Inleiding

Vooraleer je als gebruiker of ondersteuner kan instappen in de erfgoeddatabank, is het akkoord van jouw organisatie met de gebruiksvoorwaarden nodig.

Neem hier de gebruiksvoorwaarden door

Registreren als gebruiker of ondersteuner is voor de huidige gebruikers van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht nog steeds mogelijk. Nieuwe gebruikers kunnen ten vroegste eind 2026 aansluiten. Ben je een potentiële nieuwe gebruiker en zou je gebruik willen maken van de dienstverlening? Dan kan je dat al doorgeven via dit interesseformulier. 

Doelpubliek

Toegang tot de erfgoeddatabank als gebruiker kan worden verleend aan organisaties die tot één van volgende categorieën behoren en geen winstoogmerk hebben:

• collectiebeherende organisaties (bv. musea, archieven, erfgoedbibliotheken en depots);
• collectiehoudende organisaties (bv. heemkringen, kerkfabrieken en erfgoedcellen).

Ook erfgoedorganisaties die door de Vlaamse Regering op grond van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie toegekend krijgen voor het opnemen van een dienstverlenende rol op landelijk of bovenlokaal niveau kunnen, naast een eventuele rol als gebruiker, toegang krijgen tot de erfgoeddatabank. In de hoedanigheid van ‘ondersteuner’ kunnen deze organisaties dan handelingen in de erfgoeddatabank uitvoeren voor naam en rekening van de gebruiker die ze ondersteunen. 

Basisdienstverlening collectiebeheer

Als je instapt in de erfgoeddatabank, krijg je vanuit meemoo toegang tot het collectiebeheersysteem waarin je je erfgoedobjecten en bijhorende beelden kan registreren en beheren. De basisdienstverlening omvat het gebruik van al deze modules en ontsluiting op de collectiewebsite erfgoeddatabank.be. Meemoo richt de erfgoeddatabank in en configureert die volgens courante Vlaamse en internationale afspraken en standaarden (bv. conform het Invulboek Objecten, Cometa en OSLO). 

Meemoo biedt verschillende ontsluitingstoepassingen aan waarop de erfgoedobjecten en beelden uit de erfgoeddatabank gepresenteerd kunnen worden.

• Publieke ontsluiting op een overkoepelende website: erfgoeddatabank.be
• Als alle data van de gebruikers van de vorige erfgoeddatabanken naar de erfgoeddatabank gemigreerd zijn, zal meemoo stappen ondernemen om de data uit de erfgoeddatabank ook op Europeana toegankelijk te maken.

Gebruikers kunnen in het collectiebeheersysteem aangeven welke objecten of beelden niet ontsloten mogen worden en onder welke voorwaarden ze door derden hergebruikt kunnen worden. 

Als gebruiker kan je je eigen data exporteren of bevragen via API’s om ze te hergebruiken in andere (eigen) websites of oplossingen. 

Er komt een IIIF-oplossing om efficiënt hergebruik van beelden mogelijk te maken. Dit wordt nog verder afgestemd met andere oplossingen binnen het meemoo-ecosysteem. 

Gebruikersondersteuning

Meemoo zorgt voor technische ondersteuning bij de registratie, het beheer en de ontsluiting van de collecties in de erfgoeddatabank en stelt hiertoe uitgebreide documentatie ter beschikking aan alle ondersteuners en gebruikers via deze supportomgeving en biedt de mogelijkheid aan om vragen te stellen via erfgoeddatabank@meemoo.be.

Aan ondersteuners en betalende gebruikers (zie tariefplan) verzekert meemoo 

• een jaarlijks vormingsaanbod aan sleutelgebruikers (key users) en trainers;
• een responstijd van 2 werkdagen.

Meemoo zal ook een gebruikersgroep coördineren die noden kan signaleren en gewenste ontwikkelingen kan prioriteren en zal het uitwisselen van kennis en ervaringen binnen de gebruikersgemeenschap faciliteren. 

Het opleidingsprogramma en de werking van de gebruikersgroep wordt in de komende maanden vormgegeven en wordt uitgebouwd naarmate gebruikers instappen.  

Meemoo heeft een contract afgesloten met zetcom, de leverancier van het collectiebeheersysteem MuseumPlus. Meemoo verzorgt alle contacten met zetcom. Gebruikers en ondersteuners hebben dus geen rechtstreeks contact met zetcom. 

Voorbeelden van technische ondersteuning:

• Advies bij registratie in de erfgoeddatabank volgens gestandaardiseerde profielen en invulboeken
• Advies bij importeren of exporteren van data volgens voorgedefinieerde sjablonen
• Advies bij dataschoning in de erfgoeddatabank
• Advies bij instellen van rechten en rollen
• …

Tariefplan en facturatie

Jaarlijkse vergoeding

Afhankelijk van de situatie van je organisatie wordt de dienstverlening aangeboden tegen een jaarlijkse vergoeding per organisatie. Meemoo hanteert een aantal parameters op basis waarvan jouw organisatie ingedeeld wordt in een specifieke categorie. Deze categorie bepaalt de jaarlijkse vergoeding en de toegang tot uitgebreide beheersmogelijkheden in de erfgoeddatabank. De indeling van een gebruiker in een categorie wordt bij de instap bepaald en wordt daarna jaarlijks, op het moment van facturatie, geëvalueerd en bepaald voor het volgende jaar. Omdat meemoo BTW-plichtig is, zijn we genoodzaakt om een BTW-tarief van 21% door te rekenen aan jouw organisatie.

Goed om weten:

• Er is geen limiet op het aantal gebruikersaccounts per organisatie. 
• De bepalingen omtrent facturatie zijn niet van toepassing op ‘ondersteuners’.
• Zit je in categorie 0 of 1 met basisbeheer en wil je toch uitgebreide beheersmogelijkheden (zie uitgebreid beheer)? Dan kan jouw organisatie upgraden naar categorie 2, met bijbehorende jaarlijkse vergoeding. 

Categorieën:

• Ontvangt jouw organisatie geen Vlaamse structurele werkingssubsidie binnen het Cultureelerfgoeddecreet, krijg je geen dotatie van de Vlaamse Gemeenschap, en is jouw organisatie niet verbonden aan een centrumstad, provinciale of Vlaamse overheidsdienst? Dan komt jouw organisatie terecht in categorie 0 of 1, afhankelijk van het aantal geregistreerde erfgoedobjecten in je collectie: 

• Ontvangt jouw organisatie geen Vlaamse structurele werkingssubsidie binnen het Cultureelerfgoeddecreet en krijg je geen dotatie van de Vlaamse Gemeenschap, maar is jouw organisatie verbonden aan een centrumstad, provinciale of Vlaamse overheidsdienst? Dan komt jouw organisatie terecht in categorie 1 of 2, afhankelijk van het aantal geregistreerde erfgoedobjecten in je collectie: 

• Is aan jouw organisatie een Vlaamse structurele werkingssubsidie binnen het Cultureelerfgoeddecreet toegekend of krijg je een dotatie van de Vlaamse Gemeenschap? Dan komt jouw organisatie terecht in categorie 2, 3, 4 of 5, afhankelijk van het toegekende bedrag:

• Ben je een erfgoedorganisaties die door de Vlaamse Regering op grond van het Cultureelerfgoeddecreet een werkingssubsidie toegekend krijgt voor het opnemen van een dienstverlenende rol op landelijk of bovenlokaal niveau, of die een werkingssubsidie toegekend krijgt als landelijke organisatie voor immaterieel cultureel erfgoed? Dan kan je aansluiten als gebruiker van de erfgoeddatabank voor een jaarlijkse vergoeding van €5.000 per jaar (excl. BTW) (categorie 6).
  
  Indien je dan ook als collectiebeherende erfgoedorganisatie (bv. museum, cultureel archief, erfgoedbibliotheek) structurele werkingsmiddelen ontvangt op basis van het cultureelerfgoeddecreet en er daardoor 2 categorieën van toepassing zijn, wordt de categorie met het hoogste bedrag toegepast.

   

• Wanneer een rechtspersoon wenst op te treden voor meerdere gebruikers die onder diens bevoegdheid vallen en de totale jaarlijkse vergoeding voor deze gebruikers €20.000 excl. BTW overstijgt, is een prijsvoorstel op aanvraag mogelijk. Hiervoor kan contact opgenomen worden met meemoo.

Opslagkost

Aan de gebruikers in categorie 0 wordt geen opslagkost aangerekend zolang de opslag van hun assets niet groter is dan 100GB. Voor de andere gebruikers wordt, naast de jaarlijkse vergoeding, wel een aanvullende opslagkost aangerekend op basis van de hoeveelheid assets in gigabyte (GB) die op het moment van het sturen van de factuur in de erfgoeddatabank aanwezig is. De opslagkost bedraagt 0,70 euro/GB/jaar (excl. BTW).

Factuur

De factuur voor de jaarlijkse vergoeding en de opslagkost wordt aan de gebruiker gestuurd bij de instap in de dienstverlening (het betreft dan de jaarlijkse vergoeding pro rata de rest van het kalenderjaar) en vanaf het volgende jaar aan het begin van elk kalenderjaar. 

Uitgebreid beheer

Gebruikers in categorieën 2 tot en met 5 kunnen bovenop de basisdienstverlening gebruikmaken van uitgebreide beheersmogelijkheden in het collectiebeheersysteem. Dit betekent dat zij voor de eigen organisatie toegang krijgen tot modules voor o.a.: 

• Het beheren van (gebruikers)groepen en toegangsrechten (lezen, creëren, bewerken, verwijderen) (modules Users, User Groups)
• Het beheren van waardenlijsten / authorities (module Vocabulary Management) 
• Het beheren en definiëren van inventarisnummers (module Inventory Numbers)
• Het configureren van extra invoerschermen (functionaliteit User Defined Forms doorheen verschillende modules)
• Het aanmaken en beheren van templates voor rapporten en exports (modules Templates, Functies)
• Het aanmaken en beheren van templates voor import (modules Import, Import Definition)
• Toegang tot de uitgebreide module 'Herkomstgeschiedenis', inclusief veilingen

Zit je in categorie 0 of 1 met basisbeheer en wil je toch uitgebreide beheersmogelijkheden (zie uitgebreid beheer)? Dan kan jouw organisatie upgraden naar categorie 2, met bijbehorende jaarlijkse vergoeding.

Optionele diensten tegen betaling

Gebruikers kunnen naast de basisdienstverlening extra diensten aanvragen, bv. voor de integratie met het eigen DAM-systeem of voor een koppeling naar een eigen bibliotheeksysteem. We bekijken eerst of we hier voldoende resources voor hebben. Als het mogelijk is voor meemoo om jou die extra dienst aan te bieden, bezorgen we jou een offerte op maat.