Tussen 2021 en 2022 loopt bij meemoo het XDCAM-project. Dit project ligt op de lijn tussen een traditioneel digitaliseringsproject en digitale instroom. Daarom gaan we voor dit project op een iets andere manier te werk dan bij andere digitaliseringsprojecten. 

Bij andere digitaliseringsprojecten werkten we in het verleden met een service provider die de analoge dragers digitaliseerde, waarna de bestanden bij meemoo werden opgeslagen. Bij het XDCAM-project is er geen externe service provider. Het uitlezen van de XDCAM’s gebeurt door een contentpartner van meemoo die hier zelf de apparatuur voor heeft, waarna meemoo de bestanden verder verwerkt voor archivering in het meemoo-archiefsysteem.

Hoe we te werk gaan?

Omdat dit project een combinatie is van een digitaliseringsproject en digitale instroom verloopt het proces (van de verpakking van de fysieke dragers tot de archivering van de digitale bestanden) net iets anders:

1. Bevestig het aantal te digitaliseren schijven
   Het bevestigen van het aantal schijven die jij als contentpartner wenst te digitaliseren doe je in de inventaristool van meemoo. Hiervoor kreeg je tijd tot 22 april 2022. 
   
   
2. Barcodeer en registreer je materiaal
   Hierna zal een meemoo-medewerker contact met je opnemen om je twee zaken te bezorgen: 
   • Registratiemateriaal
     Je krijgt van ons een reeks barcodes voor de dragers. Elke schijf krijgt een unieke (A-)barcode. Deze unieke dragerbarcodes komen per twee. Eén barcode kleef je op de hoes (rechtsbovenaan), de andere op de drager zelf (in het midden, er is op de XDCAM-schijf een plaats voorzien om labels te kleven).
   • Registratietemplate
     Voor dit project werken we niet in de registratietool AMS, maar verzamel je een aantal metadata over de schijven in een spreadsheet. Die ontvang je zodra je start met de registratie en verpakking van je materiaal.
3. Vul metadata aan
   Je vult per schijf of per clip de metadata aan in de spreadsheet. Er zijn twee tabbladen voorzien in de spreadsheet:
   • 1 waar je per schijf kan metadateren
   • 1 waar je per clip kan metadateren, indien je die informatie hebt
       Opgelet! Je vult enkel het tabblad in dat aansluit bij jouw situatie. Heb je bijvoorbeeld metadata per clip? Dan vul je enkel het tabblad per clip in, en niet het tabblad per schijf.
4. meemoo gaat aan de slag:
   • Ophaling
     Een meemoo-medewerker haalt op een afgesproken datum de XDCAM-schijven op en brengt die naar de transferlocatie. Bij de ophaling van de dragers voorzien wij reeds gebarcodeerde dozen om de dragers in te laden. De registratie-template wordt hierna verder aangevuld met de (B)-barcode van de doos.
     • Ophalingsdocument
       In dit specifieke project maken we geen gebruik van de registratietool AMS. Hierdoor kunnen we de dragers niet traceren. Daarom zorgen wij voor een document waarin je bevestigt dat de schijven werden opgehaald.
   • Plaatsing op de FTP-server
     Een medewerker op de transferlocatie leest de XDCAM’s uit en zet de afzonderlijke clips op de schijven over op de meemoo FTP-server (dit is een beveiligde omgeving, opgezet door meemoo).
   • Verwerking van je bestanden
     Een meemoo-medewerker verwerkt van hieruit de bestanden verder (o.a. MD5-checksums maken) en koppelt ook de metadata die je op voorhand aanleverde, en die werden aangevuld met metadata over de transfer. Hierna stromen de bestanden binnen in het meemoo-archiefsysteem.
   • Kwaliteitscontrole
     Na de archivering van de bestanden én de metadata controleren wij of alle bestanden goed gearchiveerd zijn (de end-to-end controle) en bezorgen we jou een rapport.
   • Terugbezorging
     Een meemoo-medewerker haalt de XDCAM-schijven opnieuw op bij de contentpartner die de transfer uitvoerde en levert deze terug bij de eigenaar van het materiaal.
5. Bevestig de teruglevering
   Je ondertekent een document dat bevestigt dat de schijven werden teruggebracht.
6. Ga een de slag met je bestanden in het meemoo-archief!

De afgelopen jaren kon meemoo meer dan 530.000 audiovisuele dragers digitaliseren. Voor sommige dragerformaten en digitaliseringsprojecten zit het er dus al op. Maar wat als jij nog dragers van deze types aantreft? Of als je als nieuwe contentpartner nog ongedigitaliseerde dragers uit deze projecten hebt liggen?

Laat het ons weten via de inventaristool 

Vanaf 2022 introduceren wij een nieuw actieplan voor het digitaliseren van deze hoeveelheden, genaamd ‘combodigitalisering’. In dit plan van aanpak willen we de komende jaren kleinere hoeveelheden van een brede waaier aan dragerformaten digitaliseren. We sluiten hiervoor een raamovereenkomst met enkele digitaliseringsbedrijven; onze groep van ‘trusted partners’. Deze gunning gebeurt via een minicompetitie. Geef dus zeker aan in de inventaristool als je nog dragers aantreft in je collectie die nog niet gedigitaliseerd werden in één van meemoo's projecten.

Project 2: Audiocombo

Het tweede project dat we binnen combodigitalisering aanpakken, draagt de naam Audiocombo. We selecteerden hiervoor een bundel van 9 audioformaten: 

Hoe gaan we te werk?

1. Meld de dragers aan
   Tot 31 januari 2023 kon je de cijfers van deze formaten aanmelden in de inventaristool. Hierna wordt de scope opgemaakt.
2. Bevestig de aantallen
   We lanceren het project via de inventaristool. Heb jij dragers aangemeld, dan krijg je hiervan bericht om de ingegeven cijfers van deze dragerformaten definitief te bevestigen. 
3. Registratie- en verpakkingsmateriaal
   Na jouw bevestiging zal een meemoo-medewerker je contacteren over het bezorgen van het registratie -en verpakkingsmateriaal. We bezorgen je  een overzicht van het aantal dozen/barcodes/opvulmateriaal dat voor jouw instelling voorzien wordt. 
4. Registreer je dragers
   Vervolgens kan je aan de slag met de registratie en verpakking van jouw materiaal. Dit doe je in ons registratiesysteem AMS. Zoek je meer info rond het registreren in AMS of het barcoderen van de dragers? Bekijk dan zeker eens deze handleiding.
5. meemoo gaat aan de slag:
   • Ophaling
     Een meemoo-medewerker neemt contact op om afspraken te maken rond de ophaling van de dragers.
   • Digitalisering
     Na registratie worden de dragers overgebracht naar het digitaliseringsbedrijf, waar ze gedigitaliseerd worden.
   • Terugbezorging
     Zodra alle dragers door het digitaliseringsbedrijf verwerkt zijn, contacteren we je opnieuw om afspraken te maken rond de teruglevering van de analoge dragers.
6. Aan de slag in het meemoo-archiefsysteem!
   Tot slot worden de digitale bestanden aan meemoo geleverd. Van zodra deze ge-ingest zijn, kan je ze via het meemoo-archiefsysteem (MAM) bekijken, een kwaliteitscontrole uitvoeren en de bestanden verrijken met metadata.