Voor de ontsluiting van jouw archiefmateriaal is het belangrijk dat je de metadata van je bestanden zo uitgebreid mogelijk aanvult op het meemoo-archiefsysteem: zo kan je zelf je bestanden vlot opzoeken én tegelijkertijd de vindbaarheid op de ontsluitingsplatformen verbeteren. Niet alle bestanden en alle metadata worden zomaar ontsloten. Hier vind je welke bestanden en metadata precies ontsloten worden en hoe deze selectie tot stand is gekomen.
In de samenwerkingsovereenkomst afgesloten met meemoo wordt afgesproken dat de contentpartner het materiaal in het meemoo-archiefsysteem minstens moet voorzien van de basisannotatie (Artikel 5.3 en Bijlage 1 van de samenwerkingsovereenkomst) in het Nederlands en op het niveau van de intellectuele entiteit.
Onder de minimale metadata of basisannotatie vallen deze metadatavelden zoals opgelijst in 'Bijlage 1: Definitie Basisannotatie Materiaal' van de Samenwerkingsovereenkomst tussen de contentpartner en meemoo:
| Metadatavelden | Verplicht of aanbevolen binnen de Basisannotatie | Overeenkomstige naam van het metadataveld in het VIAA Metadatamodel op developer.meemoo.be |
| Titel | Verplicht | Hoofdtitel |
| Beschrijving | Verplicht | Hoofdbeschrijving |
| Creatiedatum van het oorspronkelijke werk | Verplicht |
Datum creatie |
| Creatiedatum van de fotografische registratie | Aanbevolen | |
| Datum van publieke bekendmaking van het oorspronkelijke werk | Verplicht | Datum uitgave/uitzending |
| Rechthebbende van het oorspronkelijke werk | Verplicht |
Auteursrechthouder |
| Rechthebbende van de digitale reproductie | Verplicht | |
| Trefwoorden | Aanbevolen | Trefwoorden (minstens 3 begrippen) |
| Lokaal persistent record ID | Aanbevolen | Hoofd Lokale CP ID |
| Taal | Aanbevolen | Taal |
Alle datums worden genoteerd in het Extended Date/Time Format (EDTF).
Op het partnerportaal kan je via het rapport ‘Digitaal archief: basisannotatie’ kwantitatief nagaan hoe het staat met de basisannotatie van jouw materiaal. Dit rapport biedt in de eerste plaats inzicht aan jou als contentpartner. Jouw organisatie beslist zelf wanneer je metadata toevoegt of aanpast.