Hoe kan ik inloggen en uitloggen?

Voor de registratie en de opvolging van de analoge dragers tijdens het transport en de digitalisering is de registratietool ontwikkeld waarin je per drager een aantal kenmerken vastlegt of registreert. Het gaat uitsluitend om de registratie van de kenmerken van de dragers die nodig zijn om het transport en de digitalisering goed te laten verlopen. Alle overige kenmerken, zoals inhoudelijke informatie of rechtenadministratie vul je niet in dit systeem in. Deze kenmerken kunnen na digitalisering in het Media Asset Management Systeem (dat is het meemoo-archiefsysteem of MAM) worden toegevoegd.

Inloggen

• Surf naar https://registratie.meemoo.be of ga via jouw 'Diensten' op het partnerportaal naar de registratietool. Je komt dan op het aanmeldscherm terecht, waar je jouw gebruikersnaam (dus e-mailadres) en paswoord kan ingeven.
• Log je voor de eerste keer in en heb je nog geen account? Vraag dan aan jouw accountmanager een account voor de registratietool. Nadat jouw account is aangemaakt, krijg je een automatische mail van meemoo.
• Jouw gebruikersnaam en wachtwoord is hetzelfde voor alle meemoo-diensten. Indien je jouw wachtwoord vergeten bent, klik dan op 'Wachtwoord vergeten?'. Je krijgt dan een automatische e-mail om jouw wachtwoord te resetten. Check zeker ook je spamfolder of folder met 'Ongewenste e-mails'.

• Ben je succesvol ingelogd, dan opent standaard het scherm 'Dragers'. Bovenaan in de balk zie je twee tabs: 'Dragers' en 'Verzendingen'.

Uitloggen

Uitloggen uit de registratietool doe je door rechts bovenaan, naast je email-adres, in de zwarte balk op het pijltje te klikken. Dan kies je 'Uitloggen'. In hetzelfde menu vind je onder 'Mijn account' de basisinforrmatie over jouw account op de registratietool terug.

De registratietool werkt niet naar behoren: wat kan ik doen?

Merk je dat de registratietool niet meer naar behoren werkt (bijv. bepaalde functies voor het invoeren van gegevens werken niet meer of werken anders dan voorheen, of je krijgt een "Sorry, deze pagina is niet beschikbaar"-scherm te zien)? Dan kan je zelf verschillende acties uitvoeren.

Je kan op dat moment de volgende dingen proberen:

1. Uitzoomen: het is al voorgevallen dat gebruikers dachten dat hun dragers 'verdwenen' waren in de registratietool. Uitzoomen blijkt dan de oplossing. Dit doe je gemakkelijk door (als je op Windows werkt) tegelijkertijd op de ctrl-toets en het plusteken '+' te duwen, of (als je op Mac werkt) op de cmd/command-toets en het plusteken '+'.
2. Uitloggen/inloggen: een heel eenvoudige manier om het systeem te vernieuwen is gewoon even uit te loggen en weer in te loggen.
3. Browsegeschiedenis wissen: om te vermijden dat oude functies in het systeem blijven hangen, kan het werken om de geschiedenis van je browser te wissen. Hoe je dit doet hangt af van het browsertype waarin je werkt. 
4. Andere browser: als bovenstaande acties niet werken, kan je proberen de registratietool te openen in een andere browser, zoals Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari of Internet Explorer. Google Chrome werkt meestal het best.
5. Andere computer: mogelijk ligt het probleem bij je computer zelf. Probeer de registratietool eens te openen op een andere computer.

Hoe registreer ik een nieuw record?

Op het tabblad dragers vind je onder de titel links de knop 'Nieuw'. Via deze knop kan je een nieuwe drager registeren. Je kiest meteen het juiste dragertype (audio, video, film, papier en foto). 

Zodra je hebt gekozen welk type drager je gaat registreren, kom je terecht op het registratieformulier. Aan de linkerzijde zie je de verschillende hoofdstukken aan registratiegegevens die je moet invullen. Je vult het formulier in per hoofdstuk. Aan het rode sterretje naast de veldnaam kan je zien of een veld verplicht is in te vullen. De velden zonder sterretje zijn optioneel en kan je leeg laten indien je niet beschikt over de gevraagde data. Via de knop 'Volgende' onderaan kan je doorklikken naar het volgende hoofdstuk.

Ben je klaar met het invullen van het volledige formulier, klik dan onderaan op de knop 'Opslaan'. Je hebt hier 2 opties:

• Opslaan: Je slaat het record op en je gaat terug naar de overzichtspagina.
• Opslaan en duplicaat maken: Je slaat het record op en er opent een nieuw formulier waarin de gegevens uit het vorige record, die niet uniek moeten zijn, reeds zijn ingevuld. Dit is handig wanneer je veel dragers van hetzelfde type en/of formaat registreert.

Als je een fout maakte tijdens de registratie of je sloeg een verplivht veld over, krijg je hiervan na het opslaan een melding met de mededeling in welke hoofdstukken en in welke velden de fout zich bevindt, zodat je dit gemakkelijk kan aanpassen. In onderstaand voorbeeld werd er een reeds bestaand barcodenummer ingegegeven, dit moet telkens een unieke waarde zijn.

Zodra het record correct is ingevuld en opgeslagen, krijg je hiervan een melding en verschijnt het record in het overzichtsscherm.

Voor meer details over de specifieke registratiewijze per dragertype, kan je de supportartikels ondergebracht bij deze types raadplegen. Bekijk zeker dit support-artikel voor het registreren van audiovisuele dragers, en klik hier voor meer uitleg over de registratie van film.

Hoe bewerk ik records in de registratietool?

Single record bewerken

Wens je een record na registratie nog aan te passen, dan kan je naar het het detailscherm van dat record gaan door in het overzichtsscherm op de blauwe hyperlink in de kolom 'PID' te klikken. Je ziet nu alle gegevens die behoren tot dit record. Selecteer je bovenaan 'Bewerken', dan kan je de velden die je wenst te wijzigen, aanpassen.

 Let op: je kan het record van een drager alleen maar aanpassen als deze nog niet is toegewezen aan een batch door de meemoo-projectmanager. Daarna kan je zelf géén wijzigingen meer aanbrengen aan je geregistreerde drager. Meemoo stelt de batches ongeveer 14 dagen voor de geplande ophaling samen. Neem contact op met de projectmanager, indien je toch graag nog iets belangrijk wil wijzigen.

Je kan van het geselecteerde record ook een duplicaat maken. Bij het selecteren van deze knop wordt er een nieuw record gegenereerd waarbij de meeste metadatavelden ingevuld zijn met de waarden van het eerder geselecteerde record. Enkel de velden waar er unieke waarden worden verwacht, zijn in dit duplicaat opnieuw leeggemaakt.

Bulkbewerking

Je wil in de registratietool graag dragers in groep aanpassen, bijvoorbeeld omdat:

• je als duurtijd 60:00:00 (wat zestig uur is) in plaats van 1:00:00 (wat één uur is) hebt genoteerd.
• je de verkeerde doosbarcode hebt geregistreerd.
• je dragers toch Betamaxcassettes in plaats van VHS blijken te zijn.

Selecteer dan eerst de records die je wil aanpassen door ze aan te vinken op de overzichtspagina. Je kan ook alle dragers die je wenst te selecteren tegelijk aanvinken, door de checkbox bovenaan naast de kolomlabels aan te klikken. Let wel op als je meer dan het aantal zichtbare records wilt aanpassen, dan moet je nog 'Alle XX records selecteren' aanklikken bovenaan in het midden. Je kan ook het aantal zichtbare records aanpassen door onderaan in de tool 'Rijen per pagina' te selecteren.

Indien gewenst kan je met behulp van de filters bovenaan op je scherm de dragers die je in groep wil aanpassen specifiek opzoeken (bijvoorbeeld alle dragers met dezelfde doosbarcode).

Als je alle dragers die je wil aanpassen geselecteerd hebt, klik je de knop 'Bewerken' aan en kies je 'Bulkbewerking'. 

Er opent zich dan een nieuw tabblad. Je kan vervolgens de velden die je wenst aan te passen, wijzigen via de knop 'Selecteer velden om te wijzigen'. Je bevestigt je wijzigingen door onderaan op 'Toepassen' te klikken. De velden die je kán bewerken via een bulkbewerking zijn:

• Dragerinformatie: type, formaat en oorspronkelijk dragernummer
• Inhoudelijke kenmerken: titel, gerelateerde documenten in dragerdoos, bewaard bij een andere organisatie
• Technische kenmerken: merk, datum, duur, deterioratiefenomenen
• Administratief: barcode verzameldoos

In het voorbeeld hieronder zijn 2 audiocassettes geselecteerd door het metadataveld 'Formaat' te selecteren via de actieknop. Het aan te passen veld verschijnt dan, en hier kun je het gewenste dragerformaat selecteren, in dit geval CD-R.

 Let op: dragers in groep aanpassen is een operatie die je aandachtig moet uitvoeren! Let erop dat je enkel en alleen de dragers selecteert die je wil aanpassen, anders dreig je gegevens te verliezen. Je krijgt nog een waarschuwing, nadat je op de knop 'Toepassen' hebt geklikt, waarin het aantal items dat je zal aanpassen vermeld staat. Controleer of dit aantal correct is om geen informatie die je wil behouden, te overschrijven.

Hoe maak ik een export uit de registratietool?

Wil je graag een export maken van de metadata van (een deel van) jouw geregistreerde en eventueel gedigitaliseerde dragers uit de registratietool? Dat kan!

• Je selecteert dan de records waarvan je graag de metadata wil exporteren door in het overzicht op het selectievakje aan de linkerkant van het record te klikken. Klik op de knop 'Bewerken' en kies 'Export'. Je krijgt de keuze om in CSV- of XML-formaat te exporteren. Een CSV-bestand kan je bijvoorbeeld gemakkelijk omzetten in een Excel-bestand.
• Als je deze keuze gemaakt en bevestigd hebt, ontvang je een e-mail van support@meemoo.be met het onderwerp "meemoo Export CSV" of "meemoo Export XML". Check zeker ook je spamfolder of folder met 'ongewenste e-mails' als je de mail niet direct terugvindt.
• Als je deze geopend hebt, klik je op 'Download'.

Het is helaas niet mogelijk om te kiezen welke velden je exporteert uit de registratietool. Je krijgt alle metadatavelden mee in de export, ook deze die betrekking hebben op bijv. de digitalisering (indien de geselecteerde drager reeds gedigitaliseerd is).

 Let op: een export maken van verschillende dragertypes (bijv. video én film) of verschillende dragerformaten kan problemen geven, aangezien deze records gebaseerd zijn op verschillende datamodellen. Heb je hier vragen over of ondervind je inderdaad problemen? Aarzel dan niet om jouw projectmanager hierover te contacteren! Wij helpen je met veel plezier verder.

 Let op: ben je van plan een hele grote export te maken van meer dan 10.000 items? Laat het dan even op voorhand weten aan jouw projectmanager digitalisering.

 TIP: wil je bijvoorbeeld de metadata van al jouw films of VHS-cassettes exporteren, of van al jouw reeds gedigitaliseerde dragers? Dan kan je eerst met de filters werken om de correcte dragers te selecteren. Hoe je dat doet, lees je hier.

Hoe verwijder ik een record in de registratietool?

Wens je een record, of meerdere records tegelijk, te verwijderen uit de registratietool? Deze actie kan je uitvoeren door het record of meerdere records te selecteren via het selectievakje. Via de knop 'Bewerken' selecteer je dan de optie 'Verwijderen'.

Er verschijnt nu een pop-up scherm met de melding of je zeker bent deze actie te willen uitvoeren, en met de optie om een .csv-bestand te ontvangen van deze records. Ben je zeker, dan selecteer je hier 'Actie uitvoeren'

 Let op: Je kan enkel records verwijderen die nog niet aan een batch zijn toegevoegd.

Hoe zoek ik via filters in de registratietool?

Via de filters aan de bovenzijde van het tabblad 'Dragers' kan je eenvoudig zoeken binnen jouw geregistreerde dragers in de registratietool. Je kan filteren op verschillende kenmerken van de dragers. Naargelang het dragerformaat dat je selecteert zullen er meer of minder filters tevoorschijn komen. Je kan ook meerdere filters tegelijk aanduiden. Het aantal geselecteerde filters wordt aangeduid door een zwart gemarkeerd nummer naast het filterfacet. Vergeet ook niet om na het selecteren van een filter op de opslaan-knop te drukken, zodat deze filter effectief getoond wordt. Hieronder lees je een woordje uitleg over de verschillende filters en krijg je enkele handige tips en tricks. Weet je niet wat al deze velden precies betekenen? Dan ben je hier aan het juiste adres.

 Let op: Per dragertype (audio, video, film, papier, foto) zijn er andere filters te selecteren. Bij film is dit bijvoorbeeld veel uitgebreider. Het is dus het handigst als je eerst filtert op het specifieke dragerformaat en dat je deze filter opslaat. Hierna zie je dan alle beschikbare filters binnen dit dragertype.

Trefwoord

Je wil zoeken op één enkele zoekterm? Dat kan bijvoorbeeld een woord zijn uit de programmatitel, een oorspronkelijk dragernummer of een barcode of batch. Na het openen van de filter 'Trefwoord' via het zwarte pijltje, typ je jouw zoekterm in.

Vervolgens kan je ervoor kiezen om ofwel in alle velden te zoeken door op 'enter' te drukken, ofwel beperk je het zoeken tot één specifiek veld. In dat laatste geval geef je eerst je zoekterm in en duid je het veld aan in het dropdownmenu waarbinnen jij jouw zoekterm wil zoeken. Je klikt vervolgens ook op 'opslaan'. 

Batch

Onder deze filter vind je alle batches terug waartoe jouw geregistreerde dragers behoren. Hier lees je meer over de betekenis van de afkorting. Je kan één of meerdere batches aanvinken.

Wanneer je andere filters hebt aanstaan, dan verandert ook deze filter geregeld mee. Filter je bijvoorbeeld bij 'Dragertype' op 'video', dan kan je in de filter 'Batch' bekijken in welke batches zich videodragers bevinden. Heb je bijvoorbeeld CD-R's geregistreerd die in 2014-2015 zijn gedigitaliseerd in het CD-R-project, maar ook CD-R's die mee zijn gegaan in het optische schijven-project in 2019-2020? Dan kan je het dragerformaat 'CD-R' aanvinken en dan zie je bij de filter 'batch' de corresponderende CDR- en OPD-batch(es) verschijnen.

Verzameldoos

Via deze filter kan je opzoeken welke dragers je in een bepaalde kartonnen verzameldoos hebt verpakt en geregistreerd. Je kan deze filter bijvoorbeeld ook combineren door eerst 'batch' of 'dragerformaat' aan te vinken.

Dragertype

Met deze filter kan je gemakkelijk op het geregistreerde dragertype filteren: audio, film, papier (krant) of video. Zoals gemeld in de inleiding is het aan te raden om deze filter als eerste te gebruiken, en hierna de overige filtering door te voeren.

Als je bijv. dragertype 'film' aanvinkt en opslaat, krijg je meer specifieke filters voor beide dragertypes te zien die je kan gebruiken. In dit supportartikel lees je hier meer over. 

Dragerformaat

Via deze filters kan je filteren op het geregistreerde dragerformaat (bijv. 1/4 inch open reel audio, 16mm of VHS). Wanneer je eerst bij de filter 'Dragertype' een selectie hebt gemaakt, zie je onder deze filter enkel de formaten binnen deze selectie.

Drager geïmporteerd

Als je in deze filter 'Ja' selecteert, dan worden alle dragers getoond die door meemoo zelf via templates werden geïmporteerd. Indien jij als contentpartner een grote hoeveelheid dragers in één keer wenst aan te leveren én je bent in staat dit via een Excel- of CSV-bestand te doen (bijv. een export uit jouw eigen registratiesysteem), of je hebt hier nog vragen over, neem dan contact op met jouw projectmanager en we bekijken wat mogelijk is!

Als je in deze filter 'nee' aanvinkt, dan krijg je alle dragers te zien die jij als contentpartner zelf manueel in de registratietool hebt geregistreerd (of die in uitzonderlijke gevallen door een meemoo-medewerker zijn ingevoerd) . Het gaat dan dus om alle records die niet werden geïmporteerd via een template.

Ingedeeld in een batch

Met deze filter kan je zien welke dragers door meemoo al ingedeeld zijn in een batch (selecteer optie 'ja') en welke dragers nog niet (selecteer optie 'nee'). Heb je hier vragen over? Eén adres: jouw projectmanager.

Deze filter kan je goed combineren met de volgende filter in het rijtje: 'Gedigitaliseerd?' Zo kan je zien welke dragers bijv. wél al ingedeeld zijn in een batch, maar nog niet gedigitaliseerd werden. Dat wil vaak zeggen dat ze zich op dat moment nog bij de digitaliseringspartner bevinden.

Gedigitaliseerd?

Deze filter is gebaseerd op het veld 'digitaliseringsstatus', dat je helemaal rechts terugvindt in het tabblad 'Dragers'. Selecteer je hier 'ja', dan krijg je alle dragers te zien die een digitaliseringspoging hebben ondergaan. Er is dus digitaliseringsinformatie beschikbaar ('ok' of 'nok'). Selecteer je 'nee', dan krijg je alle dragers te zien die nog géén digitaliseringsinformatie bevatten. Hiermee moet de digitaliseringspartner dus nog aan de slag gaan.

 Let op: de waarde hiervan kan 'ok' zijn, wat betekent dat de drager succesvol gedigitaliseerd is. Je vindt deze dan normaliter in het meemoo-archiefsysteem terug. De waarde kan ook 'nok' zijn, wat betekent dat de drager wél een digitaliseringspoging heeft ondergaan, maar dat deze is gefaald. 

Lees hier meer over de vraag: '"Is mijn drager reeds gedigitaliseerd?"

Klaar met zoeken?

Gevonden wat je zocht? Of niet gevonden wat je zocht en je wilt opnieuw beginnen? Verwijder dan alle ingeschakelde filters door bij de filters rechts bovenaan 'Filter wissen' te klikken.

Is mijn drager reeds gedigitaliseerd?

Jouw dragers zijn een tijdje geleden opgehaald door (een digitaliseringspartner van) meemoo en je vraagt je af of jouw dragers reeds gedigitaliseerd zijn? Dan lees je hier hoe je dat zelf kan nakijken. Zijn jouw dragers inderdaad gedigitaliseerd? Dan kan je starten met de kwaliteitscontrole van de digitale bestanden.

Zelf checken in de registratietool: digitaliseringsstatus

Je kan als contentpartner zelf terugvinden in de registratietool of een drager reeds gedigitaliseerd is of niet. Dat doe je aan de hand van de kolom 'Gedigitaliseerd'. Je vindt deze kolom terug in het overzicht van jouw geregistreerde dragers. Klik op het tabblad 'Dragers' en scroll in het drageroverzicht naar rechts. Je ziet dan de kolom 'Gedigitaliseerd'. Deze kan een van deze drie waarden bevatten: