Een transparante en gedragen samenwerking tussen twee partijen? Die bekom je wanneer je de nodige afspraken hebt vastgelegd en overlegd. In dit supportartikel vatten we handig samen op welke manier wij afspraken met jou maken.

De contracttool

Intentieverklaring

De eerste stap in het instappen in een samenwerking met meemoo? Dat is het invullen en ondertekenen van de intentieverklaring. In dit document geef jij als potentiële contentpartner aan of je geïnteresseerd bent en contentpartner wenst te worden, kan je de samenwerkingsovereenkomst alvast inkijken, en vul je je contactgegevens in.

>> Hoe ga ik verder?

De samenwerkingsovereenkomst

Nadat je de intentieverklaring hebt ondertekend en deze door ons gecontroleerd is, gaan we verder naar de samenwerkingsovereenkomst. Hierin leggen we onze onderlinge afspraken vast. De samenwerkingsovereenkomst bestaat uit een hoofddocument en twee bijlagen. Het document wordt formeel ondertekend.

In 2021 en 2022 werkten we aan een actualisatie van de samenwerkingsovereenkomst tussen meemoo en jouw organisatie. De vorige overeenkomst, opgesteld in de VIAA-beginjaren, was namelijk aan een noodzakelijke update toe. De uitgangspunten van de tekst bleven hetzelfde, al werd de tekst wel geactualiseerd en aangevuld om de huidige dienstverlening van meemoo beter te capteren.

>> Welke aanpassingen werden er precies gemaakt?

>> Hoe de actualisatie tot stand kwam

De samenwerkingsovereenkomst bevat ook twee bijlagen:

• Bijlage 1 beschrijft de basisannotatie die je aanbrengt op jouw materiaal dat opgenomen wordt in het meemoo-archiefsysteem.
• Bijlage 2 geeft een overzicht van de doelgroepen en het gebruik bij de ontsluiting van je materiaal.

De bijhorende addenda

Naast dit hoofddocument worden er bijkomende afspraken vastgelegd in optionele addenda. Mogelijke addenda bij de hoofdovereenkomst zijn:

• Het GDPR-protocol
• De GDPR-overeenkomst
• Het Addendum Dienstverlening inzake de fotografische registratie en ontsluiting van kunstwerken, erfgoedobjecten of topstukken
• Aanduiding contentpartners samenwerkingsovereenkomst contentpartner (koepel)
• Specifieke afspraken met contentpartners

>> Bekijk de flow van het ondertekeningsproces

Hieronder lees je meer over de verschillende addenda.

Het dienstenformulier

Het dienstenformulier documenteert de keuzes voor bepaalde diensten die meemoo aanbiedt en verduidelijkt - waar nodig - de meest essentiële operationele afspraken. Het doel is dat jij als contentpartner én meemoo continu een helder zicht hebben op de fundamentele (operationele) invulling van onze specifieke samenwerking als aanvulling op de algemene afspraken uit de geactualiseerde samenwerkingsovereenkomst. In het formulier verduidelijken we bijvoorbeeld of jouw organisatie een beroep doet op de dienstverlening rond digitalisering en digitale instroom. En je kan, indien gewenst, ook de betrokken collecties beschrijven of opties aanvinken rond de bezoekertool of API’s. Als meemoo nieuwe diensten ontwikkelt, zullen we het dienstenformulier hiermee ook uitbreiden.

Het dienstenformulier is een flexibel en transparant document dat zowel door jou als door meemoo beheerd wordt. Je mag dus ook zelf aanpassingen maken in het document. Hou er wel rekening mee dat als je een wijziging maakt bij een bepaalde dienstverlening, dat niet geheel vrijblijvend is. Die aanpassing heeft namelijk effect op de operationele uitwerking van die meemoo-dienst en vraagt daardoor verdere opvolging. Het kan in dat geval nuttig zijn om je accountmanager in te lichten. Indien nodig neemt je accountmanager ook contact op met jou als er iets onduidelijk is.

Bij een wijziging in het dienstenformulier wordt er steeds een nieuwe versie opgeslagen. Op die manier kunnen beide partijen de historiek bijhouden en raadplegen. Wil je meer weten over de operationele stand van zaken van jouw materiaal bij meemoo, zoals de status van de digitalisering en archivering, dan kan je de rapporten consulteren van jouw organisatie op het partnerportaal.

>> Lees hier hoe je het dienstenformulier raadpleegt en aanpast

Clausules met derden

Naast de afspraken die je met meemoo maakt, zou het kunnen dat jij als contentpartner ook afspraken hebt lopen met andere instanties. Dit zijn bijvoorbeeld particulieren die hun archief bij jouw organisatie in bewaring geven.

In dit supportartikel vind je een template terug voor een juridische standaardclausule. Deze tekst kan je ter inspiratie gebruiken voor jouw eigen overeenkomsten met derde partijen.

Opslagkost

In het meemoo-archiefsysteem worden jouw digitale bestanden duurzaam gearchiveerd. Voor de kost van deze bewaring betaal jij als contentpartner een bijdrage. De eerste 5 terabyte worden (per tenant) kosteloos voor jou bewaard. Omdat opslagtechnologie steeds in verandering is, wordt deze bijdrage elke drie jaar herberekend en gevalideerd door de Raad van Bestuur van meemoo. Jouw bijdrage zal maximaal met 5% stijgen per prijsherziening. De prijsdaling zal per periode maximaal 15% bedragen.

In de geactualiseerde samenwerkingsovereenkomst die we aan jou of een collega bezorgden in 2022, en in dit partnernieuwsbericht vind je de tarieven. Je kan de bedragen ook navragen bij je accountmanager.

Zit je nog met vragen? Surf door de andere onderdelen op de supportomgeving, of neem contact op met ons via support@meemoo.be of je accountmanager.