Wat is digitale instroom?

Digitale instroom is de dienstverlening voor het aanleveren van digitaal geboren en/of al door iemand anders dan meemoo gedigitaliseerd (analoog) materiaal, voor duurzame bewaring bij meemoo.

Het gaat hierbij om het volgende materiaal: bewegend beeld (video), audio, of stilstaand beeld.

Meer weten over wat specifiek in scope is binnen digitale instroom?

De vraag om digitale collecties te bewaren bij meemoo is de voorbije jaren sterk gestegen. Veel contentpartners hebben interesse getoond om digitaal materiaal duurzaam te archiveren bij meemoo. In 2021 zetten we dus een dienstverlening op om aan deze noden van onze contentpartners een antwoord te bieden: digitale instroom werd geboren!

Deze dienstverlening kadert ook binnen één van onze twee strategische hoofdlijnen (2026-2030), namelijk samen met onze partners duurzaam bouwen aan het digitale geheugen van Vlaanderen. Digitale instroom heeft dus als doelstelling het duurzaam bewaren van dit erfgoedmateriaal in het meemoo-archiefsysteem.

Meer weten over hoe en waar we dit materiaal duurzaam bewaren?

Dat is echter niet alles! Het materiaal dat we zorgvuldig bewaren, willen we natuurlijk ook kunnen delen met het brede publiek. Dit kadert binnen onze tweede strategische hoofdlijn (2026-2030), namelijk samen met onze partners mensen en organisaties actief doen participeren aan het digitale geheugen van Vlaanderen. Door dit materiaal duurzaam te bewaren, kunnen we het verleden tot leven brengen, en maken we het klaar voor morgen. We stellen dit archiefmateriaal digitaal veilig en maken het toegankelijk en bruikbaar.

Waarom een vernieuwde dienstverlening sinds 2026?

De dienstverlening digitale instroom was na 4 jaar toe aan vernieuwing. We botsten op de grenzen van de vorige manier van werken (zowel technisch, als functioneel) en zowel meemoo, als onze contentpartners ondervonden hierbij uitdagingen. De vernieuwde dienstverlening geeft een antwoord op deze uitdagingen.

Niet in het minst is er een nieuwe instroomtool ontwikkeld, welke een centrale plek heeft in deze vernieuwde dienstverlening digitale instroom.

Om die dienstverlening nog beter af te stemmen op de noden van onze contentpartners en het digitale materiaal dat zij nog zou willen laten instromen, lanceerden we een bevraging in het voorjaar van 2025. De resultaten uit deze bevraging bezorgden ons waardevolle inzichten die ons richting gaven voor de vernieuwde tooling en aanpak.

Meer resultaten uit deze bevraging lezen?

Welke antwoorden biedt deze vernieuwde dienstverlening en nieuwe instroomtool dan? Wat is er verbeterd?

1. Door het in gebruik nemen van de nieuwe instroomtool kunnen we standaardiseren, waardoor we een toekomstbestendige aanpak en proces op poten kunnen zetten. Door te standaardiseren is het proces ook minder foutgevoelig. Concreet hebben we de E-ARK SIP geïmplementeerd in onze eigen SIP-specificatie. Duik hier in die (Engelstalige) SIP-specificatie van meemoo.
2. Meer autonomie voor jullie, onze contentpartners. Jullie kunnen zelf meer de touwtjes in handen nemen, ondersteund en begeleid door meemoo.
3. Jullie, onze contentpartners, zijn minder afhankelijk van meemoo en onze planning.
4. De vernieuwde dienstverlening maakt opschaling mogelijk, onder meer dankzij de standaardisering.
5. We verhogen de gebruiksvriendelijkheid en inzetbaarheid door de nieuwe instroomtool te introduceren, die een intuïtieve interface heeft.
6. Prioritair voor meemoo was de nood van onze contentpartner beantwoorden om de instroom en archivering van meervoudige objecten mogelijk te maken.

De dienstverlening digitale instroom is nog in evolutie, wat wil zeggen dat we stapsgewijs richting een meer mature dienstverlening gaan. We evalueren continu en sturen bij op gezette tijden. De feedback en input van jullie, onze contentpartners, is hierin van cruciaal belang!

Hoe kan ik aanleveren binnen digitale instroom?

Binnen de dienstverlening zijn er momenteel twee manieren van werken. Je kan je materiaal via item instroom aanleveren, of via batch instroom.

Item instroom is ontworpen om op een zeer laagdrempelige en gebruiksvriendelijke manier aan digitale instroom te doen. Items worden één voor één via een intuïtieve interface aangeleverd voor instroom bij meemoo, waarop de items worden gearchiveerd in het meemoo-archiefsysteem. Daarom is deze manier van instroom uiterst geschikt voor het doorsturen van eerder kleine aantallen (of kleine collecties) en voor materiaal dat eerder snel in het archiefsysteem moet belanden, bijvoorbeeld voor ontsluitingsdoeleinden. De metadata wordt bij item instroom handmatig ingevuld in een invoerscherm. Ook als je gebruik maakt van item instroom is er ondersteuning en begeleiding door meemoo voorzien. Zo zijn er supportartikels beschikbaar en organiseren we ook inbelmomenten, om op gezette tijdstippen een collega van meemoo al je vragen of uitdagingen in verband met item instroom te kunnen voorleggen.

Download de teaser van item instroom

Batch instroom daarentegen is ontworpen om op een gebruiksvriendelijke en overzichtelijke manier aan digitale instroom te doen. Items worden in batches of in bulk aangeleverd voor instroom bij meemoo, waarop de items worden gearchiveerd in het meemoo-archiefsysteem. Daarom is deze manier van instroom uiterst geschikt voor het doorsturen van eerder grote aantallen (of grote collecties) en voor materiaal met veel metadata. De metadata wordt bij batch instroom namelijk aangeleverd via een spreadsheet of CSV-bestand. Als je een batch-instroomtraject opstart, dan word je in het begin intensief begeleid, bijvoorbeeld met behulp van 1-op-1-feedbackmomenten. Meemoo voorziet voldoende ondersteuning; zo zijn er bijvoorbeeld supportartikels ter beschikking.

Download de teaser van batch instroom 

Hoe kan ik instappen in de dienstverlening?

Om de dienstverlening schaalbaar te maken, zal het aanmelden voor de dienstverlening via het Dienstenformulier gebeuren, en aanmelden voor de contactmomenten via het partnerportaal:

1. Geef je interesse in digitale instroom op organisatieniveau aan via het Dienstenformulier.
2. Schrijf je in voor een algemene infosessie over de dienstverlening. Jaarlijks organiseren we 1 à 2 online infosessies. Maak daarna een keuze in de manier van aanleveren:
   1. Item instroom: schrijf je daarna in voor 1 van de 4 online instapmomenten.
   2. Batch instroom: en/of schrijf je in voor 1 van de 3 workshops, die bij ons op kantoor in Gent doorgaan.

Heb je nog vragen over de instroom van je digitale collecties? Contacteer dan support@meemoo.be en vermeld zeker 'digitale instroom'!