Introductie

In een digitaal archief worden objecten bewaard. Deze objecten bestaan, volgens de internationale PREMIS-standaard, uit drie niveaus of subcategorieën: een intellectuele entiteit of item, representaties en (media)bestanden.

Je aangeleverde items of objecten worden door de instroomtool in deze drie niveaus gestructureerd:

• 1 intellectuele entiteit of item
  • 1 of meer representatie(s)
    • 1 of meer mediabestand(en)

Deze verschillende niveaus zorgen ervoor dat de relatie tussen de bestanden correct gearchiveerd wordt, en dat de juiste doeleinden kunnen volbracht worden, bijvoorbeeld vindbaarheid verhogen, ontsluiten of hergebruik, duurzaam bewaren, enz.

Goed om te weten: beschrijvende metadata vind je in het meemoo-archiefsysteem momenteel terug op het niveau van de intellectuele entiteit.

In dit artikel gaan we dieper in op elk van deze drie niveaus.

1. Intellectuele entiteit of item

Op het hoogste niveau hebben we de intellectuele entiteit (IE). We noemen dit ook een item. Dit is het geheel van één of meerdere bestanden die samen betekenis geven of informatie bevatten waarbij je het geheel nodig hebt om de informatie correct te kunnen interpreteren.

Bijvoorbeeld:

• een schilderij
• een video of captatie van een theatervoorstelling
• de krant van vandaag

Een IE is voor interpretatie vatbaar. Ons advies is na te denken over wat je ermee wil bereiken (bijvoorbeeld op vlak van beheer in het archiefsysteem (zoeken), of hergebruik op een website), en pragmatisch te zijn.

2. Representatie

Wat is een representatie?

Een representatie is een volwaardige digitale voorstelling van het object. Het is een op zichzelf staand geheel van bestanden dat een item (intellectuele entiteit) op één of andere manier afbeeldt of voorstelt. Een item kan één of meerdere representaties bevatten.

Enkele voorbeelden:

Heb je één mediabestand voor je intellectuele entiteit?

• Een foto van een schilderij
• Een video van een voorstelling
• Een opname van een voorstelling

Je mediabestand vormt één representatie.

Heb je meerdere mediabestanden voor je intellectuele entiteit?

Situatie 1: mijn deelobjecten vormen samen één geheel

Je deelobjecten vormen samen één representatie.

Bekijk de voorbeelden hieronder:

Een video en het bijhorend ondertitelbestand (SRT) vormen samen één representatie. 

De instroomtool herkent deze bestanden als samenhorend door de bestandsnaam. Geef je videobestand en SRT-bestand dus dezelfde bestandsnaam. 

Bijvoorbeeld: 

• video25.mov
• video25.srt

Zo weet de instroomtool dat de video en het ondertitelbestand bij elkaar horen, in eenzelfde Intellectuele Entiteit (IE) of item. 

 

De verschillende foto's van één object vanuit verschillende perspectieven horen samen in één representatie.

Grafmonument van Hugo II, burggraaf van Gent, door onbekend, collectie STAM Gent, artinflanders.be, foto: Dominique Provost, publiek domein.

De verschillende foto's van alle onderdelen of alle details horen samen in één representatie.

Siervaas, door Firenze Cantagalli, collectie Kasteel van Gaasbeek, artinflanders.be, foto: Dominique Provost, publiek domein.

  Let op: als je ook een foto hebt van het totaalbeeld, raden we aan om deze als een aparte representatie te beschouwen (zie hieronder: Ik heb een overzichtsbeeld én detailopnames).

De voorkant en achterkant van een schilderij, prent of tekening vormen één representatie.

  Let op: Dit geldt niet voor de voorkant en achterkant van bijvoorbeeld een ansichtkaart. Het is nog niet mogelijk om meervoudige foto's door te sturen met de instroomtool. Lees hier meer over de scope van digitale instroom. 

De marteling van de Heilige Erasmus, door Dieric Bouts, collectie M Leuven, artinflanders.be, foto: Dominique Provost, publiek domein.

Situatie 2: mijn deelobjecten horen niet allemaal samen

Wanneer je meerdere versies hebt van dezelfde opname, moet je deze opdelen in verschillende representaties.

Bijvoorbeeld:

• Je overzichtsbeeld (de totaalopname) vormt één representatie. Alle detailopnames vormen samen een tweede representatie.

Glazen, door Nicaise de Keyser, collectie KMSKA, artinflanders.be, foto: Dominique Provost, publiek domein.

• Als je deelopnames hebt om te stitchen tot één totaalbeeld, raden we aan om de deelopnames als één representatie te beschouwen. Het gestitchte totaalbeeld is een aparte representatie.

Begijnhof Onze-Lieve-Vrouw ter Hoyen Gent, door onbekend, collectie Begijnhof Onze-Lieve-Vrouw ter Hoyen, artinflanders.be, foto: Johan Hoste, publiek domein.

Begijnhof Onze-Lieve-Vrouw ter Hoyen Gent, door onbekend, collectie Begijnhof Onze-Lieve-Vrouw ter Hoyen, artinflanders.be, foto: Johan Hoste, publiek domein.

 

In dit geval is het belangrijk om te bekijken of het wel nodig is om de lageresolutiebeelden ook te archiveren. Bij de instroom van je hogeresolutiebeelden in het meemoo-archiefsysteem wordt namelijk automatisch ook een lageresolutiekopie aangemaakt: deze dient voor raadpleging online, zodat je geen zware bestanden moet laden.

3. Bestand

Nog een niveau dieper heb je de mediabestanden zelf: de TIF’s, de mov’s, de JPG’s enzovoort. 

Hieronder zie je een voorbeeld van de 3 niveau’s in één item, een schilderij:

Begijnhof Onze-Lieve-Vrouw ter Hoyen Gent, door onbekend, collectie Begijnhof Onze-Lieve-Vrouw ter Hoyen, artinflanders.be, foto: Johan Hoste, publiek domein.

 De dienstverlening digitale instroom is in evolutie. Dat wil zeggen dat we stapsgewijs richting een meer mature dienstverlening gaan. We voorzien bovendien doorontwikkeling op de instroomtool. Dit alles betekent dat de scope van digitale instroom, en van welke bestanden opgeladen kunnen worden in de instroomtool, ook in evolutie is. Het is dus goed mogelijk dat bepaalde bestandstypes of -formaten momenteel nog niet in scope zijn, maar binnen afzienbare tijd wel. Laat het vooral aan ons weten, en dan bekijken we samen de opties!

Lees hier meer over de scope van digitale instroom