Instappen in de erfgoeddatabank

Voor huidige gebruikers van Erfgoedregister en Erfgoedinzicht voorzien we de instap in de nieuwe erfgoeddatabank in 2024 - 2025. Nieuwe gebruikers kunnen vanaf 2026 instappen.

Instappen als huidige gebruiker van Erfgoedplus

Binnen Erfgoedplus zien we 2 types gebruikers:

gebruikers die de collectiedata invoeren en aanpassen in het Erfgoedregister;
gebruikers die eenmalig of op geregelde tijdstippen data uit een eigen systeem aanleverden, zodat ook deze ‘na conversie’ gepubliceerd werden op www.erfgoedplus.be of Europeana.

Binnen het project worden enkel de data uit het Erfgoedregister (de geregistreerde objecten en bijbehorende beelden) gemigreerd naar de erfgoeddatabank. Gebruikers die in het verleden enkel data aanleverden in functie van ontsluiting op www.erfgoedplus.be of Europeana zijn vanaf 2026 welkom om aan te sluiten als nieuwe gebruiker volgens het tariefplan opgenomen in de gebruiksvoorwaarden.

De migratie van de Erfgoedregister-data vindt plaats in de tweede helft van september 2024. Dat betekent dat halfweg september het Erfgoedregister wordt afgesloten, zodat geen nieuwe data meer gecreëerd kunnen worden of bestaande data gewijzigd kunnen worden.

In de loop van het najaar 2024 is het mogelijk om toegang te krijgen tot de gemigreerde collectie in de erfgoeddatabank, op voorwaarde dat de gebruiker akkoord is gegaan met de gebruiksvoorwaarden via een registratieformulier dat hiervoor is voorzien. De website erfgoedplus.be blijft in de lucht tot het nieuwe collectievenster (voorjaar 2025) er is.

Meemoo voorziet opleidingen voor ondersteuners en betalende gebruikers.

Ben je een gebruiker van het Erfgoedregister? Waarschijnlijk ontving je via briefcommunicatie in de loop van juli de gegevens die wij over jouw organisatie hebben. Om toegang te kunnen krijgen tot de nieuwe erfgoeddatabank, vragen wij jou om in dit formulier aan te geven of deze informatie al dan niet correct is. Voor het stroomlijnen van verdere communicatie vragen we ook extra gegevens op. Zo kunnen we jou beter informeren over de volgende stappen zoals de effectieve registratie als gebruiker van de erfgoeddatabank.

Op deze supportomgeving kan iedereen opleidingsmateriaal en documentatie vinden.

Instappen als huidige gebruiker van Erfgoedinzicht

De migratie van Erfgoedinzicht-data (het gaat om de geregistreerde erfgoedobjecten, archiefrecords, bibliotheekrecords en de beelden uit Memorix DAM) gebeurt in 2025 en verloopt in golven. De aanpak is dezelfde per golf:

Eerst worden de data geanalyseerd om eventuele acties te identificeren die zetcom en/of meemoo en/of de gebruiker kunnen uitvoeren.
Daarna volgt de testmigratie en acceptatie.
De finale datamigratie zelf heeft een doorlooptijd van 1 week.
Na de migratie kan toegang tot de collectie worden voorzien, op voorwaarde dat de gebruiker akkoord is gegaan met de gebruiksvoorwaarden via een registratieformulier dat hiervoor wordt voorzien.
Meemoo regelt opleidingen voor ondersteuners en betalende gebruikers.
Op deze supportomgeving kan iedereen opleidingsmateriaal en documentatie vinden.

De Erfgoedinzicht-website blijft online beschikbaar totdat de laatste migraties eind 2025 uitgevoerd worden.

Instappen als nieuwe gebruiker

Vanaf 2026 kunnen nieuwe gebruikers van de erfgoeddatabank instappen. Voor elke nieuwe gebruiker wordt bekeken of een migratietraject op maat nodig is en welke kost hier tegenover staat. Heb je interesse om aan te sluiten als nieuwe gebruiker? Registreer je via dit formulier om specifieke informatie te ontvangen.

Stapsgewijze uitrol

Waarom voorzien we verschillende instapmomenten? De erfgoeddatabank bevat op dit moment al heel wat standaardfunctionaliteiten, maar om aan onze behoeften te voldoen worden er nog heel wat zaken ontwikkeld in de komende maanden. Deze nieuwe functionaliteiten worden geleidelijk aan uitgerold in 2024 en 2025. Dat betekent dat niet alle functionaliteiten vanaf dag 1 beschikbaar zijn.

Parallel met de uitrol van de functionaliteiten starten we al met de migratie en met de instap van gebruikers, startend met de huidige gebruikers van Erfgoedregister, gevolgd door de huidige Erfgoedinzicht-gebruikers. Eens die migraties en de ontwikkelingen voltooid zijn, kunnen we nieuwe gebruikers laten aansluiten op de nieuwe erfgoeddatabank. Die instap van nieuwe gebruikers voorzien we in 2026.

2024

We maken afspraken met zetcom en werken een eerste prototype uit. De data uit Erfgoedregister wordt in het najaar gemigreerd en de migraties van de Erfgoedinzicht-piloten worden voorbereid.
De huidige erfgoeddatabanken Erfgoedplus en Erfgoedinzicht onder meemoo’s beheer blijven werkzaam tot aan de migratie. Ondervind je problemen met de huidige systemen? Je kan ons bereiken via erfgoeddatabanken@meemoo.be.

2025

Hierna ligt de focus op de verdere uitrol van het systeem, overige datamigraties en nadien het stopzetten van de huidige erfgoeddatabanken. Bij de datamigraties en de ingebruikname van het nieuwe systeem zorgen we voor de nodige begeleiding voor jou als gebruiker.
Opmerking: enkel wanneer het nieuwe collectiebeheersysteem operationeel is en de migratie is gebeurd, worden de twee huidige platformen afgebouwd.

2026

Nadat de migraties zijn afgerond, kunnen ook nieuwe gebruikers instappen.

Vragen?

Iets niet helemaal helder? Voor al je vragen en opmerkingen kan je contact opnemen met erfgoeddatabanken@meemoo.be.