Op 1-2-3 mee?

• Project: de Vlaamse erfgoeddatabank
• Looptijd: 2019 - 2025
• Partners: Departement Cultuur, Jeugd en Media, FARO, Vlaamse Kunstcollectie (nu meemoo), meemoo
• Doel: komen tot een beter afgestemde dienstverlening op het vlak van collectieregistratie en collectiebeheer voor diverse doelgroepen in het veld.

Sinds 2018 bevinden Erfgoedplus en Erfgoedinzicht zich onder Vlaamse vleugels en wordt er gezocht naar een manier om beide registratie- en collectiebeheersystemen te integreren.

Het streefdoel:

• een duurzame dienstverlening die beter afgestemd is op het beheren van collecties;
• zoveel mogelijk meerwaarde creëren voor de gebruikers van de databanken;
• systemen ontwikkelen die de bredere visie van de Vlaamse overheid mee ondersteunen;
• binnen een duurzaam en beheersbaar budgettair kader.

Uiteraard vertrokken we hierbij niet van een wit blad, maar werkten we waar mogelijk verder op wat er bestaat. Na een vooronderzoek, resulterend in een projectvoorstel, doorliepen we in 2022 een uitvoerige analysefase. De laatste stap in die fase was een marktverkenning en aanbesteding, waarna we belangrijke knopen konden doorhakken.

---

Hoe zag het vooronderzoek eruit?

Nadat de provinciale platformen in 2018 in Vlaams beheer kwamen, voerde Delaware op vraag van de Vlaamse overheid een studie en veldverkenning uit, waaruit strategische aanbevelingen kwamen. Hierop aansluitend werd de Taskforce Digitale Collectieregistratie opgericht door het Departement Cultuur, Jeugd en Media, met als leden: 

• Departement Cultuur, Jeugd en Media
• FARO
• de vroegere VKC (nu meemoo)
• meemoo
• vertegenwoordigers uit de sector

 Opdracht van de groep? De vervanging van de erfgoeddatabanken op een toekomstgerichte en duurzame wijze begeleiden.

In 2019-2020 werkte de Taskforce aan een vooronderzoek, op vraag van het Departement en in nauw overleg met de erfgoedsector. In drie fases werden de concrete behoeften, beschikbare opties en knelpunten in kaart gebracht:

• Veldbevraging
  • Om een beeld te krijgen van de verwachtingen en noden van de sector.
  • Via 5 focusgroepen met vertegenwoordigers uit de brede cultureelerfgoedsector.
  • Meer lezen
• Analyse van de bestaande technische infrastructuur van Erfgoedplus en Erfgoedinzicht
  • Hoe kunnen we deze systemen op korte en middellange termijn operationeel houden?
  • Meer lezen
• Ontwikkeling van een businessmodel
  • Op maat van de sector en gebaseerd op de resultaten van de twee voorgaande fases.
  • Meer lezen

In 2021 had de Taskforce een voorstel klaar, gebaseerd op de bevindingen uit het vooronderzoek. Hiervoor werd door de Vlaamse Regering 2 miljoen euro vrijgemaakt, in het kader van het relanceplan Vlaamse Veerkracht. In 2022 is het project van start gegaan met een analysefase.

---

Wat was de inhoud van het projectvoorstel?

Hieronder vind je de inhoud van het projectvoorstel van de Taskforce, en de opdracht die wij als meemoo hebben ontvangen. Dit was een initieel voorstel. In 2022 hielden we het voorstel tijdens de functionele-analysefase onder de loep.

Voorstel: twee nieuwe systeemtypes

In het projectplan wordt voorgesteld dat de huidige databanken zouden vervangen worden door een:

• Een eenvoudig registratiesysteem
  • beperkte functionaliteiten en vaste invoervelden
  • laagdrempelig, gebruiksvriendelijk en eenvoudig
  • met een lage instapkost
  • niet configureerbaar op maat van individuele gebruikers
  • eerder bedoeld voor de collectiehoudende organisaties of niet-professionele gebruikers
• Een breed collectiebeheersysteem
  • flexibel
  • met aanvullende componenten en dienstverlening
  • met een focus op collectiebeheerprocessen
  • onderscheid tussen een basismodel en een breder model
  • eerder bedoeld voor de collectiebeherende organisaties

In het projectvoorstel staat dat we enerzijds naar de huidige systemen en gebruikers kijken, maar anderzijds onze blik ook zouden verruimen naar een bredere doelgroep en missie. De dienstverlening van de functionaliteiten moet betrouwbaar zijn en moet organisaties zoveel mogelijk ‘ontzorgen’ op het vlak van technische infrastructuur. Daarom maakt opleiding en ondersteuning met betrekking tot het gebruik van de systemen ook deel uit van de scope volgens het voorstel.

Voorstel: werking van de systeemtypes

De gekozen systemen moeten maximale uitwisseling van de collectiedata als (linked) open data en duurzaamheid verzekeren. Ook zouden ze moeten voldoen aan de (internationale) praktijk en gangbare standaarden, zoals de OSLO-standaard voor Cultureel Erfgoed. Hieronder doen we het voorstel rond de twee systeemtypes uit de doeken.

1. Collectieregistratie

Het collectieregistratiesysteem is het meest eenvoudig. Het zal geen flexibiliteit in velden toelaten en de registratie zal per record beperkt blijven tot een aantal vaste registratievelden. Het aantal te registreren items kan wel uitgebreid zijn.

Qua ontsluiting zullen er de nodige ontsluitingsgerichte API’s en endpoints voorzien worden, zodat alle geïnteresseerde hergebruikers de opgenomen data zoveel mogelijk kunnen inzetten. Ook onderzoeken we of data doorzoekbaar gemaakt kunnen worden op andere platformen.

2. Collectiebeheer

Binnen het collectiebeheersysteem zullen er volgens het projectplan twee versies voorzien worden: een beperkt en vast basismodel en een breed en flexibel model. Beide modellen beschikken over een gebruiksvriendelijke interface en omvatten alle noodzakelijke velden en de mogelijkheid tot integratie van de belangrijkste standaarden en authorities, die noodzakelijk zijn voor het voeren van een eigentijds en professioneel collectiebeheer. Ze moeten de gebruikers toelaten om hun collecties goed te beheren, te koppelen en voor hergebruik ter beschikking te stellen. Het datamodel zal zeer gelaagd en CIDOC-CRM compliant zijn.

Qua ontsluiting zouden we API’s voorzien zodat onderzoekers en andere hergebruikers de nodige datasets kunnen binnenhalen.

De basisversie van het collectiebeheersysteem zal de basisfunctionaliteit ondersteunen, maar is weinig aanpasbaar en uitbreidbaar. In het brede en flexibele model van het collectiebeheersysteem zullen alle velden aangepast kunnen worden naar de registratienoden van de individuele klanten. Zo zal:

• het aantal gebruikers per klant door de klant zelf kunnen worden bepaald;
• gedifferentieerde gebruikerstoegang via authenticatie mogelijk zijn;
• flexibiliteit op vlak van beveiliging, API’s, integratie met eigen systemen of databronnen mogelijk zijn.

Opmerking: tijdens de analysefase werd onderzocht of er wel degelijk vraag is naar dit onderscheid in complexiteit binnen het collectiebeheersysteem. Naar de conclusie.

Daarnaast zal er nood zijn aan enkele aanvullende diensten. Uit het projectvoorstel kwam het idee voor een Digital Asset Management (DAM) voor intern beeldbeheer en een contentmanagementsysteem (CMS) of widgets voor een instellingsspecifiek collectievenster. Hier zouden ook nog andere diensten kunnen bijkomen, mocht daar interesse voor zijn.

Voorstel: hoe ziet het kostenplaatje eruit?

• Gebruikers van het collectieregistratiesysteem zullen een beperkte bijdrage betalen, bedoeld om:
  • bij te dragen aan de kosten;
  • een teveel aan slapende accounts te vermijden;
  • en speelt een rol in het bepalen van het btw-statuut van deze dienstverlening.
• Gebruikers van het collectiebeheersysteem zullen een bijdrage betalen die mee bepaald wordt door:
  • de keuze tussen het beperkt en vast basismodel of het breed en flexibel model;
  • de benodigde opslagcapaciteit;
  • het aantal gebruikers;
  • het inschrijven op de verschillende aanvullende componenten;
  • de gevraagde dienstverlening.

---

Hoe verliep de analysefase?

In 2022 namen we het bovenstaande voorstel grondig onder de loep:

• We bekeken hoe het gebruik van de huidige systemen eruit ziet.
• We gingen via 18 focusgroepen en 3 klankbordsessies in gesprek met (kandidaat)gebruikers, dienstverleners en experts. Zo kregen we inzicht in hun noden. Het verslag en de aanpak van de gesprekken neem je hier door.
• Hierna werd het initiële voorstel (zie hierboven) getoetst aan de uitkomst van de analyse én de gesprekken. Dit resulteerde in twee vervolgacties:
  • we verkenden het marktaanbod;
  • en stelden hiermee de scope verder op scherp.
• De functionele-analysefase resulteerde in een definitieve scope. We legden deze voor aan onze klankbordgroep en stuurgroep, en zij gaven begin 2023 groen licht. Hoe de toekomst van de Vlaamse erfgoeddatabanken eruit ziet, lees je hier.