circle-persian-green io-persian-green circle-curious-blue

De Vlaamse erfgoeddatabanken in de toekomst

Op 1-2-3 mee?

Sinds 2018 bevinden Erfgoedplus en Erfgoedinzicht zich onder Vlaamse vleugels en wordt er gezocht naar een manier om beide registratie- en collectiebeheersystemen te integreren.

Het streefdoel:

  • een duurzame dienstverlening die beter afgestemd is op het beheren van collecties;
  • zoveel mogelijk meerwaarde creëren voor de gebruikers van de databanken;
  • systemen ontwikkelen die de bredere visie van de Vlaamse overheid mee ondersteunen;
  • binnen een duurzaam en beheersbaar budgettair kader.

Uiteraard zullen we hierbij niet vanuit een wit blad vertrekken, maar werken we waar mogelijk verder op wat er bestaat.

Meer info op de projectpagina

In 2019 voerde Delaware een studie en veldverkenning uit, waaruit strategische aanbevelingen kwamen. Hierop aansluitend werd de Taskforce Digitale Collectieregistratie opgericht, met als leden:

  • Departement Cultuur, Jeugd en Media
  • FARO
  • VKC
  • meemoo
  • samen met vertegenwoordigers uit de sector

 Opdracht van de groep? De vervanging van de erfgoeddatabanken op een toekomstgerichte en duurzame wijze begeleiden.

In 2019-2020 werkte de Taskforce aan een vooronderzoek, op vraag van het Departement en in nauw overleg met de erfgoedsector. In drie fases werden de concrete behoeften, beschikbare opties en knelpunten in kaart gebracht:

  • Veldbevraging
    • Om een beeld te krijgen van de verwachtingen en noden van de sector.
    • Via 5 focusgroepen met vertegenwoordigers uit de brede cultureelerfgoedsector.
    • Meer lezen?
  • Analyse van de bestaande technische infrastructuur van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht
    • Hoe kunnen we deze systemen op korte en middellange termijn operationeel houden?
    • Meer lezen?
  • Ontwikkeling van een businessmodel
    • Op maat van de sector en gebaseerd op de resultaten van de twee voorgaande fases.
    • Meer lezen?

In 2021 had de Taskforce een voorstel klaar, gebaseerd op de bevindingen uit het vooronderzoek. Hiervoor werd door de Vlaamse Regering 2 miljoen euro vrijgemaakt, in het kader van het relanceplan Vlaamse Veerkracht. In 2022 is het project van start gegaan met een analysefase.

vlaanderen-logo.jpeg

Wat is de inhoud van het projectvoorstel?

Hieronder vind je de inhoud van het projectvoorstel van de Taskforce, en de opdracht die wij als meemoo hebben ontvangen. Uiteraard is dit een initieel voorstel en staat er nog niets in steen gebeiteld.

  Onderstaande voorstellen zijn er gekomen op basis van vooronderzoek. Momenteel zitten we in de functionele-analysefase waarin we een analyse maken van het gebruik van de huidige systemen en van de wensen en behoeften m.b.t. de toekomstige systemen.

Voorstel: twee nieuwe systeemtypes

In het projectplan wordt voorgesteld dat de huidige databanken zouden vervangen worden door een:

  • Eenvoudig registratiesysteem
    • beperkte functionaliteiten en vaste invoervelden
    • laagdrempelig, gebruiksvriendelijk en eenvoudig
    • met een lage instapkost
    • niet configureerbaar op maat van individuele gebruikers
    • eerder bedoeld voor de collectiehoudende organisaties of niet-professionele gebruikers
  • Breed collectiebeheersysteem
    • flexibel
    • met aanvullende componenten en dienstverlening
    • met een focus op collectiebeheerprocessen
    • onderscheid tussen een basismodel en een breder model
    • eerder bedoeld voor de collectiebeherende organisaties

We kijken enerzijds naar de huidige systemen en gebruikers, maar verruimen onze blik naar een bredere doelgroep en missie. De dienstverlening van de functionaliteiten moet betrouwbaar zijn en moet organisaties zoveel mogelijk ‘ontzorgen’ op het vlak van technische infrastructuur. Daarom zien we ook opleiding en ondersteuning met betrekking tot het gebruik van de systemen binnen de scope.

Voorstel: werking van de systeemtypes

De gekozen systemen moeten maximale uitwisseling van de collectiedata als (linked) open data en duurzaamheid verzekeren. Ook zouden ze voldoen aan de (internationale) praktijk en gangbare standaarden, zoals de OSLO-standaard voor Cultureel Erfgoed. Hieronder doen we het voorstel rond de twee systeemtypes uit de doeken.

1. Collectieregistratie

Het collectieregistratiesysteem is het meest eenvoudig. Het zal geen flexibiliteit in velden toelaten en de registratie zal per record beperkt blijven tot een aantal vaste registratievelden. Het aantal te registreren items kan wel uitgebreid zijn.

Qua ontsluiting zullen er de nodige ontsluitingsgerichte API’s en endpoints voorzien worden, zodat alle geïnteresseerde hergebruikers de opgenomen data zoveel mogelijk kunnen inzetten. Ook onderzoeken we of data doorzoekbaar gemaakt kunnen worden op andere platformen.

2. Collectiebeheer

Binnen het collectiebeheersysteem zullen er volgens het projectplan twee versies voorzien worden: een beperkt en vast basismodel en een breed en flexibel model. Beide modellen beschikken over een gebruiksvriendelijke interface en omvatten alle noodzakelijke velden en de mogelijkheid tot integratie van de belangrijkste standaarden en authorities, die noodzakelijk zijn voor het voeren van een eigentijds en professioneel collectiebeheer. Ze moeten de gebruikers toelaten om hun collecties goed te beheren, te koppelen en voor hergebruik ter beschikking te stellen. Het datamodel zal zeer gelaagd en CIDOC-CRM compliant zijn.

Qua ontsluiting zouden we API’s voorzien zodat onderzoekers en andere hergebruikers de nodige datasets kunnen binnenhalen.

De basisversie van het collectiebeheersysteem zal de basisfunctionaliteit ondersteunen, maar is weinig aanpasbaar en uitbreidbaar. In het brede en flexibele model van het collectiebeheersysteem zullen alle velden aangepast kunnen worden naar de registratienoden van de individuele klanten. Zo zal:

  • het aantal gebruikers per klant door de klant zelf kunnen worden bepaald;
  • gedifferentieerde gebruikerstoegang via authenticatie mogelijk zijn;
  • flexibiliteit op vlak van beveiliging, API’s, integratie met eigen systemen of databronnen mogelijk zijn.

Opmerking: tijdens de analysefase wordt onderzocht of er wel degelijk vraag is naar dit onderscheid in complexiteit binnen het collectiebeheersysteem.

Daarnaast zal er nood zijn aan enkele aanvullende diensten. We denken momenteel bijvoorbeeld aan een Digital Asset Management (DAM) voor intern beeldbeheer en een contentmanagementsysteem (CMS) of widgets voor een instellingsspecifiek collectievenster. Hier zouden ook nog andere diensten kunnen bijkomen, mocht daar interesse voor zijn.

Voorstel: hoe ziet het kostenplaatje eruit?

  • Gebruikers van het collectieregistratiesysteem zullen een beperkte bijdrage betalen, bedoeld om:
    • bij te dragen aan de kosten;
    • een teveel aan slapende accounts te vermijden;
    • en speelt een rol in het bepalen van het btw-statuut van deze dienstverlening.
  • Gebruikers van het collectiebeheersysteem zullen een bijdrage betalen die mee bepaald wordt door:
    • de keuze tussen het beperkt en vast basismodel of het breed en flexibel model;
    • de benodigde opslagcapaciteit;
    • het aantal gebruikers;
    • het inschrijven op de verschillende aanvullende componenten;
    • de gevraagde dienstverlening.

Te behandelen topics tijdens de analysefase

Dit alles wordt verder onderzocht tijdens de analysefase van het project (2022). Hierna wordt deze sectie verder aangevuld. De eerste stappen in de analysefase zetten we in de zomer van 2022 via een reeks focus- en klankbordgroepen. De resultaten en vervolgacties vatten we samen in dit verslag.


Hoe ziet de timing eruit?

Voortraject

Voortraject_Vlaamse_erfgoeddatabanken.png

>> Meer lezen over het voortraject

Verdere projectverloop

Na dit voortraject kon er in 2022 gestart worden met de analysefase. Hoe die fase er in meer detail zal uitzien en wat het verdere verloop van het project is, lees je hier.

 Iets niet helemaal helder? Voor al je vragen en opmerkingen over de Vlaamse erfgoeddatabanken in de toekomst kan je contact opnemen met support@meemoo.be of projectleider tinneke.declerq@meemoo.be.

Meer lezen: