Materiaal delen met derden

Als contentpartner beschik je over een berg aan interessant archiefmateriaal dat je vast en zeker beschikbaar wil maken voor geïnteresseerden. In onderstaand overzicht lichten we in algemene lijnen toe wat er mogelijk is én waar je best rekening mee houdt.

Materiaal in het publiek domein

Jouw materiaal kan beschermd zijn door intellectuele eigendomsrechten. In het bijzonder kan je hierbij denken aan het auteursrecht dat bescherming biedt aan oorspronkelijke werken van bv. schrijvers, componisten en fotografen. Daarnaast moet je ook rekening houden met de zogenaamde naburige rechten die kunnen ingeroepen worden voor prestaties van uitvoerende kunstenaars (zoals zangers, acteurs, toneelspelers), muziek- en filmproducenten en omroeporganisaties.

Deze rechten zijn evenwel beperkt in de tijd. Daarna belandt het werk of de prestatie in het publiek domein en kan het door iedereen vrij gebruikt worden. Als dat het geval is, kan je het materiaal zonder problemen exploiteren en bv. online beschikbaar stellen of via e-mail bezorgen. Concreet:

eindigt het auteursrecht 70 jaar nadat de auteur overleden is
eindigen de naburige rechten (van muziekproducenten en muzikale uitvoerders) 70 jaar na de muziekopname
eindigen de andere naburige rechten 50 jaar na de prestaties

Hou dus zeker rekening met beide rechten.

Voorbeeld: de opname van een uitvoering uit 1995 van een opera van Mozart wordt nog door naburige rechten beschermd, ook al is de opera zelf al een publiekdomeinwerk geworden.

Tip: Wil je de auteursrechtelijke status van je collectiestukken bepalen? De Publiekdomeintool kan je vooruithelpen.

Auteursrechtelijk beschermd materiaal

Wanneer jouw organisatie over materiaal beschikt dat beschermd is door auteursrecht of naburige rechten, heb je in principe toestemming nodig van alle rechthebbenden om bepaalde handelingen te stellen met dit materiaal. Zo is het bijvoorbeeld verboden om zonder toestemming van alle rechthebbenden dit materiaal:

te verspreiden
mee te delen aan een publiek
er reproducties van te maken

De wet voorziet wel in enkele uitzonderingen op dit verbod waardoor je dit materiaal toch kan gebruiken zonder de toestemming van de rechthebbenden, voor zover alle voorwaarden van de betrokken uitzondering vervuld zijn. Meemoo heeft een aantal tools en platformen ter beschikking die gebruik maken van deze uitzonderingen, waardoor je materiaal toch ontsloten kan worden naar bepaalde doelgroepen. Denk bijvoorbeeld aan Het Archief voor Onderwijs. Binnenkort komt daar ook de bezoekertool bij.

De bezoekertool

De wet, meer bepaald artikel XI.190, 13° en XI.217, 12°, van het Wetboek van Economisch Recht (WER), voorziet in een uitzondering op de vereiste van toestemming van de rechthebbenden, wanneer het materiaal in kwestie via toegangspunten in de gebouwen van jouw organisatie beschikbaar gesteld wordt. Dit is de zogenaamde intra-murosuitzondering.

Meemoo lanceert binnenkort een bezoekertool. Deze tool moet jou als contentpartner in staat stellen om je (beschermd) materiaal te ontsluiten zonder dat er een inbreuk begaan wordt op het auteursrecht of de naburige rechten.

De bezoekertool kan conform de wet gebruikt worden op voorwaarde dat:

er enkel toegang wordt gegeven aan personen die dit materiaal consulteren voor onderzoek of privéstudie
deze personen fysiek aanwezig zijn in de gebouwen van jouw organisatie
deze personen het materiaal consulteren via het wifinetwerk of de kabelverbinding van jouw organisatie

Het is binnen deze uitzondering dus niet toegelaten om materiaal vanop afstand te ontsluiten. Dit kan enkel wanneer je als organisatie alle rechten hebt op het materiaal in kwestie, toestemming hebt van alle rechthebbenden of als het om publiekdomeinmateriaal gaat.

Wanneer je materiaal ter beschikking stelt binnen deze intra-murosuitzondering, kunnen bezoekers een (digitale of niet-digitale) kopie van het werk maken, als ze zich kunnen beroepen op de uitzondering van de privékopie (art. XI.190,9° en/of XI.217, 7° WER), of de uitzondering van de onderwijs- en wetenschapskopie (art. XI.191/1, §1, 3° en/of XI.217/1, 3° WER).

Let op: De bezoekertool van meemoo zal in een eerste fase geen downloadmogelijkheid bevatten. Wel zal het mogelijk zijn om bepaalde metadata te exporteren.

Persoonsgegevens

Wanneer het materiaal dat je wil ontsluiten persoonsgegevens bevat, moet je ook rekening houden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook wel AVG of GDPR genoemd) én de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Om persoonsgegevens te ontsluiten, moet je je kunnen beroepen op een rechtvaardigingsgrond. Wanneer archiefmateriaal bewaren kadert binnen een wettelijke taak die jouw organisatie krijgt, kan je je daarop beroepen als wettelijke verwerkingsgrond. Als contentpartner krijg je doorgaans een taak van de overheid, bijvoorbeeld op basis van een decreet (zoals het Cultureelerfgoeddecreet of een oprichtingsdecreet) of door een subsidiebesluit. Bovendien geldt er voor archiveren in het algemeen belang een uitzonderingsregime waardoor er beperkingen zijn op de rechten die betrokken personen kunnen uitoefenen, op voorwaarde dat je rekening houdt met de waarborgen die de Belgische wetgever bepaald heeft.

Wanneer je archiefmateriaal wil beschikbaar stellen dat persoonsgegevens van nog levende personen bevat, is er daarom nog een extra aandachtspunt. Volgens de voorwaarden die vervat zitten in de artikelen 207 en 208 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kan je dit archiefmateriaal naar derden toe ontsluiten met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden, in één van de volgende gevallen:

De betrokkene heeft zijn toestemming verleend.
De gegevens zijn door de betrokkene zelf openbaar gemaakt.
De gegevens hangen nauw samen met het openbare of historische karakter van de betrokkene.
De gegevens hangen nauw samen met het openbare of historische karakter van de feiten waarbij de betrokkene betrokken was.

Meestal zal er bij jouw materiaal sprake zijn van een openbaar of historisch karakter van de betrokkene of van de feiten. In dat geval legt de wet geen beperkingen op. Is geen van de vier bovenstaande gevallen van toepassing? Dan kan je dit materiaal in principe enkel ontsluiten als de persoonsgegevens zijn gepseudonimiseerd.

Deze pseudonimisering kan je alsnog vermijden als je de persoon aan wie je het materiaal ontsluit kan identificeren. Je dient er in de volgende gevallen dan wel voor te zorgen dat de raadpleger deze persoonsgegevens niet kan reproduceren (zoals downloaden of screenshots maken):

als het om bijzondere categorieën van persoonsgegevens gaat (met name persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Net als genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon of gegevens over gezondheid. Of als het gaat om gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid of persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.)
als een mogelijke overeenkomst tussen jouw organisatie en de verantwoordelijke voor de oorspronkelijke verwerking (die deze gegevens aan jouw organisatie heeft overgemaakt) dat verbiedt
of als die reproductie de veiligheid van de betrokkene in het gedrang kan brengen

Materiaal op aanvraag bezorgen

Als contentpartner krijg je wellicht soms de vraag om auteursrechtelijk beschermd materiaal bijvoorbeeld via e-mail te bezorgen. Wanneer dit zeer uitzonderlijk gebeurt (bijvoorbeeld maar één keer per jaar), stel je als organisatie geen handeling die inbreuk pleegt op het auteursrecht of de naburige rechten. Maar als dergelijke vragen vaker voorkomen en je er telkens gevolg aan geeft, dan kan dit wel een inbreuk zijn. In dat geval stel je namelijk beschermd materiaal ter beschikking aan een publiek zonder toestemming van de rechthebbenden. Hiervoor kan geen uitzondering aangegrepen worden.

Extra mogelijkheden voor scholen en wetenschappelijke instellingen

Onderwijsinstellingen en wetenschappelijke instellingen kunnen zich beroepen op specifieke wettelijke uitzonderingen. Zo stelt artikel XI.191/1, §1, 4° WER (en in gelijkaardige zin art. XI.217/1, 4° WER), dat de auteur zich niet kan verzetten tegen:

de mededeling aan het publiek van werken ter illustratie bij onderwijs of voor wetenschappelijk onderzoek, door instellingen die daartoe door de overheid officieel zijn erkend of opgericht en voor zover deze mededeling verantwoord is door de nagestreefde niet-winstgevende doelstelling, plaatsvindt in het kader van de normale activiteiten van de instelling, beveiligd wordt door passende maatregelen en geen afbreuk doet aan de normale exploitatie van het werk;

Als de mededeling van materiaal onder bovenstaande voorwaarden gebeurt, dan kan de consultatie van het materiaal ook op afstand gebeuren. Dit kan enkel op voorwaarde dat de transmissie gebeurt door onderwijs- of wetenschappelijke instellingen en dat er met een login gewerkt wordt. Zo kan nagegaan worden of het om studenten, docenten of onderzoekers gaat. Deze instellingen kunnen beroep doen op een derde partij (zoals meemoo) om hen technisch te faciliteren bij het toepassingen van deze uitzondering. Materiaal dat ter beschikking gesteld wordt op Het Archief voor Onderwijs valt daardoor binnen deze uitzondering.