circle-persian-green io-persian-green circle-curious-blue

De Vlaamse erfgoeddatabank: de aanbesteding

Na een vooronderzoek, resulterend in een projectvoorstel, doorliepen we in 2022 een uitvoerige analysefase. De laatste stap in die fase was een marktverkenning.

In verschillende analyses en gesprekken met huidige en potentiële gebruikers, brachten we de belangrijkste eisen voor de nieuwe erfgoeddatabank in kaart. De noden kort samengevat: gebruiksvriendelijkheid, voldoende uitgebreide functionaliteiten en de mogelijkheid om data toegankelijk en bruikbaar te maken voor de buitenwereld.

Collectiebeheersysteem MuseumPlus van zetcom beantwoordde van de verschillende kandidaten het best aan deze in kaart gebrachte noden. Op welke manier vult MuseumPlus de gaten?

Lees het verslag

In 2024 staat de uitrol van MuseumPlus op de planning.

 


Wie zetelde in de werkgroep bestek?

Een bestek uitschrijven en nadien de voorstellen vergelijken, dat deden we niet alleen. We kregen de hulp van een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de huidige en geïnteresseerde gebruikers. Wie zijn duit in het zakje deed?

  • Annelies De Mey - Design Museum
  • Annelies Valgaeren - Musea en Erfgoed Stad Antwerpen
  • Hilke Arijs - erfgoedcel ZENDER
  • Stijn Peeters - Mu.ZEE
  • Christoph Coevoet - Departement Cultuur, Jeugd en Media
  • Bram Wiercx - FARO
  • Livia Snauwaert - Erfgoedcel Brugge (nazicht bestek)
  • Olivier Van D’huynslager - Design Museum (nazicht bestek)
  • Camille Reynders - SMAK (nazicht bestek)
  • Thomas Desmedt - Huis van Alijn en Industriemuseum (nazicht bestek)
  • An Verbruggen - Musea Brugge (nazicht bestek)

In de gunningsfase schoof er ook een expert mee aan de jurytafel.

 


Naar één systeem

Volgens het projectvoorstel zouden we toewerken naar twee systemen:

  • een laagdrempelig, betaalbaar systeem voor registratie;
  • en een professioneel, flexibel systeem voor beheer.

Uit gebruikersfeedback leerden we echter dat één oplossing duidelijker is naar gebruikers toe én zorgt voor meer dataconsistentie over de systemen heen. Wat dit zou betekenen voor het kostenplaatje voor de gebruikers was echter onduidelijk.

Daarom namen we deze vraag mee naar de marktverkenning. Hieruit bleek dat het haalbaar is om collectiebeheersystemen te vinden die voldoende gebruiksvriendelijk en betaalbaar (o.a. keuze uit diverse kostenmodellen) zijn. Daarom kiezen we resoluut voor één collectiebeheersysteem in plaats van twee aparte systemen. Dat systeem is MuseumPlus geworden. De dienstverlening die meemoo hierrond aanbiedt, zijn vervat in gebruiksvoorwaarden.

 


Data in scope

Continuïteit voor de huidige gebruikers van de erfgoeddatabanken is erg belangrijk. Een aantal van de huidige gebruikers van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht beheren momenteel al zaken als archieven, publicaties en contactgegevens. Andere organisaties lieten ook blijken dat ze deze types data in de toekomst willen registreren en beheren, met onderlinge relaties.

Met MuseumPlus zal je als gebruiker naast erfgoedobjecten ook archieven, documentatie (in de MuseumPlus-bibliotheekmodule) en collecties kunnen registreren, net als processen zoals waardering of afstoting.

 


Ontsluiting

Vooral bij kleinere organisaties merkten we tijdens de focusgroepen en talrijke gesprekken dat er een zeer sterke vraag naar een eenvoudig doorzoekbaar overkoepelend collectievenster is. Uit de marktverkenning blijkt dat eenvoudige webontsluiting (zowel overkoepelend als op niveau van de instelling) doorgaans aanwezig is in bestaande producten. Dat was ook het geval bij MuseumPlus.

We onderzoeken bovendien ook welke rol hetarchief.be, een ontsluitingsplatform van meemoo, kan spelen. Dit zal sowieso pas later aan de orde zijn.

 

 


De inrichting

Nu alle puzzelstukjes in elkaar vallen, kunnen we ze allemaal een plaats geven in een ruimer kader. Hoe MuseumPlus geconfigureerd en ingericht zal worden en hoe je als gebruiker of ondersteuner aan de slag kan met de Vlaamse erfgoeddatabank?

Ontdek het in volgende secties in deze supportomgeving:

De Vlaamse erfgoeddatabank: het collectiebeheersysteem

De Vlaamse erfgoeddatabank: de dienstverlening

 

 Iets niet helemaal helder? Voor al je vragen en opmerkingen over de nieuwe erfgoeddatabank kan je contact opnemen via erfgoeddatabanken@meemoo.be.

 

Bestanden in dit artikel: