Rapporten

Wat zijn de rapporten?

De rapporten op het partnerportaal geven je inzicht in het materiaal van jouw organisatie dat bewaard wordt bij meemoo. Je ontdekt er de huidige stand van zaken wat betreft registratie, digitalisering, digitale instroom, archivering en ontsluiting voor jouw organisatie. Als contentpartner heb je zelf toegang tot deze cijfers via het partnerportaal: je kan ze raadplegen wanneer je maar wil.

Hoe kan ik mijn rapporten raadplegen?

De rapporten bevinden zich op het partnerportaal onder ‘Rapporten’ in de hoofdnavigatie. Ze zijn enkel beschikbaar voor de medewerkers van jouw organisatie.

Om de rapporten te kunnen raadplegen moet je inloggen. Inloggen doe je met jouw meemoo-account, waarmee je ook inlogt op het meemoo-archiefsysteem.

Wil je graag toegang tot jouw rapporten, maar heb je geen meemoo-account? Neem dan contact op met jouw accountmanager of via support@meemoo.be.

Welke rapporten vind ik op het partnerportaal?

Er zijn momenteel vier rapporten beschikbaar op het partnerportaal.

Registreren en digitaliseren

Het eerste rapport gebruikt cijfers uit het registratiesysteem (AMS) en geeft inzicht in het aantal dragers dat geregistreerd en/of gedigitaliseerd is. Dit rapport bevat drie grafieken:

aantal types in het registratiesysteem
aantal formaten in het registratiesysteem
aantal dragers in het registratiesysteem

Let op: Neemt je organisatie niet deel aan één van de digitaliseringsprojecten bij meemoo en heeft jouw organisatie nog geen items geregistreerd in het registratiesysteem (AMS)? Dan bevat dit rapport voor jouw organisatie geen gegevens.

Digitale instroom

Het tweede rapport gebruikt cijfers uit het meemoo-archiefsysteem (MAM) en geeft inzicht in het aantal items dat ingestroomd en gearchiveerd is vanuit de werking digitale instroom. Dit rapport bevat twee grafieken:

aantal types uit instroom digitale collecties
aantal items uit instroom digitale collecties

Let op: Zijn er voor jouw organisatie momenteel nog geen digitale collecties ingestroomd in het meemoo-archiefsysteem? Dan bevat dit rapport voor jouw organisatie geen gegevens.

Digitaal archief

Het derde rapport gebruikt cijfers uit het meemoo-archiefsysteem en geeft inzicht in het aantal items dat duurzaam bewaard wordt in het archiefsysteem. Dit rapport bevat drie grafieken:

aantal types in het archiefsysteem
aantal gearchiveerde items in het archiefsysteem
aantal bytes in het archiefsysteem

Let op: Worden er voor jouw organisatie momenteel nog geen items duurzaam bewaard in het meemoo-archiefsysteem? Dan bevat dit rapport voor jouw organisatie geen gegevens.

Ontsluitingsplatformen

Het vierde rapport geeft inzicht in de ontsluiting op de meemoo-ontsluitingsplatformen. Er zijn cijfers beschikbaar over drie ontsluitingsplatformen: Het Archief voor Onderwijs, hetarchief.be voor sleutelgebruikers (vroeger Catalogus Pro) en hetarchief.be.

Platform	Dit rapport bevat...
Het Archief voor Onderwijs	het aantal onderwijs-licenties in het meemoo-archiefsysteem het aantal objecten op Het Archief voor Onderwijs, met een overzicht van de objecten die ontsloten zijn. Dit overzicht is exporteerbaar.
Hetarchief.be voor sleutelgebruikers (vroeger Catalogus Pro)	het aantal intra-cp-licenties in het meemoo-archiefsysteem het aantal objecten op hetarchief.be dat zichtbaar is voor andere contentpartners met de rol van sleutelgebruiker
Hetarchief.be	het aantal publiek-licenties in het meemoo-archiefsysteem het aantal objecten op hetarchief.be Let op: Worden er voor jouw organisatie momenteel nog geen items duurzaam bewaard in het meemoo-archiefsysteem? Dan bevat dit rapport voor jouw organisatie geen gegevens.

Hoe interpreteer ik de cijfers op de rapporten?

Intellectuele entiteit

Om de rapporten te vatten, moet je eerst begrijpen wat een intellectuele entiteit is. De intellectuele entiteit ligt aan de basis van het meemoo-archiefsysteem. Het is een bestand of een geheel van meerdere bestanden waarvan we een digitale voorstelling bewaren in het archiefsysteem. Intellectuele entiteiten kunnen uit één of meerdere objecten bestaan. Een gedigitaliseerde film of dvd in het meemoo-archiefsysteem bestaat bijvoorbeeld uit meerdere digitale objecten, en noemen we daarom een meervoudig object. Alle objecten die tot dezelfde intellectuele entiteit behoren, hebben dezelfde Persistent Identifier (PID).

Rapport Ontsluitingsplatformen

Op het partnerportaal rapporteren we over deze intellectuele entiteiten. Het rapport 'Ontsluitingsplatformen' telt bijvoorbeeld het aantal licenties in het meemoo-archiefsysteem per intellectuele entiteit. Daarnaast geeft dit rapport ook weer hoeveel effectief beschikbare of ontsloten objecten uit jouw collectie op de verschillende ontsluitingsplatformen aanwezig zijn. Heb je meervoudige objecten in het meemoo-archiefsysteem zitten, dan kunnen deze twee cijfers onderling verschillen.

Voorbeeld: Een dvd van contentpartner X telt 10 video-objecten of hoofdstukken. Bij alle 10 de video-objecten zijn de intra-cp-licenties aangevinkt voor ontsluiting op hetarchief.be voor contentpartners (vroeger Catalogus Pro). Dit geeft volgende resultaat in het rapport ‘Interactieplatformen’:

Licenties in het meemoo-archiefsysteem: 1
Beschikbare objecten op hetarchief.be voor contentpartners met de rol van sleutelgebruiker: 10

Welke filtermogelijkheden zijn er?

In de rapporten heb je een aantal filtermogelijkheden die je helpen om meer detail aan te brengen in het rapport. Zo kan je in alle rapporten filteren op type of periode. In het rapport ‘Registreren en digitaliseren’ kan je daarnaast ook filteren op formaat en op wel of niet gedigitaliseerd. Elke filter zorgt ervoor dat het hele rapport gefilterd wordt op de gekozen parameter. Wil je alle filters resetten om opnieuw te beginnen? Herlaad dan de pagina in jouw browser. Zo worden alle filters gereset en begin je weer met het oorspronkelijke rapport.

Welke functionaliteiten zijn er?

Daarnaast heb je bij elke grafiek ook nog een aantal andere functionaliteiten. Deze functionaliteiten pas je toe per grafiek.

Taartdiagram
De sortering wijzigen	Bij de taartdiagrammen staat de sortering standaard op aantal van meest naar minst. Je kan echte de sortering aanpassen zodat de types en formaten alfabetisch weergegeven worden.
Gegevens tonen in een tabel	Je kan de gegevens uit een taartdiagram ook in een tabel bekijken.
Deze tabel exporteren	Je kan deze gegevens uit de tabel exporteren naar een excel- of csv-bestand. Let op: Het gaat hier over samengevoegde data, niet om een export van alle afzonderlijke items uit het registratiesysteem (AMS) of meemoo-archiefsysteem (MAM).

Tijdslijn
Niveau van de tijdslijn wijzigen	Bij de tijdslijn staat de tijdsindeling standaard op Per kwartaal. Je kan dit niveau aanpassen naar bijvoorbeeld een maandindeling of dagindeling.
Gegevens tonen in een tabel	Je kan de gegevens uit een taartdiagram ook in een tabel bekijken.
Deze tabel exporteren	Je kan deze gegevens uit de tabel exporteren naar een excel- of csv-bestand. Let op: Het gaat hier over samengevoegde data, niet om een export van alle afzonderlijke items uit het registratiesysteem (AMS) of meemoo-archiefsysteem (MAM).

Tabel
De sortering wijzigen	Klik op de bovenste rij van de tabel om de tabel te sorteren op een kolom naar keuze.
Gegevens exporteren	Klik op een waarde in de tabel en daarna op de drie puntjes in de rechterbovenhoek. Selecteer Gegevens exporteren. Kies voor Gegevens met huidige indeling of voor Samengevatte gegevens.