Dankzij de bezoekertool zal jij als contentpartner je gebruikers toegang kunnen geven tot jouw digitaal audiovisueel materiaal dat bewaard wordt bij meemoo. Met behulp van een krachtige zoekmotor, slimme filters en een gebruiksvriendelijke interface zullen zij zelfstandig beeld en geluid doorzoeken en bestuderen. De tool wordt in de eerste helft van 2022 gelanceerd.

De bezoekertool is een afgesloten platform: enkel bezoekers die fysiek aanwezig zijn in jouw instelling kunnen tijdens hun bezoek toegang krijgen tot deze tool. De wettelijke intra muros-uitzondering bepaalt dat auteursrechtelijk beschermd materiaal binnen de muren van een instelling geraadpleegd mag worden voor wetenschappelijk onderzoek of voor privé-doeleinden.

Als contentpartner kan je op deze website jouw eigen catalogus met audiovisueel materiaal laten activeren en ter beschikking stellen aan de bezoekers van jouw instelling. Een medewerker van jouw organisatie bepaalt dan wanneer en hoe lang iemand dit materiaal kan raadplegen. Daarnaast kunnen ook je interne medewerkers aan de slag gaan met de tool, en kan je gebruikers op afstand toegang geven als je collectie niet langer auteursrechtelijk beschermd is.

Binnen de bezoekertool bepaal je niet alleen wie er in jouw collectie kan grasduinen, maar ook wat je daar laat zien. Alle video- en audiobestanden die je bewaart in het meemoo-archiefsysteem komen in aanmerking om op te nemen in je digitale catalogus. De bezoekertool heeft een eigen licentieset. Als de juiste licenties geactiveerd zijn voor een item uit jouw collectie, dan zal dat item vindbaar zijn in de catalogus.

Misschien doet dit artikel bij jou een belletje rinkelen. De bezoekertool is het resultaat van een heel voortraject van onderzoeken en gesprekken, waar we in het verleden al over communiceerden. Het project had toen een andere werknaam: de leeszaaltool. Nu de lancering dichterbij komt, doopten we dit nieuwe instrument nu definitief de bezoekertool. Een website om de bezoekers van jouw organisatie de mogelijkheid te bieden om ter plaatse audiovisueel materiaal te raadplegen.

Wat kan de bezoekertool betekenen voor mijn organisatie?

Met de bezoekertool willen we jou als contentpartner een instrument aanreiken om je audiovisueel archiefmateriaal veilig toegankelijk te maken voor je eigen doelpubliek.

Begin 2019 stuurden we een enquete rond naar alle contentpartners. Van de 28 respondenten bleek ongeveer de helft geen manier te hebben om hun audiovisueel archiefmateriaal dat in het meemoo-archiefsysteem bewaard wordt, ter beschikking te stellen aan hun gebruikers. De bezoekertool is in eerste instantie een antwoord op die nood: het is een afgesloten platform waar je als contentpartner zelf gebruikers toestemming kan geven om jouw beeld en geluid te doorzoeken en te raadplegen.

Wat betekent dit voor jou?

Tijdens het uittekenen van deze tool hebben we sterk ingezet op een gebruiksvriendelijk instrument voor de doelgroepen die het vaakst archieven raadplegen: wetenschappelijk onderzoekers, studenten en heemkundigen. Het eindproduct is interessant als je jouw bezoekers meer geavanceerde functionaliteiten wil aanbieden, zoals favorietenlijstjes bijhouden of metadata exporteren.

Daarnaast kan je de bezoekertool ook gemakkelijk inzetten voor interne medewerkers. De bezoekertool toont enkel het archiefmateriaal van je eigen instelling, terwijl Catalogus Pro het mogelijk maakt om de archieven van andere contentpartners te doorzoeken. Daardoor vallen sommige beperkingen weg: je bepaalt zelf wie toegang heeft tot de tool en wanneer die toegang vervalt. Het aantal accounts dat toegang krijgt is ongelimiteerd. Je kan dus ook toegang verlenen aan stagiairs en vrijwilligers.

Een website die klaar is voor de toekomst

Bij meemoo werken we de komende jaren aan één overkoepelend ontsluitingsplatform. De functionaliteiten van Catalogus Pro, hetarchief.be, Nieuws van de Groote Oorlog en artinflanders.be zullen in dat platform ingebouwd worden. En de bezoekertool? Die vormt de eerste fase van dit traject. De tool zal continu uitgebreid en aangepast worden om relevant te blijven in een steeds veranderende digitale context.

De wettelijke voorwaarden voor het aanbieden van de bezoekertool.

Als contentpartner doe je inspanningen om jouw archiefmateriaal te digitaliseren en duurzaam te bewaren. Binnenkort kan je dit materiaal toegankelijk maken voor de bezoekers van jouw organisatie via de bezoekertool. Maar wat met wettelijk beschermd digitaal archiefmateriaal, waarbij gegevensbescherming en intellectuele eigendomsrechten (met name auteursrecht en naburige rechten) een belangrijke rol spelen?

In dat laatste geval voorziet de wet in een uitzondering: de zogenaamde intra-murosuitzondering (artikel XI.190, 13° en XI.217, 12°, van het Wetboek van Economisch Recht (WER)). Dankzij deze uitzondering kan je materiaal dat beschermd wordt door intellectuele eigendomsrechten, onder bepaalde voorwaarden tòch beschikbaar stellen binnen de muren van jouw organisatie. Hiervoor heb je geen toestemming nodig van de rechthebbenden. Deze uitzondering vormt de basis van de bezoekertool.

Is je materiaal niet (meer) beschermd door intellectuele rechten, dan gelden deze voorwaarden niet.

Wat zijn de voorwaarden van deze uitzondering?

Locatie

Intra muros kan je letterlijk vertalen naar binnen de muren. Wil je (beschermd) materiaal delen met je bezoekers binnen de voorwaarden van deze uitzondering, dan moeten ze in principe fysiek aanwezig zijn in de gebouwen van jouw organisatie. Al mag je dit iets minder letterlijk opvatten: ook in de tuin of op het terras van jouw instelling telt de uitzondering, zolang je bezoekers maar verbonden zijn met jouw wifi- of kabelverbinding, eventueel met hun eigen toestel.

Eenmaal ter plaatse mag je bezoeker digitale items bekijken via een eigen apparaat, of via een toestel dat jij aanbiedt. Binnen de intra-murosuitzondering is downloaden in principe toegestaan als de gebruiker daarvoor de uitzondering van de privékopie (art. XI.190, 9° WER) of de exceptie voor onderwijs en onderzoek (art. XI. 191/1, §A, 3° WER) inroept. De bezoekertool zal echter geen downloadfunctionaliteit aanbieden om misbruik te vermijden.

Doel van het onderzoek

De uitzondering is enkel geldig wanneer je het (beschermd) materiaal beschikbaar stelt voor onderzoek of privéstudie. Bezoekers die toegang vragen tot de bezoekertool, kunnen bij hun aanvraag invullen wat de reden van hun bezoek is. Zo kan je als contentpartner gemakkelijk controleren of de aanvrager in aanmerking komt vooraleer je toegang verleent. Is de reden van het bezoek toch niet duidelijk, dan vraag je dit beter nog even na bij de gebruiker. Als contentpartner heb je een actieve bevestiging nodig dat je gebruikers het materiaal enkel voor onderzoek of privéstudie raadplegen.

Voorwaarden om materiaal onder de intra-murosuitzondering aan te bieden

In de wet staat dat de intra-murosuitzondering kan ingeroepen worden door publiek toegankelijke bibliotheken, wetenschappelijke en onderwijsinstellingen, musea en archieven die geen direct of indirect economisch of commercieel voordeel nastreven.
Bewaar je materiaal in het archiefsysteem van meemoo? Dan kan je als archief beschouwd worden, ook al is dat niet de voornaamste missie van jouw organisatie. De bezoekertool is dus beschikbaar voor alle contentpartners die geen direct of indirect economisch of commercieel voordeel nastreven.

Wil je meer weten over het wettelijk kader bij het ontsluiten van archiefmateriaal?

Naast de intramuros-uitzondering gelden er nog andere wetten en voorwaarden. Die staan helder uitgelegd in dit artikel. Je vindt er informatie over:

• Het verschil tussen publiek domein en materiaal met intellectuele eigendomsrechten.
• De regels waarmee je rekening moet houden als jouw archiefmateriaal persoonsgegevens bevat.
• Waar je op moet letten als je materiaal doorstuurt naar een eindgebruiker.
• De uitzonderingen die gelden voor scholen en wetenschappelijke instellingen.

Wie draagt welke verantwoordelijkheid?

Met de bezoekertool voorziet meemoo een instrument waarmee jouw beschermde materiaal toch op een correcte manier geraadpleegd kan worden, zonder een inbreuk te maken op de intellectuele rechten op dat materiaal. Als contentpartner beslis je zelf wie je toegang geeft tot jouw materiaal via de bezoekertool, daar komt meemoo niet in tussen.

Het is jouw verantwoordelijkheid als contentpartner om via de bezoekertool (beschermd) materiaal op een juridisch correcte manier te ontsluiten. Hou je geen rekening met de voorwaarden en geef je bijvoorbeeld toegang aan gebruikers die niet ter plekke aanwezig zijn en het (beschermd) materiaal vanop afstand consulteren? Dan kan meemoo niet aansprakelijk gesteld worden door derden. Dit principe is ook opgenomen in de nieuwe samenwerkingsovereenkomst, die meemoo en jij als contentpartner in de loop van 2022 ondertekenen.

Het voortraject van de bezoekertool

De bezoekertool wordt een instrument dat jou als contentpartner kan ondersteunen in je dienstverlening: dat was van bij het begin het uitgangspunt. Verschillende contentpartners hebben zich geëngageerd om dit waar te maken. Tijdens een intensief traject hebben ze inzichten en adviezen gedeeld die aan de basis liggen van de bezoekertool. Benieuwd welke stappen ze doorlopen hebben?

Een eerste bevraging

Tussen december 2019 en februari 2020 vulden 28 contentpartners een enquête in. Samen vertegenwoordigden ze verschillende vormen van archiefwerking. We kregen niet alleen antwoorden van archieven en musea, maar ook van vijf podiumkunstenorganisaties, een erfgoedbibliotheek en de openbare omroep. Ongeveer de helft van de respondenten gaf aan dat ze geen manier hadden om iemand toegang te geven tot hun digitaal archiefmateriaal. Voor meemoo was dat voldoende grond om de bezoekertool uit te werken.

In de enquête kwamen onder andere de volgende vragen aan bod:

• Wie zouden de gebruikers zijn van de bezoekertool?
• Welke functionaliteiten zijn belangrijk voor een tool als de bezoekertool?

De antwoorden op deze vragen vormen de krijtlijnen van de tool.

Lees hier een uitgebreid verslag van de bevraging 

De werkgroepen: een vinger aan de pols

Om een instrument als de bezoekertool effectief te ontwikkelen, moesten er duidelijke analyses gemaakt worden. Een aantal contentpartners hebben advies gegeven en hielpen zo knopen door te hakken. Ze kwamen meerdere keren samen in de vorm van een werkgroep.

Voor de sector, door de sector

Deze contentpartners hebben zich geëngageerd om deel te nemen aan de werkgroep: ADVN, Amsab-ISG, AMVB, Archief Gent, Argos, Felixarchief, Industriemuseum, KADOC, Kunstenpunt, Liberas, MOMU, Openbare bibliotheek Brugge, VRT, Stadsarchief Brugge, Stadsarchief Poperinge, Stadsarchief Ieper, Toneelhuis en Universiteitsbibliotheek Gent. Dat is een mooi aantal deelnemers van diverse pluimage. Zij hebben ervoor gezorgd dat de tool voor verschillende soorten organisaties bruikbaar is.

Wat heeft de werkgroep besproken?

In oktober 2020 ging de werkgroep dieper in op de resultaten van de bevraging. Zo werd duidelijk waar organisaties nood aan hebben wanneer ze audiovisueel materiaal beschikbaar stellen voor hun bezoekers. Op die manier konden we bepalen welke functionaliteiten prioriteit kregen binnen de bezoekertool.

De werkgroep kwam een tweede keer digitaal samen in juni 2021. Op dat moment was er een uitgebreide juridische analyse uitgevoerd. Advocaat Joris Deene had tot in de puntjes uitgeklaard welke wettelijke verplichtingen gelden wanneer een organisatie materiaal deelt met eindgebruikers. Tijdens de werkgroep dachten de leden na over de impact hiervan op de werking van het platform. Daarnaast gaven ze concrete feedback bij de schetsen van de tool die toen op tafel lagen.

In september 2021 legden we de uitgewerkte designs van de bezoekertool voor aan de leden van de werkgroep én werd het gebruik van de tool besproken. Vervolgens gaven ze feedback op dit tastbare voorstel. Het resultaat? De bezoekertool is een sterk afgesloten platform geworden: contentpartners hebben volledige controle over wie hun materiaal kan bekijken. De focus van de tool ligt op gebruiksvriendelijkheid en personalisatie op maat van je organisatie.

Inspiratie uit de realiteit: customer journey workshops

Naast de werkgroep waren een aantal organisaties ook op een andere manier betrokken bij het onderzoek: zij namen deel aan de workshops over customer journeys. De betrokken contentpartners hielpen de drie belangrijkste doelgroepen van de bezoekertool in kaart te brengen: studenten en onderzoekers, erfgoedkundigen en professionals uit de creatieve industrie. Dankzij deze workshops werd duidelijk hoe de bezoekertool een handig instrument kan zijn voor de eindgebruikers: de bezoekers van jouw instelling.

Lees hier meer over onze doelgroepen 

Ik heb een vraag of opmerking over de bezoekertool. Waar kan ik terecht?

Je kan steeds met je vragen of opmerkingen bij support@meemoo.be. Omschrijf duidelijk jouw vraag of opmerking en vermeld zeker dat het gaat over de bezoekertool.

Neem ook zeker een kijkje op onze pagina met veelgestelde vragen over de bezoekertool.