De Vlaamse erfgoeddatabanken in de toekomst

Op 1-2-3 mee?

Looptijd: 2019 - 2024
Partners: Departement Cultuur, Jeugd en Media, FARO, Vlaamse Kunstcollectie, meemoo
Doel: komen tot een beter afgestemde dienstverlening op het vlak van collectieregistratie en collectiebeheer voor diverse doelgroepen in het veld.

Sinds 2018 bevinden Erfgoedplus en Erfgoedinzicht zich onder Vlaamse vleugels en wordt er gezocht naar een manier om beide registratie- en collectiebeheersystemen te integreren.

Het streefdoel:

een duurzame dienstverlening die beter afgestemd is op het beheren van collecties;
zoveel mogelijk meerwaarde creëren voor de gebruikers van de databanken;
systemen ontwikkelen die de bredere visie van de Vlaamse overheid mee ondersteunen;
binnen een duurzaam en beheersbaar budgettair kader.

Meer info op de projectpagina

Uiteraard vertrekken we hierbij niet vanuit een wit blad vertrekken, maar werken we waar mogelijk verder op wat er bestaat. Na een vooronderzoek, resulterend in een projectvoorstel, doorliepen we in 2022 een uitvoerige analysefase. De laatste stap in die fase was een marktverkenning, waarna we belangrijke knopen konden doorhakken.

Naar één systeem

Volgens het projectvoorstel zouden we toewerken naar twee systemen:

een laagdrempelig, betaalbaar systeem voor registratie;
en een professioneel, flexibel systeem voor beheer.

Uit gebruikersfeedback leerden we echter dat één oplossing duidelijker is naar gebruikers toe én zorgt voor meer dataconsistentie over de systemen heen. Wat dit zou betekenen voor het kostenplaatje voor de gebruikers was echter onduidelijk.

Daarom namen we deze vraag mee naar de marktverkenning. Hieruit bleek dat het haalbaar is om collectiebeheersystemen te vinden die voldoende gebruiksvriendelijk en betaalbaar (o.a. keuze uit diverse kostenmodellen) zijn. Daarom kiezen we resoluut voor één collectiebeheersysteem in plaats van twee aparte systemen.

Concrete inschattingen met betrekking tot de kostprijs voor de eindgebruiker kunnen we momenteel nog niet maken. Dit wordt pas duidelijk na onderhandelingen en een finale productkeuze.

Data in scope

Continuïteit voor de huidige gebruikers van de erfgoeddatabanken is erg belangrijk. Een aantal van de huidige gebruikers van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht beheren momenteel al zaken als archieven, publicaties en contactgegevens. Andere organisaties lieten ook blijken dat ze deze types data in de toekomst willen registreren en beheren, met onderlinge relaties.

Tijdens de marktverkenning stelden we vast dat er producten bestaan waarbij op standaarden gebaseerde bibliotheek- en archiefmodules aanwezig of mogelijk zijn.

Daarom hebben we besloten volgende zaken mee in scope te nemen:

museale objecten;
publicaties (als erfgoedobject of als publicatie);
archieven;
contactgegevens.

Ontsluiting

Vooral bij kleinere organisaties merkten we tijdens de focusgroepen en talrijke gesprekken dat er een zeer sterke vraag naar een eenvoudig doorzoekbaar overkoepelend collectievenster is. Uit de marktverkenning blijkt dat eenvoudige webontsluiting (zowel overkoepelend als op niveau van de instelling) doorgaans aanwezig is in bestaande producten. Daarom nemen we deze optie graag mee in het bestek.

Parallel hiermee onderzoeken we welke rol hetarchief.be, een ontsluitingsplatform van meemoo, kan spelen. Dit zal sowieso pas later aan de orde zijn.

De inrichting

Nu alle puzzelstukjes in elkaar vallen, kunnen we ze allemaal een plaats geven in een ruimer kader. Hieronder vind je twee figuren met extra duiding. Rechtstreeks naar de schets van het beheersmodel.

Tip: klik op de figuren om ze in meer detail te bekijken.

Indeling volgens functionaliteiten

Eén collectiebeheersysteem

In de kern bevindt zich een gebruiksvriendelijk, online collectiebeheersysteem (CBS) voor de registratie en het beheer van museale collecties en objecten, archieven en publicaties. Het registreren en beheren zal gebeuren volgens internationaal geldende standaarden zoals SPECTRUM. Het collectiebeheersysteem heeft een meertalige interface en ondersteunt meertaligheid van de belangrijkste velden (bv. beschrijving, titel). Wat kan je allemaal met het systeem?

Het zal mogelijk zijn om formulieren te configureren in het systeem, zodat beheerders naargelang het type erfgoed of de gebruikersgroep gebruiksvriendelijke invoerschermen kunnen voorzien.
Als ondersteuning bij het collectiebeheersysteem zal het mogelijk zijn om bijhorende assets (dit kunnen documenten, afgeleide beelden, audio-files, video’s… zijn), op te slaan en te beheren, al dan niet in een apart Digital Asset Management-systeem (DAM). Voor de organisaties die een eigen DAM-systeem hebben, voorzien we een API zodat hun beelden kunnen gekoppeld worden met het collectiebeheersysteem.
Het zal mogelijk zijn om de voor het collectiebeheer relevante contactgegevens bij te houden en te gebruiken voor koppelingen met andere gegevens in het systeem.
Via thesaurusbeheer zal het mogelijk zijn om binnen het collectiebeheersysteem interne waardenlijsten aan te maken, te beheren en als open data aan te bieden.
Het gebruik van externe authorities die zich buiten het systeem bevinden (zoals AAT) zal tot de opties behoren.
Het collectiebeheersysteem laat toe data te importeren of exporteren, in bulk te bewerken, te monitoren en er workflows op toe te passen.
Binnen de toepassing zijn er ook functionaliteiten voor het beheer van toegangen en gebruikers, metadata, API’s en Persistent Identifiers (PID’s).

We voorzien geen samenvoeging met data die zich in externe collectiebeheersystemen bevinden.

Ontsluiting

Binnen de huidige projectscope voorzien we ontsluiting naar een eenvoudig overkoepelend collectievenster en analyseren we of het ook een plaats kan krijgen binnen het ontsluitingsplatform hetarchief.be van meemoo. Ook de publicatie of ontsluiting van de publiek toegankelijke data op Wikidata, Archiefbank (registratie van archieven), Europeana, websites van aangesloten organisaties of derden (zoals bv. het Virtueel Museum van Vlaanderen) staat op de radar.

Daarnaast zal het systeem via API’s, endpoints of data-exports publiek toegankelijke metadata beschikbaar kunnen stellen voor ontsluiting of hergebruik. Dit zal gebeuren in gangbare dataformaten, zoals de Vlaamse OSLO-standaard (applicatieprofielen voor Cultureel Erfgoed), Dublin Core, Europeana Data Model (EDM) en Linked Art. Ook de publiek toegankelijke assets zelf zullen we online beschikbaar kunnen stellen met IIIF (International Image Interoperability Framework).

Voor contentpartners

Voor jou als contentpartner van meemoo wordt het mogelijk om digitale objecten op te slaan in het meemoo-archiefsysteem (MAM) in functie van duurzame preservering.

Basis versus optioneel

In deze hele puzzel maken we het onderscheid tussen basisdiensten en optionele diensten. Optionele diensten zullen aangeboden worden onder andere voorwaarden dan de basisdiensten en kunnen (vermoedelijk) een meerkost met zich meebrengen. Op deze manier houden we de kostprijs van de basisdiensten voor een grote gebruikersgroep beperkt, én kunnen we een product op maat aanbieden voor organisaties die hier nood aan hebben.

Basisdiensten	Optionele diensten
beheer van museale objecten	archiefbeheer
thesaurusbeheer	publicatiebeheer
eenvoudig assetbeheer	standplaatsbeheer via QR-of barcode
overkoepelend collectievenster	contactgegevensbeheer
toegangsbeheer	een DAM-functionaliteit
import/export	IIIF-ontsluiting
monitoring	specifieke integraties
workflowbeheer
API-beheer
PID-creator
formulieren

Op termijn kan het zijn dat er bijkomende nieuwe diensten worden aangeboden, afhankelijk van de vraag en mogelijkheden.

Inrichting volgens ondersteuning en rolverdeling

Naast het meer technische traject (het opzet van het collectiebeheersysteem), maken ook opleidingen en begeleiding deel uit van de ondersteuning van de Vlaamse erfgoeddatabank.

Ondersteuning

Uit analyse en gesprekken met gebruikers en dienstverlenende organisaties bleek dat er op bepaalde vlakken nood is aan een inrichting die gedelegeerd beheer mogelijk maakt. Naast de taken die opgenomen worden door de toekomstige leverancier (beheer van de infrastructuur) en de toekomstige dienstverlener (beheer van de inrichting), willen we het mogelijk maken dat een aantal beheerstaken door organisaties zelf, of door dienstverleners die hen ondersteunen, uitgevoerd kunnen worden (waar nodig of gewenst). Om dat te faciliteren, introduceren we het concept 'clusters'.

Een cluster is een deel van de inrichting waarbinnen gelijkaardige noden bestaan, en waar een gezamenlijke aanpak voor ondersteuning en beheer opportuun is, zoals het beheren van extra formulieren (invoerschermen) of authorities.

Op bovenstaand schema is gevisualiseerd hoe de ondersteuning er in de toekomst kan uitzien. Op deze manier faciliteren we gedelegeerd beheer (waar dat nodig of gewenst is), met mogelijke rollen voor:

de leverancier van het toekomstige collectiebeheersysteem;
de organisatie die de toekomstige dienstverlening rond de erfgoeddatabank zal verzorgen;
dienstverlenende organisaties, bv. voor:
- de toeleiding van de organisaties naar de erfgoeddatabank;
- opleiding van eindgebruikers;
- het coördineren van registraties (bv. door de inzet van vrijwilligers);
- het beantwoorden van functionele vragen bij het gebruik van het systeem (bv. door eerstelijnsondersteuning);
gebruikers, zoals:
- collectiebeherende organisaties die erfgoedzorg als kerntaak hebben, zoals musea, archieven, depots…;
- collectiehoudende organisaties die erfgoedzorg niet als kerntaak hebben, waaronder kerkfabrieken en heemkringen.

Hoe zou de rol van de organisatie die de dienstverlening zal verzorgen ingevuld kunnen worden?

Die bestaat uit het beheer van de inrichting, zoals bijvoorbeeld de onboarding van eventuele nieuwe clusters met o.a. de configuratie van het DAM, de optionele diensten die door de cluster worden afgenomen en het beheren van formulieren die door alle clusters binnen het collectiebeheersysteem kunnen gebruikt worden. Ook zou deze partij train-the-trainer-opleidingen en vormingsmateriaal kunnen voorzien. Indien mogelijk en gewenst kunnen collectieve clusters zelf ook nieuwe organisaties onboarden. Tot slot worden in samenspraak met gebruikers en leverancier verdere ontwikkelingen gecoördineerd.

Hoe gaan we verder?

We namen dit concept mee in de aanbestedingsprocedure, zodat leveranciers zich de vertaling naar een implementatie makkelijker kunnen voorstellen. Daarnaast zetten we dit jaar verdere stappen om concrete afspraken te maken, samen met alle mogelijke betrokken partijen.

Iets niet helemaal helder? Voor al je vragen en opmerkingen over de Vlaamse erfgoeddatabanken in de toekomst kan je contact opnemen met support@meemoo.be of projectleider tinneke.declerq@meemoo.be.

Bestanden in dit artikel: