Hoe kan ik de infosessie volgen?

We organiseren ieder halfjaar een nieuwe infosessie, midden juni en midden december. Wanneer je je interesse om in te stappen laat blijken aan je accountmanager of aan Lobke, ontvang je van ons een uitnodiging om je in te schrijven voor de volgende editie.

De infosessies worden ook aangekondigd op de 'Vormingen & events'-pagina op het partnerportaal.

Naar de vormingen en events van meemoo

Heeft een medewerker van jouw organisatie al eens een infosessie gevolgd, maar ben je toen niet ingestapt in een digitale-instroomtraject? Dan kan je de sessie gerust nog eens volgen!

Welke informatie krijg ik op een infosessie?

Tijdens de infosessie krijg je alle informatie die je nodig hebt om na te gaan of een digitale-instroomtraject iets is voor jouw organisatie.

We vertellen je:

• wat een digitale-instroomtraject wel en niet inhoudt en welke soorten er zijn;
• welke voorbereidingen je tegen wanneer zal moeten maken tijdens het voortraject en de opstart;
• aan welke timings jij en meemoo gebonden zijn;
• wat je precies van meemoo kan verwachten;
• hoe een digitale-instroomtraject stap voor stap in zijn werk gaat;
• wat je moet doen als je interesse hebt om je aan te melden voor een traject.

Ik wil na de infosessie een traject opstarten!

Heb je na de infosessie interesse om in te stappen in een digitale-instroomtraject, dan vul je het aanmeldingsformulier in dat je na de infosessie via e-mail krijgt. Op basis van dit formulier selecteren we een tiental contentpartners die kunnen deelnemen aan de volgende ronde digitale-instroomtrajecten.

Hoe kan ik geselecteerd worden voor een digitale-instroomtraject?

Wat wordt van mij verwacht tijdens het voortraject?

Ben je ingestapt in een batch-intaketraject? Dan start deze met het voortraject, oftewel een voorbereidingstijd van ongeveer vier maanden. Het doel van dit voortraject is om zoveel mogelijk duidelijkheid, eenvormigheid en voorspelbaarheid te creëren. Je beantwoordt in deze vier maanden, vooral impliciet maar soms ook expliciet, belangrijke omkaderende en operationele vragen. Zo krijgen we een duidelijk zicht op jouw collectie en hoe we ermee aan de slag kunnen. Hoe beter jij hierbij weet wat je wilt en nodig hebt als organisatie, hoe beter wij aan jouw noden tegemoet kunnen komen. Je beantwoordt vragen zoals:

• Wat betekent ons (digitaal) archief voor mijn organisatie?
• Wat zit er allemaal in mijn digitale collectie?
• Waar wil ik naartoe met deze collectie?
• Wat wil ik wel en niet bewaren?
• Wat willen wij en anderen met onze digitale collectie doen?
• Ook praktische zaken zoals de structuur van de naamgeving, andere vragen over metadata en de keuze van de archiefmasters komen aan bod.

Reken in een batchintaketraject op ongeveer één dag per week voorbereidingswerk. Uiteraard is dit afhankelijk van hoeveel voorbereiding jouw organisatie reeds getroffen heeft. Indien jullie bijvoorbeeld reeds werken met een DAMS of collectiebeheersysteem, met gestructureerde en opgekuiste bestandsnamen en andere metadata, dan zal het minder dan één dag per week zijn.

  Let op: Trajecten gaan niet ‘on hold’. Blijkt tijdens het voortraject dat de voorbereiding niet afgerond kan worden binnen de afgesproken tijd (ongeveer vier maanden), dan ga je ‘terug naar start’. Je hebt uiteraard wel de mogelijkheid om in een latere ronde de draad weer op te pikken en je opnieuw in te schrijven voor een nieuw traject.

Welke ondersteuning biedt meemoo?

Aan het begin van het voortraject (in september of februari) organiseren wij bij ons op kantoor een workshop. Je wordt op één dag tijd ondergedompeld in de praktijk van een batch-intaketraject bij meemoo. Je komt onder andere te weten:

• hoe we precies te werk gaan,
• welke bestandstypes en -formaten in scope zijn voor het traject,
• hoe je met de digitale-instroomtools DROID en FTP werkt,
• en hoe je je collectie voorbereidt.

Na de workshop krijg je tijd om te werken aan enkele concrete opdrachten rond jouw digitale collectie, met name je archiefbestanden, de metadata en de bestandsinventaris. Je hebt de mogelijkheid om ons te overstelpen met vragen en problemen tijdens maandelijkse een-op-een feedbackmomenten. Je krijgt dus begeleiding op maat van jouw organisatie om je digitale collectie klaar te stomen voor de instroom en archivering bij meemoo!

In de opstart valideren we de gemaakte voorbereidingen van het voortraject. Hoe beter deze voorbereiding, hoe minder verrassingen er tijdens de opstart zullen zijn. De opstart duurt maximaal twee maanden.

We zullen met behulp van een kleine testbatch controleren of de ingest succesvol is en of metadata en archiefmasters zoals verwacht in het meemoo-archiefsysteem terechtkomen. Deze testbatch is zo representatief mogelijk voor al het materiaal dat je graag wil laten instromen. Is de testbatch uiteindelijk foutloos ingestroomd, dan gaan we optioneel over op de instroom van een pilootbatch, waarbij we één volledige eerste batch laten instromen in de testomgeving (QAS) van het meemoo-archiefsysteem (MAM).

Dit is de minst intensieve fase van het traject. In het voortraject hebben we samen alle voorbereidingen getroffen en afspraken gemaakt rond bijvoorbeeld metadata en de scope. Tijdens de opstart hebben we getest of alles goed werkt. Nu is het tijd om jouw materiaal te laten instromen in het meemoo-archiefsysteem!

Je levert ons dus per batch het volgende aan: 1) bestandsinventaris met MD5-checksums en 2) je archiefmasters of essencebestanden en 3) je gestructureerde metadata.

• We werken volgens de planning die we in het voortraject opstelden. Jij levert de afgesproken batches op regelmatige basis aan en wij zorgen dat ze goed in het meemoo-archiefsysteem terechtkomen.
  • Extra batches: wil je extra of nieuw materiaal laten instromen? Dat kan. Als contentpartner heb je de mogelijkheid om op vaste momenten extra batches aan te leveren, binnen de huidige afspraken, scope en metadatamappings We voorzien twee keer per jaar zo’n moment, waarvoor je een oproep via mail krijgt, namelijk in mei en november. Zijn er toch significante wijzigingen in volgende batches, bv. in de scope (zoals voor het eerst video), of in de metadata, dan doen we een nieuwe test.
• Kwaliteitscontrole in het meemoo-archiefsysteem (MAM) na instroom:
  • Door meemoo: wij voeren een automatische kwaliteitscontrole uit tijdens het ingesten van je archiefmateriaal. Meer weten?
  • Door jou, de contentpartner: je checkt of al het materiaal uit de batch volledig en zoals verwacht ingestroomd is.
    • Is de video afspeelbaar en is er audio aanwezig (waar er audio aanwezig dient te zijn)?
    • Zijn de kleuren en aspectratio correct?
    • Zijn alle aangeleverde metadata op de correcte plaats aanwezig?
    • Enz.