De metadata-template downloaden uit de instroomtool

Gebruik de metadatatemplate om je metadata aan te leveren in de instroomtool: dit is een Excel-bestand met alle metadatavelden die je via de instroomtool kunt laten archiveren in het meemoo-archiefsysteem. 

Er zijn twee metadatatemplates: één voor het Basis-profiel en één voor het Materieel kunstwerk-profiel. Wanneer je een nieuwe aanlevering hebt aangemaakt binnen een gekozen profiel, kan je de juiste template downloaden.

Wat is het verschil tussen de twee templates?

1. Metadatavelden: De template voor het Materieel kunstwerkprofiel bevat extra metadatavelden, specifiek voor gedigitaliseerde erfgoedobjecten: de velden ‘Type kunstwerk’, ‘Kunstmedium’ en ‘Afmetingen’.
2. Kolom A ('Bestandsnaam zonder extensie' of 'Mapnaam'): 
   • In de Basis-template vul je hier de bestandsnamen in van je mediabestanden.
   • In de Materieel kunstwerk-template vul je hier de mapnamen in (één map per item).

  Let op: de metadata-template verschilt voor een batch volgens het Basisprofiel of het Materieel-kunstwerkprofiel. Controleer dus of je zeker de juiste template gebruikt.

>> Lees hier meer over de profielen in de instroomtool

De metadatatemplate invullen

De metadatatemplate is als volgt opgebouwd:

• Je vult je metadata in per item: één item = één rij in de template. Je vult de metadata in op item-niveau, niet op bestandsniveau. Je kunt tot 2000 items opladen in je batch, dus maximaal 2000 rijen invullen.
• Elke kolom is een ander metadataveld (of een rol in het metadataveld). De template bevat alle mogelijke metadatavelden die je kunt laten archiveren via de instroomtool. Op de tweede rij kan je een korte beschrijving lezen van de betekenis van het metadataveld.

Gebruik de button hieronder voor het overzicht van alle metadatavelden, inclusief validatieregels, gecontroleerde lijsten en mapping naar de velden in het meemoo-archiefsysteem:

Wat is de betekenis van de verschillende metadatavelden?

Belangrijk:

• Pas de kolomtitels niet aan.
• Voeg geen kolommen toe. 
  • Als je meerdere waarden wil invullen in dezelfde kolom, bijvoorbeeld meerdere trefwoorden, gebruik je puntkomma’s. Voorbeeld: dansvoorstelling;podiumkunsten;avant-première
• Je mag wel kolommen verwijderen, als je ze niet nodig hebt. Kolommen verbergen doe je beter niet: dit geeft foutmeldingen bij het opladen in de instroomtool.
• Je kunt de template altijd opnieuw downloaden uit de tool. 

De template opslaan als CSV

Om de template te kunnen opladen in de instroomtool, moet je deze opslaan als CSV. Dat doe je zo:

Kies voor ‘Opslaan als’ en selecteer ‘CSV UTF-8 (door komma’s gescheiden waarden)(.csv)'.

Kies voor ‘Downloaden’ en selecteer ‘Door komma’s gescheiden waarden (.csv).

Je metadata opladen in de instroomtool

Laad je CSV-bestand op in de instroomtool via de knop CSV opladen.

De instroomtool zal je metadata controleren. Als alle metadata correct zijn ingevuld, toont de tool hoeveel items er gevonden werden in je CSV-bestand.

Wil je de opgeladen metadata nog aanpassen? Gebruik dan opnieuw de knop CSV opladen om de nieuwe versie van je metadata-spreadsheet op te laden. 

Krijg je de foutmelding "Het opgeladen bestand lijkt geen geldige CSV te zijn"? 

• Controleer of je zeker de juiste template gebruikt, in het juiste profiel (Basis-profiel of Materieel kunstwerk-profiel).
• Probeer je spreadsheet op een andere manier op te slaan als CSV en kies voor UTF-8 encodering.

Je metadata corrigeren

Als je opgeladen CSV-bestand onjuiste of onvolledige waarden bevat, zoals ontbrekende titels of foutieve datumnotatie, zal de instroomtool een foutmelding geven. De instroomtool maakt dan automatisch een kopie van je CSV-bestand aan met een extra kolom met foutmeldingen. Dit bestand kan je downloaden uit de tool om te bekijken welke waarden incorrect werden ingevuld. 

Je kan je metadata dan corrigeren en opnieuw opladen in de tool.

  Tip: Corrigeer de metadata in je originele bestand. De kopie met foutmeldingen is slechts een hulpmiddel.

Hoe corrigeer ik mijn metadata?

1. Download de CSV met foutmeldingen uit de instroomtool. Dit is een kopie van jouw opgeladen CSV-bestand, met een extra kolom met foutmeldingen (kolom A: 'FOUTMELDING').
2. Bekijk de foutmeldingen in kolom A.
   • Is het veld in kolom A leeg, dan werden er voor het item op deze rij geen fouten gevonden.
   • Als er wel een fout werd gevonden, lees je eerst de naam van het veld, en vervolgens de foutmelding. 
     • Voorbeeld: "Bestandsnaam zonder extensie: De bestandsnaam bevat niet-toegestane karakters."
3. Corrigeer je metadata in je originele spreadsheet. Lees hier meer over de validaties van alle metadatavelden.
4. Sla je aangepaste spreadsheet opnieuw op als CSV.
5. Laad je nieuwe CSV-bestand op in de instroomtool.

Vind je de fout niet? Stuur een mailtje naar support@meemoo.be. Voeg zeker je originele metadata-bestand toe in de bijlage!

Ga naar stap 5: bestanden van je batch opladen