Hoe navigeer ik in de tool?

Navigeren in de tool doe je via de tabs rechtsboven. Er zijn 4 tabs zichtbaar voor jou:

• Inventaris
• Logboek
• AMS
• Help

Inventaris

Dit is de hoofdpagina waar je op belandt als je inlogt in de tool.

Hier vind je een overzicht van al je aanmeldingen, kan je acties uitvoeren op de aangemelde drageraantallen en kan je gebruik maken van de filters om specifiek iets te gaan opzoeken.

In het overzicht vind je per aanmelding een heleboel informatie terug. Deze is gestructureerd in kolommen:

• ID
• dragertype
• dragerformaat
• aantal
• gecreëerd op (datum)
• geactualiseerd op (datum)
• geactualiseerd door (naam)
• geschat aantal GB
• status
• acties

De filters links op deze pagina helpen je om te zoeken op een specifiek dragertype, een dragerformaat, een project waar een bepaald drageraantal aan is toegevoegd of een status. Het filteren op status kan handig zijn om te zien welke aanmeldingen zich in welk stadium bevinden en of er actie is vereist, zoals bv. ‘Te bevestigen’.

Lees verder in de volgende artikels hoe je acties kan uitvoeren:

>> Hoe meld ik nieuwe dragers aan?

>> Hoe bewerk of verwijder ik aangemelde aantallen?

>> Hoe bevestig ik een aanmelding?

Logboek

Via deze pagina kan je de historiek van je aangemelde drageraantallen raadplegen. Als er een actie op een aanmelding wordt uitgevoerd zoals aanpassen, verwijderen, maar ook bevestigen, dan zal je daarvan in het logboek een gelogde actie terugvinden. Je kan hier ook met filters werken om de opzoeking te vergemakkelijken.

Elk aangemeld drageraantal krijgt een uniek ID. Bijgevolg heeft elke gelogde actie op die aanmelding hetzelfde ID.

AMS

Via deze knop kan je rechtstreeks navigeren naar het registratiesysteem AMS.

Help

Via deze knop vind je een aantal hulplijnen terug voor als je even niet verder kan, namelijk:

• contactinformatie
• een link naar deze handleiding
• een link naar kenjedrager.be voor hulp bij de identificatie van je dragers

---

Hoe meld ik nieuwe dragers aan?

Heb je nieuwe dragers om aan te melden, omdat je bijvoorbeeld een nieuwe aanwerving deed of schenking kreeg? Ben je een nieuwe contentpartner met materiaal in het archief dat je wil laten digitaliseren door meemoo? Dan kan je de inventaristool gebruiken voor het aanmelden van die dragers. Op die manier kan je zelf bijhouden wat je potentieel graag door meemoo wil laten digitaliseren, en heeft meemoo hier tegelijkertijd een overzicht van.

---

Hoe bewerk of verwijder ik aangemelde aantallen?

Je kan na het aanmelden van een nieuw drageraantal het aantal aanpassen of zelfs helemaal verwijderen. Dit kan je doen tot op het punt dat je de aanmelding finaal hebt bevestigd (op vraag van een meemoo-projectmanager).

Hoe bewerk ik een aanmelding?

1. Ga naar de tab Inventaris, daar vind je het overzicht van je aanmeldingen.
2. Zoek de aanmelding via sorteren van de kolommen, of gebruik de filters.
3. In de meest rechtse kolom vind je de actie-knoppen: klik op het Bewerken-icoon (groen potloodje).
4. Er opent zich een scherm waar je het aantal van dit dragerformaat kan bewerken. Vul hier het nieuwe aantal in (dit kan dus meer of minder zijn dan wat je van tevoren had aangemeld).
5. Na het aanpassen klik je op Bewaar.

Daarna ga je automatisch terug naar het overzicht en zal je zien dat de aangepaste aanmelding te zien is in het overzicht. Als je vervolgens naar het logboek gaat, zal je zien dat er voor deze aanmelding een extra lijn is aangemaakt met informatie over de recente aanpassing.

 Let op: je kan een drageraantal aanpassen totdat de aanmelding de status 'Te bevestigen' heeft. Nadat de aanmelding bevestigd is, kan dit niet meer. Wil je de aanmelding na dit punt toch nog aanpassen? Neem dan contact op met je projectmanager digitalisering.

Hoe verwijder ik een aanmelding?

---

Hoe bevestig ik een aanmelding?

Op het moment dat meemoo van jou de finale aantallen nodig heeft voor project- of transportplanning, zal je de vraag krijgen om een bepaald aangemeld drageraantal finaal te bevestigen. Je krijgt een e-mail toegestuurd met de vraag om de bevestiging van een bepaalde aanmelding te doen in de inventaristool. Hoe je dat doet, lees je in onderstaand stappenplan.

1. Ga naar de inventaristool en ga naar het overzicht in de tab Inventaris.
2. Zoek via de filter Status op ‘Te bevestigen’.
3. In de meest rechtse kolom vind je de actie-knoppen: klik op het Bevestigen-icoon (groen vinkje).
4. Er opent zich een scherm waar je nog een opmerking kan toevoegen over de bevestiging.
     Let op: op dit moment kan je ook nog steeds het aantal aanpassen, na bevestiging kan dit niet meer.
5. Klik op Bevestigen.

Daarna ga je automatisch terug naar het overzicht en zal je zien dat de aanmelding een nieuwe status heeft, nl. ‘Bevestigd’.

 Let op: nadat de aanmelding bevestigd is, kan je dit niet meer wijzigen of terugdraaien. Wil je de aanmelding na dit punt toch wijzigen of verwijderen? Neem dan contact op met je projectmanager digitalisering.

---

Hoe raadpleeg ik het geschat aantal GB?

Om je een idee te geven van de grootte van de opslag in het meemoo-archiefsysteem van de dragers die je aanmeldt, geven we in de tool bij elke aanmelding een geschat aantal gigabytes (GB) en ook een totaal aantal.

 Let op: Een belangrijke opmerking hierbij is dat het gaat om een inschatting, die indicatief is en gebaseerd op gemiddelden. Het werkelijke aantal GB kan na digitalisering en bewaring in het meemoo-archiefsysteem afwijken van de geschatte grootte. Deze cijfers kan je raadplegen via het dashboard.

Op basis van het aantal GB/TB in het meemoo-archiefsysteem wordt jouw bijdrage aan de opslagkost berekend. Meer info daarover en de laatste bedragen vind je hier.

Het geschat aantal GB per aanmelding vind je terug in één van de kolommen in het overzicht van de aanmeldingen in de tab Inventaris. Het totaal aantal geschatte GB voor alle aanmeldingen samen vind je terug in de rechterbovenhoek.

---

Wat is het logboek?

In de tab Logboek zie je:

• acties die op een bepaalde aanmelding zijn uitgevoerd doorheen de tijd, zoals het aanpassen van een drageraantal of het uitvoeren van een actie
• wanneer en door wie deze actie is uitgevoerd 
• meer (inhoudelijke) informatie die de bewerker zelf heeft toegevoegd (bij 'Opmerkingen')
• een uniek ID voor elke aanmelding (in de eerste kolom)

In het linker zijmenu vind je filters die je kan gebruiken om iets specifieks op te zoeken.

---

Hoe gebruik ik de filters?

Zowel in de tab Inventaris als in de tab Logboek vind je filters terug in de linkerbalk. Deze filters helpen je bepaalde aanmeldingen makkelijker terug te vinden.

De volgende filters kan je gebruiken door ze aan te vinken:

• Organisatie
• Dragertype: audio, video, film…
• Dragerformaat
• Project
• Status

---

Hoe maak ik een export?

In sommige gevallen kan het nuttig zijn om een export te maken van de gegevens die je hebt ingegeven in de inventaristool.

Dit doe je door de volgende stappen te volgen:

1. Vink het selectievakje aan van de aanmeldingen die je wil exporteren.
    Tip: als je alles wil selecteren, vink je het vakje aan dat in de kolomtitel staat. Alles wordt dan automatisch geselecteerd.
2. Klik op de knop Acties.
3. Selecteer Exporteren.

Er downloadt meteen een spreadsheet (.xls) met de volgende gegevens:

• ID
• organisatienaam
• dragertype
• dragerformaat
• gecreëerd op (datum + uur)
• bijgewerkt op (datum + uur)
• geactualiseerd door (naam bewerker)
• project waar het desgevallend aan is toegewezen
• geschat aantal GB
• status

 Let op: het is niet mogelijk een bewerkte spreadsheet opnieuw te importeren. Alle aanpassingen en aanmeldingen gebeuren altijd rechtstreeks in de tool.