In 2021 en 2022 werkten we aan een actualisatie van de samenwerkingsovereenkomst. De vorige overeenkomst, opgesteld in de VIAA-beginjaren, was aan een noodzakelijke update toe. In mei 2022 ging de geactualiseerde versie de deur uit. Om de ondertekening ervan in goede banen te leiden, stelden we deze supportpagina voor je op. Meer over de actualisatie? Je leest het onder andere hier. Artikel per artikel ontdekken wat de voornaamste aanpassingen waren? Scroll naar onder.
Hoe vul ik mijn organisatiegegevens aan?
1. Samenwerkingsovereenkomst inclusief bijlagen
Bovenaan de overeenkomst dien je de juiste gegevens van jouw organisatie in te vullen bij de aanduiding van de partijen. In ons sjabloon gaat het om:
- naam
- zetel/adres
- ondernemingsnummer
- naam vertegenwoordiger en diens hoedanigheid
Het is de bedoeling om enkel de voor jouw organisatie relevante gegevens in te vullen. Bij een stad of gemeente is een ondernemingsnummer bijvoorbeeld niet relevant. Ben je als overkoepelende organisatie ook de juridisch verantwoordelijke voor gelieerde contentpartners, dan vervang je de ‘XX’ op het eerste blad in totaal zes keer door de naam van de overkoepelende instantie (bijvoorbeeld “Stad Mechelen”).
Onderteken de hoofdtekst van de samenwerkingsovereenkomst, inclusief de twee bijlagen, aan de hand van volgende stappen:
- Vul de datum in van de dag waarop jullie ondertekenen. Dit doe je op de plek waar nu nog ‘datum’ staat.
- Het volstaat het om één keer te ondertekenen op de pagina na de hoofdtekst en voorafgaand aan de bijlagen.
- Vul ook de naam en de titel in van de persoon die ondertekent (bv. Wim Janssens, directeur).
2. Addendum Dienstverlening inzake de digitalisering en ontsluiting van kunstwerken, erfgoedobjecten of topstukken
Bij dit addendum krijg je bovenaan bij het aanduiden van de partijen twee opties:
- Optie 1: deze kies je wanneer jouw organisatie voor zichzelf de overeenkomst ondertekent. Vul deze in zoals in de hoofdovereenkomst en schrap optie 2.
- Optie 2: wanneer er een overkoepelende instantie (bv. stad Mechelen) ondertekent voor meerdere contentpartners, kies je optie 2 en schrap je optie 1. Vervolgens vul je de benodigde gegevens van de overkoepelende instantie in, net zoals je dat deed op het hoofddocument.
3. Addendum aanduiding contentpartners
Bovenaan de overeenkomst dien je de juiste gegevens van de overkoepelende instantie in te vullen die de hoofdovereenkomst ondertekent voor verschillende contentpartners onder diens bevoegdheid. Vervolgens dien je te ondertekenen op dezelfde manier als je dat deed voor de hoofdovereenkomst.
4. GDPR-Protocol
- Vul bovenaan de ontbrekende gegevens i.v.m. jouw organisatie/instantie in zoals je dat deed voor de hoofdovereenkomst.
- Wanneer jouw organisatie/instantie een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) heeft, kun je de datum van het advies toevoegen in punt D van de preambule.
- Schrap in artikel 2.3. de decreten die niet op jouw organisatie van toepassing zijn.
- Vul op de laatste pagina de datum, de naam en titel van de bevoegde persoon en diens handtekening in.
5. GDPR-overeenkomst
- Vul bovenaan de ontbrekende gegevens i.v.m. jouw organisatie in zoals je dat deed voor de hoofdovereenkomst.
- Vul op de laatste pagina de datum, de naam en titel van de bevoegde persoon en diens handtekening in.
Welke aanpassingen kan ik verwachten?
De uitgangspunten van de samenwerkingsovereenkomst (SWO) bleven in het algemeen dezelfde. De tekst werd wel geactualiseerd en aangevuld om de huidige dienstverlening van meemoo beter te capteren. Concreet:
- werden sommige afspraken beter uitgewerkt (bv. garanties rond leesbaarheid/integriteit)
- werden bestaande praktijken opgenomen (bv. 6 maanden garantie na digitalisering)
- wordt er een meer generieke terminologie gebruikt, opdat ander type erfgoed (naast audiovisueel) ook gevat kan worden
- werd de ‘Service Agreement’ vervangen door een ‘dienstenformulier’, dat:
- vlotter aanpasbaar is
- niet langer ondertekend moeten worden
- werd het begrippenkader (definities) geactualiseerd
- voegden we enkele nieuwe artikelen toe, ander andere:
- over digitale instroom
-
over de bepalingen omtrent metadata
-
voerden we thematische overlegstructuren in enkele bestaande artikelen in, waarin je jaarlijks een (formeel) forum vindt om het gesprek met ons te voeren
Hieronder een overzicht van de aanpassingen per artikel:
Artikel 2: Digitalisering
De uitgangspunten van dit artikel blijven gelijk.
Actualisaties in dit artikel:
- De kwaliteitscontrole door jou als contentpartner is duidelijker omschreven als steekproefgewijs.
- Jij als contentpartner hebt 6 maanden tijd voor kwaliteitscontrole en hebt tot dan garantie.
- De detailplanning/het aanleverschema is niet langer voorwerp van een ondertekende bijlage (bleek snel ‘verouderd’), en de aansprakelijkheidsclausule bij het niet-respecteren van de detailplanning werd wederkerig gemaakt.
- Ook jij als contentpartner kan nu onder de beschreven voorwaarden (een stuk van) de opgelopen kosten hierdoor verhalen op meemoo.
Artikel 3: Digitale instroom
Dit artikel is nieuw en beschrijft op generieke wijze de afspraken rond de digitale instroom. Deze afspraken zijn in grote mate gealigneerd op de afspraken m.b.t. digitalisering.
Artikel 4: Duurzame archivering
De uitgangspunten van dit artikel blijven gelijk.
Actualisaties in dit artikel:
- Een verduidelijking i.v.m. de bestandstypes of -formaten waarvan meemoo de leesbaarheid garandeert via het partnerportaal, en het informeren van jou als contentpartner voorafgaand aan omzetting.
- Beheer van jou als contentpartner op eigen materiaal en metadata is expliciet toegevoegd.
- Verduidelijking i.v.m. de aankondiging door meemoo van geplande en niet-geplande onderhoudswerkzaamheden.
- Jij als contentpartner beslist aan wie en op welke manier meemoo toegang mag geven tot het materiaal van de contentpartner in het archiefsysteem. Meemoo is niet aansprakelijk wanneer de aangeduide personen deze toegang zouden misbruiken.
Artikel 5: Annotering
Dit artikel is nieuw, maar bevat heel wat passages die voorheen reeds opgenomen waren, verspreid over de overeenkomst.
Actualisaties in dit artikel:
- Meemoo definieert vocabularia, thesauri en validatieschema’s zoveel mogelijk op basis van bestaande open standaarden, voorziet inspraak en zorgt voor documentatie op het partnerportaal.
- De termijn van 18 maanden voor het aanbrengen van basisannotatie valt weg.
- Beide partijen hebben de intentie om de metadata als linked open data en zoveel mogelijk via open standaarden ter beschikking te stellen.
- Meemoo mag ook nieuwe metadata aanmaken via nieuwe technologieën zoals machine learning. Jij als contentpartner kan aanpassen. Nieuwe initiatieven worden voorafgaand gecommuniceerd.
Artikel 6: Eigendomsrechten en gebruiksrechten
De uitgangspunten van dit artikel blijven gelijk.
Actualisaties in dit artikel wat betreft rechten op metadata:
- Jij als contentpartner en meemoo kennen elkaar voor de duur van het IE-recht een licentie toe om de metadata te exploiteren.
- Jij als contentpartner geeft meemoo de toestemming om een set aan metadata publiek te ontsluiten als linked data.
Verduidelijkingen/actualisaties in dit artikel wat betreft rechten op materiaal (incl. metadata):
- De licentie geldt enkel voor de intellectuele rechten waarvan jij als contentpartner houder bent, enkel in deze gevallen vrijwaar jij als contentpartner meemoo voor aanspraken van derde partijen.
- De toegekende gebruiksrechten worden vertaald in interne meemoo-licenties waarop jij als contentpartner beheer kan doen.
- Jij als contentpartner bent zelf verantwoordelijk en eventueel aansprakelijk voor toegang/gebruik door derden waaraan men zelf toegang verleent via de tools van meemoo (cf. de bezoekertool).
- Wanneer jij als contentpartner zelf materiaal of metadata ter beschikking stelt, kan meemoo op vraag van jou als contentpartner doorverwijzen naar die locatie.
Artikel 7: Kosten
De uitgangspunten van dit artikel blijven gelijk. Met het oog op een stabielere meerjarenbegroting is er naast een maximale stijging van 5% per prijsherziening (om de 3 jaar), ook een maximale daling van 15% ingevoegd.
Artikel 8: Duur en beëindiging
De uitgangspunten van dit artikel blijven gelijk. De overeenkomst wordt een overeenkomst van onbepaalde duur (steeds opzegbaar), en de licenties op metadata blijven (voor beide partijen) lopen, ongeacht de eventuele beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst.
Artikel 9: Aansprakelijkheid
Dit is een nieuw artikel. Partijen zijn enkel aansprakelijk tegenover elkaar voor directe schade. De aansprakelijkheid wordt ook, voor beide partijen, beperkt tot een bedrag gelinkt aan de jaarlijkse factuur. Deze aansprakelijkheidsbeperking geldt niet voor inbreuken op intellectuele eigendomsrechten en de vrijwaringsverplichtingen van de partijen hieromtrent.
Artikel 10: Bescherming van persoonsgegevens
Dit is een nieuw artikel, dat verwijst naar het afzonderlijke addendum inzake bescherming van persoonsgegevens dat meemoo en jij als contentpartner zullen sluiten, of met bepaalde partners reeds gesloten heeft.
Bijlage 1: Basisannotatie
Bijlage 1 werd geactualiseerd. We kozen voor een meer generieke terminologie (zodat niet enkel audiovisueel materiaal gevat is). We maakten ook een onderscheid tussen verplichte velden en aanbevolen velden. Ten slotte werd de terminologie ook in overeenstemming gebracht met (internationale) standaarden, zo worden data in het EDTF-format aangeleverd.
Bijlage 2: Beschrijving gebruik en doelgroepen
Bijlage 2 kent geen grote aanpassingen t.o.v. de bestaande bijlage. De toegekende gebruiksrechten of mogelijkheden voor contentpartners werden hier en daar nog wat verduidelijkt/verrijkt, en de tekst werd aangepast aan een aantal nieuwe ontwikkelingen in de SWO (bv. terminologie). De bibliotheken zijn niet langer opgenomen als doelgroep, het brede publiek is dan weer nieuw opgenomen als doelgroep.