De bezoekertool maakt het mogelijk om beschermd materiaal beschikbaar te maken via een digitale catalogus. Via de intra-murosuitzondering in de wet kan dat op een jurdisch correcte manier: auteursrechtelijk beschermd materiaal kan binnen de muren van een instelling geraadpleegd worden, op voorwaarde dat dit gebeurt voor wetenschappelijk onderzoek of privé-doeleinden. Daarom is het platform een afgesloten omgeving: jouw gebruikers vragen toegang tot je digitaal materiaal. Pas nadat jij hen toegang verleent, kunnen ze je catalogus doorzoeken binnen de tijd die jij hebt ingesteld.

Hoe kunnen jouw bezoekers toegang aanvragen?

Wanneer een eindgebruiker jouw materiaal wil raadplegen, vraagt deze eerst toegang aan. Hiervoor logt de gebruiker in. Vervolgens zoekt hij of zij jouw organisatie in het overzicht op de startpagina. Wanneer de eindgebruiker je organisatie heeft gevonden, klikt die op Vraag toegang aan. Er verschijnt een formulier waarin je gebruiker volgende informatie kan invullen:

• Reden van bezoek
• Indien de gebruiker van thuis uit toegang aanvraagt voor een toekomstig bezoek: de mogelijkheid om in te geven wanneer die zal langskomen

Hoe kan jij een aanvraag goedkeuren?

Eenmaal de eindgebruiker toegang heeft gevraagd, kan jij de aanvraag goedkeuren. Je krijgt hierover een e-mail en een melding bij de notificaties. In de e-mail vind je een link naar de aanvraag. De aanvraag kan je ook vinden in het overzicht in je beheerpagina.

Wens je nog verdere info over de aanvraag? Klik dan op het e-mailadres van de eindgebruiker om deze te contacteren.

Je kan toegang geven tot de gehele catalogus of tot een selectie:

• Je geeft toegang tot de gehele catalogus: m.a.w. tot alle audio- en videomateriaal van jouw organisatie in het meemoo-archiefsysteem met de bezoekertool-licenties.
• Je geeft selectieve toegang. Dan sla je zelf een aantal items op in één van je mappen. Wanneer je toegang geeft, kies je de map met jouw selectie aan items. De gebruiker krijgt dan toegang tot alle items in die map, ook tot die items die jij nog toevoegt aan de map nadat je de goedkeuring geeft.

 

 

Wanneer alle informatie voor jou duidelijk is, geef je een tijdslot in voor het bezoek en eventueel een extra boodschap voor de eindgebruiker. Klik nu op Goedkeuren.

Het tijdslot kan zowel enkele uren als een langere periode zijn. Deze opties komen van pas in deze gevallen:

• een bezoeker komt voor enkele uren in jouw materiaal snuisteren.
• een medewerker van jouw organisatie heeft voor langere periode toegang nodig tot je materiaal.

Nu de aanvraag is goedgekeurd, krijgt de bezoeker een bevestigingsmail. Die bezoeker zal op de startpagina van de bezoekertool een link zien naar je catalogus, op het moment dat de toegang effectief ingaat. Via die link kan je bezoeker dan de volledige collectie raadplegen, of de items uit je map, afhankelijk van wat jij gekozen hebt bij het goedkeuren van de toegang.

Hoe kan jij een aanvraag aanpassen of intrekken?

Je kan een aanvraag altijd aanpassen of intrekken. Dit kan nodig zijn wanneer:

• een gepland bezoek wordt verzet.
• een eindgebruiker misbruik maakt van jouw catalogus (bijvoorbeeld door een kopie te maken).
• een eindgebruiker toch niet naar de afspraak komt.

Op je overzichtspagina voor bezoekers kan je alle goedgekeurde aanvragen bekijken en ook de bezoekers die op dat moment actief toegang hebben tot jouw catalogus. 

Wanneer je alle bezoekers wil zien, klik je op Alle. Wanneer je enkel de actieve bezoekers wil zien, klik je op Actief. In dit overzicht kan je bovendien via de zoekbalk in de rechterbovenhoek ook een bezoeker zoeken op naam. 

Bij elke bezoeker staan uiterst rechts in de rij naast de naam 3 bolletjes. Je klikt op deze bolletjes en dan kan je kiezen uit Toegang intrekken of Toegang aanpassen.

Toegang aanpassen betekent dat je de sessie van je bezoeker kan verlengen of net vroeger kan beëindigen. Wanneer je toegang intrekt voor een gebruiker, gebeurt dat onmiddellijk: de gebruiker krijgt een melding dat de toegang is afgekeurd en kan niet langer fragmenten doorzoeken of raadplegen.