de metadatavelden die jouw organisatie gebruikt naar die van meemoo. In de praktijk komt dit neer op het definiëren wat elk metadataveld bij jou betekent en kijken met welk veld het bij meemoo het beste overeenstemt.
Twee voorbeelden:
- Een organisatie gebruikt het veld 'maker' bij een foto om de fotograaf aan te duiden. In meemoo's metadatamodel is er echter een specifiek veld voor 'fotograaf' ('dc_creators/Fotograaf'). Er wordt in dit geval overeengekomen met meemoo dat het veld 'maker' bij fotomateriaal van de organisatie gemapt of vertaald wordt naar het veld 'fotograaf' in meemoo's metadatamodel.
- Een organisatie gebruikt het veld 'beschrijving' om bij een foto of video aan te duiden waarover het materiaal gaat. In meemoo's huidig metadatamodel zijn veel velden Engelstalig omdat we ons baseren op internationale standaarden. Het veld 'beschrijving' heet bijgevolg 'dc_description' in meemoo's metadatamodel, en de mapping vindt op die manier plaats.
De metadatamapping is een belangrijk onderdeel van de voorbereiding op de instroom van jullie materiaal, zoniet het belangrijkste. Daarom gebeurt de mapping in nauwe samenwerking en proberen we samen te komen tot een resultaat dat werkt voor beide organisaties. We voorzien dan ook voldoende tijd, ongeveer vier maanden, tijdens het voortraject om deze consensus te bereiken.
Hoe doe ik het?
We gebruiken voor deze metadatamapping een spreadsheet. Je vindt hier informatie over de velden die bij meemoo gebruikt worden, je leest terug welke velden verplicht zijn en we vragen aan jou om de naam van de metadatavelden gebruikt in jouw organisatie in te vullen, vergezeld van eventueel extra informatie en een voorbeeldwaarde.
Waarom doe ik het?
Hierdoor wordt het voor meemoo mogelijk om metadata op een uniforme manier te bewaren en collecties te ontsluiten over onze verschillende contentpartners en platformen heen. Indien bepaalde informatie niet past in het meemoo-metadatamodel, dan zoeken we samen naar een alternatieve plek of dan wordt deze (voorlopig) niet gemapt. Jij blijft de eindverantwoordelijkheid dragen om sectorspecifieke metadata te beheren. We proberen in de metadatamappingsoefening uiteraard zoveel mogelijk van jouw metadata mee te nemen.
Vergeet niet: je hebt meer metadata dan je denkt! We brengen dit tijdens het voortraject samen in kaart.
Wat na de metadatamapping?
Wat gebeurt er nadien met deze (theoretische) metadatamapping? Die dient als basis voor de uiteindelijke metadatatransformatie. Hierbij worden jullie metadata effectief omgezet naar metadata in meemoo's metadatamodel aan de hand van XSLT, een soort programmeertaal. De theoretische mapping of denkoefening wordt in de transformatie in praktijk omgezet. Op dit moment nemen wij bij meemoo de metadatatransformatie meestal voor onze rekening.
Bestanden op deze pagina: