Wie voert welke kwaliteitscontrole uit?

Welke kwaliteitscontrole voert meemoo uit?

Meemoo voert voornamelijk een technische kwaliteitscontrole uit tijdens de ingest. Dit is het moment waarop de digitale bestanden het meemoo-archiefsysteem binnenstromen.

Tijdens de ingest gaat meemoo controleren of:

• het archiefformaat dat aangeleverd wordt door de digitaliseringspartner overeenstemt met het archiveringsformaat dat meemoo heeft vooropgesteld
• er een afgeleide kopie (lageresolutiekopie) van de archiefmaster gemaakt kan worden
• er een pronom ID (online informatiesysteem van bestanden en hun ondersteunende software) kan toegekend worden
• de MD5-checksum overeenkomt, want meemoo berekent op het moment van ingest zelf de MD5-checksum en vergelijkt de uitkomst met de checksum die door de serviceprovider werd meegestuurd bij het digitale bestand

Als bestanden niet door deze controle geraken, wordt het digitaliseringsbedrijf hierop aangesproken en moeten de bestanden opnieuw worden aangeleverd. Deze controles zijn vooral belangrijk voor de digitale conservatie. Ze garanderen dat de bestanden in het juiste formaat en volledig zijn aangeleverd.

Op het einde van het digitaliseringsproject volgt dan nog een zogenaamde end-to-end controle. Daarin wordt gecontroleerd of alle gevraagde bestanden zijn aangeleverd en indien niet, of er hiervoor een gegronde reden is (bijvoorbeeld een drager die niet kon worden gedigitaliseerd).

>> Meer over het importproces

>> Garantie na digitaliseren?

Welke kwaliteitscontrole voer ik als contentpartner uit?

Waarom moet ik bovenop meemoo en de serviceprovider (SP) nog een kwaliteitscontrole doen?

Net zoals voor het digitaliseringsbedrijf is het voor meemoo onmogelijk om alle omgezette bestanden van begin tot einde te controleren. Wij vragen dan van jou nog een kwaliteitscontrole, omdat we ervan overtuigd zijn dat jij als eigenaar en vaak ook maker van het materiaal deze het beste kent. Jij kan het best inschatten of de oorspronkelijke inhoud van de drager overeenstemt met het digitale resultaat. Wij bij meemoo of de SP kunnen moeilijk verifiëren of bepaalde artefacten of eigenaardigheden, zoals een flikkerend beeld bijvoorbeeld, intentioneel waren tijdens het creatieproces of niet. Meemoo en de SP nemen al een eerste en tweede horde in de kwaliteitscontrole; wij vragen jullie de laatste horde te nemen en de goedkeuring voor publicatie te geven.

Hoe kan ik dan als contentpartner bijdragen tot de kwaliteitscontrole van mijn digitale bestanden?

Zoals je hier kan lezen, voorzien wij een garantieperiode van 6 maanden, waarin jij als contentpartner deze kwaliteitscontrole kan doen. In deze 6 maanden blijven de digitale bestanden in de bufferruimte of workspace staan, alvorens ze naar jouw archief verplaatst worden. Deze periode van 6 maanden is belangrijk, want als er een digitaliseringsfout wordt vastgesteld, kunnen we de betrokken drager(s) in die periode nog kosteloos opnieuw laten digitaliseren.

Bij kwaliteitscontrole hoef je je echter niet te beperken tot die garantieperiode. We raden aan om ook oudere bestanden te controleren. Deze vallen buiten de kosteloze herdigitaliseringsregeling, maar dit is toch waardevolle info voor ons.

Wat moet ik doen als ik iets eigenaardigs opmerk?

Wanneer je iets ziet of hoort wat niet lijkt te kloppen, noteer je dit in de eerste plaats in de daarvoor bestemde QC-velden in het meemoo-archiefsysteem. Bij sommige dragertypes kan je, indien je nog een goed werkende speler hebt, zelf al een snelle confrontatie met de originele drager uitvoeren, en zien of horen of het probleem zich ook daar voordoet. Ten slotte kijk je bij sommige problemen ook best je eigen apparatuur eens snel na. Werkt bijvoorbeeld je koptelefoon wel correct bij het afspelen van andere mediabestanden?

Indien die snelle eerste checks het probleem niet oplossen, signaleer je dit best aan meemoo. Dit kan door een mailtje te sturen naar koen.vanacoleyen@meemoo.be. Zij gaan hier verder mee aan de slag. Zo zullen wij de archiefmaster controleren, om zo te ontdekken of het probleem is ontstaan tijdens de transcodering van de archiefmaster naar de lageresolutiekopie die gebruikt wordt voor de speler in het meemoo-archiefsysteem. Ook kunnen we de steekproef vergroten om te bekijken of het probleem zich bij dragers met gelijkaardige kenmerken heeft voorgedaan. Daarbij is het voor ons belangrijk om vast te stellen of a) het inderdaad een fout is te wijten aan de digitalisering en b) of het om een structureel of incidenteel probleem gaat. Vooraleer het zover is, waarderen wij jullie manuele kwaliteitscontrole enorm.

Hoe ga ik te werk tijdens deze manuele kwaliteitscontrole?

Hoe je aan de slag gaat, leggen we je uit in deze supportsectie.

Daarnaast geven we je graag nog enkele tips mee:

• Ga steekproefsgewijs te werk. We vragen een kwaliteitscontrole op minimaal 10% van alle bestanden in jullie archief.
• Ook binnen het digitale bestand zelf kan je steekproefsgewijs te werk gaan. Afhankelijk van de tijd die je hebt, raden we aan zeker enkele minuten in het begin, in het midden én aan het eind te controleren (‘spotchecking’). Controleer dus zeker niet alleen het begin van het bestand.
• Om een goede eerste indruk van de beeldkwaliteit te krijgen, kan je de keyframes bekijken van het bestand. Indien er zich grote problemen voordoen, kan je deze vaak hier al spotten.
• Luister liefst met een paar goede speakers, of als dat niet gaat met een koptelefoon. Zo hoor je goed of beide kanalen gebruikt worden wanneer dit verwacht wordt. Laptops hebben vaak maar één speaker, waardoor je dit verschil niet kan horen.
• Ga op een gestructureerde manier te werk. We raden je aan een spreadsheet bij te houden, met info als PID, OK/NOK, uitgebreide omschrijving van het vastgestelde probleem en tijdsintervallen (begin en einde) waar je precies iets raars hebt opgemerkt. Hoe meer gedetailleerde en gestructureerde info jij ons kan geven, hoe beter wij jou kunnen verder helpen.
• Doe inspiratie op bij dit blogbericht van onze contentpartner Kunstenpunt.

Hoe verzekert de digitaliseringspartner de kwaliteit?

De digitaliseringspartner, of serviceprovider (SP), is de organisatie die de digitalisering uitvoert. De specificaties over de kwaliteitscontrole worden deels vastgelegd in het aanbestedingsdossier en deels in de offerte van de kandidaten. De digitaliseringspartners hebben een hele reeks interne processen van kwaliteitsverzekering (voorkomen dat er fouten gebeuren) en kwaliteitscontrole (fouten proberen te ontdekken in het resultaat).

Voor we kunnen uitleggen wat kwaliteitscontrole is, vermelden we dat kwaliteit hier vooral gaat over de correcte vorming van het bestand (werd het bestand geleverd in de juiste container, codec en specificaties?) en of het beeld en/of geluid zo onveranderd mogelijk overgebracht werd(en) van de drager op het bestand.

Het is voor de serviceprovider onmogelijk om alle bestanden volledig te bekijken en te beluisteren, en diezelfde bestanden te vergelijken met het origineel. Door een combinatie van interne kwaliteitsverzekering (bv. preventief onderhoud van de machines), geautomatiseerde kwaliteitscontrole en menselijke steekproeven wordt het aantal fouten die geïntroduceerd zijn door de digitalisering zelf zo laag mogelijk gehouden.

Wanneer de geautomatiseerde kwaliteitscontrole of de menselijke steekproeven iets eigenaardigs opleveren, wordt in principe al bij het digitaliseringsbedrijf nagegaan of het fenomeen reeds aanwezig was op de analoge drager zelf. Wanneer dit niet het geval is, wordt de drager in principe geherdigitaliseerd. Deze extra stap wordt vermeld in de metadata, samen met de vaststellingen. Als de opname bijvoorbeeld geen audio bevat, dan noteert de digitaliseringspartner dit - op die manier anticipeert hij op opmerkingen die later van meemoo of van jullie zouden kunnen komen. Ook moeilijk te digitaliseren dragers krijgen een nota in hun XML, zo ben jij als contentpartner ook op de hoogte of het mankement aan de digitalisering kan liggen en of de serviceprovider het probleem zelf al heeft opgemerkt.

Het is dus heel belangrijk om een onderscheid te maken tussen enerzijds problemen die eigen zijn aan de opname op de analoge drager zelf en anderzijds problemen die te wijten zijn aan de digitalisering. Bij een VHS-cassette kan je bijvoorbeeld merken dat beeld en/of geluid problematisch zijn wanneer je die thuis afspeelt. Dat ligt dan vaak aan de drager zelf, of aan je afspeelapparatuur. Bij de digitalisering kan er een vuile leeskop of een speler met technische mankementen gebruikt zijn en dan kan je de problemen terugvoeren naar het omzettingsproces. De grote meerderheid van flikkeringen in je beeld of ruis in de audio werd helemaal niet geïntroduceerd tijdens de digitalisering.

Is er garantie na het digitaliseren?

Voor alle digitaliseringsprojecten heeft meemoo een garantie van 6 maanden op het gedigitaliseerd materiaal. Binnen deze periode kan het materiaal kosteloos opnieuw gedigitaliseerd worden indien blijkt dat er fouten gemaakt zijn tijdens de digitalisering.

Meemoo voorziet tijdens de import van gedigitaliseerd materiaal in het archiefsysteem (MAM) een aantal technische kwaliteitscontroles. We controleren onder meer of het materiaal:

• niet beschadigd of gewijzigd werd tijdens transport naar meemoo.
• niet beschadigd of gewijzigd werd tijdens het importproces.
• voorzien werd van de correcte metadata.
• in het correcte formaat (codec en container) afgeleverd werd.
• gedecodeerd kon worden naar een lageresolutiekopie.

Sluitstuk van deze kwaliteitscontroles is een manuele verificatie door de contentpartner zelf. Om dit te realiseren wordt in het meemoo-archiefsysteem gewerkt met een bufferruimte of workspace: in deze aparte ruimte zijn de bestanden beschikbaar voor controle. Als contentpartner kan je de bestanden tijdens deze periode controleren en na controle ‘publiceren’, d.w.z. verplaatsen van de workspace naar jouw archief. 

Na 6 maanden is de garantieperiode verstreken en wordt het bestand automatisch verplaatst van de workspace naar jouw archief. Om je hiervan op de hoogte te houden, wordt elke eerste dag van de maand een communicatie verstuurd:

• Alle gebruikers van het meemoo-archiefsysteem krijgen in deze mail een overzicht van de nieuw beschikbare bestanden in de workspace en een overzicht van de bestanden die in de komende maand vervallen.
• Bestanden die niet binnen de 6 maanden gecontroleerd worden, worden automatisch verwijderd uit de workspace en in jouw archief opgeslagen. Hiervan ontvang je geen e-mail.
• Indien zich geen bestanden in jouw workspace bevinden, ontvang je geen e-mail.

Digitale bestanden die als deel van een meervoudig object of een digitale-instroomtraject binnenkomen in ons archiefsysteem, slaan deze workspace over en worden automatisch gepubliceerd. De garantie van 6 maanden blijft uiteraard wel gelden.